Veel bedrijven richten zich dan ook in toenemende maten op een employee referral programma. Hoewel er ook veel bedrijven zijn die sceptisch zijn over het aanbevelen van familie en vrienden door hun huidige werknemers, is een employee referral programma één van de beste manieren waarop je als bedrijf een pool kan opbouwen met kandidaten van hoge kwaliteit.

De Voorbereiding
Het meest belangrijke voor een succesvol employee referral programma is de bedrijfscultuur. Er is een positieve werkomgeving nodig waarin werknemers zich ook echt onderdeel voelen van het bedrijf. Als dit gevoel er niet is zal het heel moeilijk worden om werknemers ertoe te zetten het bedrijf bij andere mensen aan te bevelen. Zonder betrokkenheid van je werknemers, geen employee referral programma.

Stel je wilt gaan eten bij een restaurant waar je nog niet eerder bent geweest. Mocht jouw vriendenkring het restaurant helemaal niks vinden, dan zullen zij het restaurant waarschijnlijk niet aanraden.

Dit werkt ongeveer hetzelfde met werknemers. Als jouw top-werknemers niet bereid zijn hun familie, vrienden of oud-collega’s over de vacatures binnen jouw bedrijf te vertellen, dan is jouw employee referral programma gedoemd te mislukken. Om te zorgen dat jouw bedrijf de moeite waard is om aan te bevelen, is het verstandig te voldoen aan een aantal HR best practices. Zorg bijvoorbeeld voor een moderne visie op performancemanagement en focus op lange werkrelaties.

De Basis
Zodra je beschikt over betrokken en gemotiveerde werknemers is het tijd om het referral proces uit te schrijven en de procedures en verwachtingen vast te leggen. De volgende zaken moeten in ieder geval worden vastgelegd:

• Hoe kunnen werknemers een kandidaat aandragen?
• Aan wie moeten aanbevelingen worden gericht?
• Hoe weten werknemers dat er vacatures open staan?
• Worden kandidaten via het referral programma op dezelfde wijze behandeld als andere kandidaten?
• Hoe weet de werknemer dat de door hem aangedragen kandidaat is aangenomen?

Zorg ervoor dat het proces niet te complex wordt en automatiseer het proces in een HR systeem.

De Must-Haves
Werknemers krijgen met een employee  referral programma de kans om hun toekomstige collega’s uit te kiezen en zo aan een betere organisatie te bouwen. Soms is er echter wat extra motivatie nodig. Om een zo effectief mogelijk employee referral programma te ontwikkelen, zou je de volgende zaken kunnen overwegen.

Incentives
Uit onderzoek is gebleken dat 48 procent van de werkgevers eerder zou deelnemen aan het employee referral programma als hier een (geld)bonus tegenover staat. Een incentive hoeft echter niet altijd een bonus te zijn. Het kan bijvoorbeeld ook gaan om donaties voor een goed doel, vakantiedagen of een cadeaubon.

Competitie
Om te zorgen dat mensen betrokken blijven bij het project zou je een wedstrijd kunnen uitschrijven; welk team zorgt in een kwartaal voor de meeste aanbevelingen? Een beetje competitie kan zorgen dat managers en werknemers vanuit het teamperspectief harder hun best zullen doen.

Competitie
Om te zorgen dat mensen betrokken blijven bij het project zou je een wedstrijd kunnen uitschrijven; welk team zorgt in een kwartaal voor de meeste aanbevelingen? Een beetje competitie kan zorgen dat managers en werknemers vanuit het teamperspectief harder hun best zullen doen.

Wees duidelijk
Stel je wel de juiste vragen aan je medewerkers? In plaats van te vragen ‘ken jij iemand die we zouden kunnen aannemen?” zou je meer specifieke vragen kunnen stellen, zoals “Wie is de beste accountant met wie je ooit hebt samengewerkt?” of “Wie is de beste ontwikkelaar die je ooit hebt ontmoet?”

Netwerk
Je kan je employee  referral programma uitbreiden door hier ook mensen van buiten het bedrijf bij te betrekken. Denk bijvoorbeeld aan mensen in je netwerk zoals alumni, gepensioneerde, leveranciers, partners en zelfs klanten. Dit alles kan leiden tot meer aanbevelingen zonder dat de kwaliteit verloren gaat.

Waardering
Wie heeft het afgelopen jaar de beste kandidaten aangedragen? Laat dit aan diegene weten en bedank ze voor hun hulp. Vraag ook of ze misschien nog meer goed gekwalificeerde kandidaten in hun netwerk hebben.

Prioriteiten stellen
Wees duidelijk over welke vacatures prioriteit hebben, omdat ze bijvoorbeeld een hoge impact hebben op het functioneren van de organisatie, of omdat er moeilijk kandidaten voor te vinden zijn. Zorg dat iedereen zich hier op focust in plaats van op de makkelijk te vullen posities.

Werknemers kunnen een belangrijke rol spelen in het succesvol aandragen van nieuwe kandidaten. Ze moeten dan wel weten dát en waarnaar je opzoek bent. Een employee referral programma zorgt ervoor dat jouw medewerkers zich zullen opstellen als vertegenwoordigers van jouw bedrijf. Je huidige workforce kan zo dienen als een belangrijke recruitment tool. Waarom zou je hier geen gebruik van maken?