Veel organisaties gebruiken nog altijd handmatige methoden om hun personeelsbeheer te managen. Zij maken personeelsplanningen, werken salarisadministraties bij en keuren verlofaanvragen goed of af met de hand. Dit is een duur, tijdrovend en foutgevoelig proces. Er gaan veel werkuren in zitten en het is niet uit te sluiten dat een HR-manager soms een cijfertje mist of per ongeluk te weinig of juist te veel personeel inroostert. Het gevolg is dat een werknemer een verkeerd salaris uitgekeerd krijgt of moet dringen voor hun bureaustoel, omdat alle plekken op kantoor al bezet zijn. Kostbare fouten die organisaties niet op hun geweten willen hebben. Het automatiseren van personeelsmanagement biedt uitkomst. Hierdoor maken HR-managers korte metten met tijdrovende administratie en invoerfouten. Personeelsgegevens zoals werktijden en afwezigheid worden automatisch ingeladen. Er zijn minder handmatige taken nodig, waardoor de nauwkeurigheid van personeelsdata wordt verbeterd. Men maakt minder fouten en de personeelsbezetting is beter te beheren. Als resultaat zien HR-managers de arbeidskosten verlagen.

Helder inzicht in personeelsgegevens

Maar dat is niet het enige. Door software in te zetten voor personeelsbeheer, krijgen organisaties volledig inzicht in hun personeelsbestand. De informatie wordt accuraat, compleet en correct gehouden, waardoor HR-managers een helder totaalbeeld krijgen van alle medewerkers binnen een organisatie. Dit inzicht stelt hen in staat om beter geïnformeerd en zorgvuldige beslissingen te nemen op basis van feitelijke gegevens en bedrijfsbehoeften. Ook dit scheelt geld. Organisaties die tijden, planning en afwezigheid inregelen in een softwareprogramma presteren bovengemiddeld wat betreft nauwkeurigheid van personeelsdata. Dit blijkt uit onderzoek van Kronos. Deze organisaties verminderen fouten met een half procent of meer. Dit lijkt weinig, maar als je dit vermenigvuldigt met duizenden salarisuitbetalingen per jaar, dan is dit een enorme verbetering.

Verbeterde interne dienstverlening

Tot slot verbetert een HR-afdeling de interne dienstverlening door gebruik te maken van personeelsmanagementechnologieën. Werknemers worden ontlast, omdat zij niet meer hun uren en arbeidsgegevens hoeven bij te houden in allerlei Excel-bestanden of Word-documenten. Klussen waar medewerkers over het algemeen niet heel happy van worden. HR-managers schroeven de kwaliteit van interne dienstverlening op en dit zorgt voor meer tevredenheid onder werknemers. Zij kunnen zich immers focussen op de werkzaamheden die er werkelijk toe doen. Tevreden personeel is van onschatbare waarde. Het draagt bij aan een positieve sfeer en beleving, wat klanttevredenheid weer in de hand werkt en geld oplevert op de lange termijn.

Organisaties kunnen flink profiteren van nieuwe hulpmiddelen en technologieën voor hun personeelsmanagement. Zij stroomlijnen effectief hun personeelsbeheer en besparen tegelijkertijd een hoop onnodige kosten. Een dubbele win!

In de tweede blog ga ik in op de productiviteit en prestaties die worden verhoogd door de inzet van technologieën voor personeelsmanagement. Stay tuned!