Investeringen in opleidingen, in e-HRM, in talent of in duurzame inzetbaarheid. HR doet ze steeds vaker. De HR-professional krijgt dan ook meer en meer de vraag zijn investeringswensen financieel en zakelijk te onderbouwen. Liefst in de vorm van een business case. Een vak apart, dat interim manager commercieel zakelijk financieren Donata van der Blom tot in de puntjes beheerst. “De HR-business case is een belangrijk instrument om een investering voor een HR-project te onderbouwen, beoordelen en evalueren. Los van de inhoud – doel, kosten, baten, investering, financiering, beslissing, implementatie en evaluatie van het project – is de manier waarop je een business case schrijft cruciaal.”

Piramidaal schrijven

Een business case schrijf je namelijk piramidaal. Reden waarom Donata van der Blom de deelnemers van de masterclass leert hun eigen business case via die aanpak te schrijven. Maar hoe gaat dat in zijn werk? “De kunst van piramidaal schrijven is te beginnen met het einde, je daadwerkelijke verzoek,” doet Van der Blom meteen de crux uit de doeken.

“Mensen beginnen vaak waar ze zelf begonnen zijn met hun proces, met hun eigen visie. Dan ben je de lezer meteen kwijt. Door het om te draaien en als het ware te beginnen met je conclusie, creëer je een veel krachtiger stuk. Een directielid moet dagelijks misschien wel vijftig stukken lezen. Als hij dan met de samenvatting kan beginnen en hierdoor meteen weet waar het voorstel om draait, ontzorg je hem gigantisch.” En als mensen het toch lastig vinden? “Dan zeg ik: Doe het maar op de manier waarop je het normaal zou doen en zet je conclusie vervolgens boven aan de tekst.”

Bullet points

Van der Blom raadt HR-professionals dan ook aan om vooral in bullet points te werken. “Zo dwing je jezelf om kort en krachtig te zijn in je bewoordingen,” verklaart ze. “Ik ben ervan overtuigd dat als je een heel goed en to the point stuk schrijft, je leidinggevenden als vanzelf worden overtuigd.”

De eerste is je verzoek aan de lezer: hetgeen je vraagt. “Daar staat geen maximum aantal woorden voor, hoewel het zinvol is het bij een half A4’tje te houden. Zorg wel dat je SMART schrijft: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Dat werkt heel goed voor besluitvormingsstukken waar je mensen snel moet meekrijgen.” Het is Van der Bloms ervaring dat mensen vaak niet SMART genoeg schrijven, waardoor de lezer zijn eigen oordeel gaat vellen. “En dat heeft tot gevolg dat hij jouw conclusie niet snapt.”

De rationale

De tweede bullet point is de rationale; de financiële en zakelijke onderbouwing: het waarom. Van der Blom: “Je diept de data uit, werkt je strategie uit en toetst die aan de visie van de onderneming. Resultaten kunnen financieel zijn, maar ook de medewerkerstevredenheid is een resultaat, evenals de klantwaarde. Daarbij is het van belang dat je business case aansluit bij de strategie van de onderneming.”

Een voorbeeld:

• Je verzoek zou kunnen zijn: voor onze bezetting kiezen we minder externe mensen en juist meer vaste medewerkers.
• De rationale is dan: uit de data-analyse blijkt dat de medewerkerstevredenheid hiermee hoger wordt, de klanttevredenheid gelijk blijft en het financiële voordeel 100.000 euro is.

De business case eindig je met de borging, bestaande uit de acties die eruit voortvloeien. Donata: “Vraag je af: welke acties moeten worden gedaan? Zijn die eenmalig, of – wat vaker voorkomt: stelselmatig? Maak een actieplan: wie is er verantwoordelijk voor het plan, wie moeten ervan op de hoogte zijn et cetera.”

Teach forward

Aan het begin van de masterclass staat Donata van der Blom kort stil bij de planning en leerdoelen, en om het lerend vermogen van de deelnemers te vergroten, werkt ze volgens het Lean-concept. “De lesdag vergt zo’n anderhalf uur voorbereiding van hen. Onderdeel daarvan is de zogenaamde teach forward: elk van de deelnemers bereidt een ander deel van de lesstof voor op basis van een vraag, die hij in de masterclass in een paar minuten aan zijn mededeelnemers moet beantwoorden.”

Doordat ze er de anderen iets over moeten vertellen, lezen de deelnemers de theorie veel bewuster. Donata: “En dat moet een beetje ludiek, bijvoorbeeld door iets mee te nemen of een filmpje te laten zien. Door het creatief te maken, zorg je ervoor dat de stof beter blijft hangen.”

Helder format en goede basis

Het mooie is dat deelnemers na de masterclass niet alleen inzicht hebben in de soorten business cases die er zijn en welke onderdelen er moeten worden uitgewerkt, ze hebben vooral een helder format voor de eigen business case. Donata van der Blom: “Deelnemers kunnen dus meteen aan de slag en hebben een goede basis voor de onderbouwing van investeringen in hun eigen actuele en toekomstige HR-projecten. Als ze het goed aanpakken, hebben ze na deze dag al een onderbouwd plan waar de leidinggevende geen nee tegen zal kunnen zeggen. Iedere deelnemer gaat immers aan de slag met zijn of haar eigen business case.” En als iemand achteraf toch nog vragen heeft over zijn specifieke business case? Dan is Donata van harte bereid om hem van feedback te voorzien.

Donata van der Blom is docent van de HR-boostcamp Business case in een handomdraai van HR Academy. Ze heeft jarenlange ervaring in de financiële bancaire sector. Als interim manager commercieel zakelijk financieren, bijzonder beheer en risk & audit is het opstellen van business cases een standaard onderdeel van haar werk. Haar jarenlange ervaring in combinatie met de theorie heeft ervoor gezorgd dat Donata haar business cases goed weet vorm te geven en goede resultaten behaalt, zonder dat dit te veel tijd kost.