De auto van de zaak is sinds jaar en dag een belangrijk beloningsinstrument voor werkgevers. De werkgever heeft meestal twee motieven om een auto van de zaak aan zijn werknemer ter beschikking te stellen. In de eerste plaats omdat de werknemer veel zakelijke ritten moet maken (denk aan de vertegenwoordiger die naar zijn cliënten toe moet). In de tweede plaats omdat de werkgever de werknemer niet alleen in geld wil belonen, maar ook in natura.

 

Privégebruik
In de meeste gevallen zal sprake zijn van een combinatie van deze twee motieven. Het aantrekkelijke is natuurlijk dat de leaseauto doorgaans ook voor privé wordt gebruikt. Het zal u niet verbazen dat de fiscus juist op dit punt interesse toont. In de ogen van de fiscus is dit privégebruik namelijk loon in natura dat belast moet worden in de loonbelasting. Om eindeloze discussies over de waardering te voorkomen heeft de wetgever ervoor gekozen de auto van de zaak forfaitair te belasten. Dit wordt het autokostenforfait of de autokostenbijtelling genoemd.  

 

Eigen bijdrage
De hoofdregel is als volgt: wordt een auto ter beschikking gesteld aan een werknemer dan moet u een bedrag van 22 procent van de waarde van de auto maandelijks tot het loon rekenen. Hierbij neemt u de cataloguswaarde van de auto (inclusief BPM en btw) als uitgangspunt. Een eigen bijdrage van de werknemer voor de auto van de zaak brengt u op de bijtelling in mindering. Maar let op, de eigen bijdrage kan de bijtelling niet verder dan nihil maken. Er kan door de eigen bijdrage dus geen negatieve bijtelling ontstaan.

 

Ter beschikkingstelling

Een auto van de zaak is een auto die ter beschikking is gesteld. Het is niet altijd duidelijk wanneer er sprake is van een ‘ter beschikkingstelling’. In principe is dit het geval als de werknemer de auto naar eigen inzicht mag gebruiken – dus zowel zakelijk als privé. Ook een privé-auto kan als een ter beschikking gestelde auto worden aangemerkt als u alle kosten ten aanzien van deze auto aan de werknemer vergoedt. Het feit dat de werknemer een eigen bijdrage voor het privégebruik betaalt, doet hier niets aan af. Vergoedt u alleen de zakelijke kilometers van € 0,19 per kilometer, dan is er geen sprake van een auto van de zaak.

500 kilometergrens

De bijtelling voor privégebruik van de auto van de zaak kan alleen achterwege blijven als de werknemer in een bepaald jaar minder dan 500 kilometer privé rijdt. Hoofdregel is dat de werkgever moet bewijzen dat de werknemer de auto op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privé gebruikt. Slaagt de werkgever er niet in om dit bewijs te leveren dan kan hij een naheffingsaanslag loonbelasting opgelegd krijgen omdat hij ten onrechte geen bijtelling in de loonaangifte heeft verwerkt. Een aanzienlijke lastenverzwaring dus. De ‘Verklaring geen privégebruik’ kan uitkomst bieden.

 

Tip
De werknemer mag zelf bepalen hoe hij bewijst dat hij in een jaar minder dan 500 kilometer heeft gereden. De kilometeradministratie is veruit het meest praktische middel.

Verklaring geen privégebruik
Een Verklaring geen privégebruik is een verklaring – ondertekend door de inspecteur – waarin de werknemer aan de inspecteur meedeelt dat hij de auto van de zaak op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer privé gebruikt. Krijgt u van een collega met een auto van de zaak een kopie van een dergelijke verklaring overhandigd, dan kunt u zonder verdere consequenties afzien van de bijtelling. De bewijslast ligt in deze situatie namelijk niet meer bij u, maar bij de werknemer. Als de werknemer niet kan bewijzen dat hij de auto voor minder dan 500 kilometer privé gebruikt, wordt de naheffingsaanslag loonbelasting aan hem opgelegd in plaats van aan u. Dit geldt overigens óók voor de naheffingsaanslag voor de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. U bent in dat geval namelijk niet verplicht de inkomensafhankelijke bijdrage aan de werknemer te vergoeden.

 

Werkgever te kwader trouw
U moet de kopie van de verklaring goed bewaren in uw salarisadministratie. Bent u ervan op de hoogte dat deze verklaring ten onrechte aan de werknemer is afgegeven (u weet bijvoorbeeld op basis van boetes en benzinebonnen dat de werknemer meer dan 500 kilometer privé rijdt) dan komt het risico van het niet bijtellen toch weer voor rekening van het bedrijf! Overschrijdt de werknemer op een bepaald moment de 500-kilometergrens? Dan moet hij de verklaring zo snel mogelijk door de Belastingdienst laten intrekken! U bent vanaf dat moment weer verplicht om maandelijks de bijtelling te verwerken.

 

Bestelauto

De bestelauto van de zaak wordt in principe op precies dezelfde wijze als de personenauto in de loonheffing betrokken. Dat betekent dus een bijtelling van 22 procent tenzij de bestelauto voor minder dan 500 kilometer privé wordt gebruikt. Wat hierboven over de Verklaring is geschreven geldt dus ook voor de bestelauto. Naast de uitzondering van de 500- kilometergrens zijn er nog drie andere situaties waarin u de bijtelling achterwege kunt laten.

 

De eerste situatie is die waarin de bestelauto nagenoeg of nagenoeg uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer. De inrichting van de auto (denk aan rekken en stellages) speelt hierbij een belangrijke rol. Ook de afwezigheid van een bijrijdersstoel kan een aanwijzing zijn.

 

De tweede situatie is die waarin een verbod op privégebruik geldt. Geen privégebruik betekent namelijk ook geen privévoordeel. Let erop dat het verbod wel schriftelijk moet zijn vastgelegd.

 

Tot slot de situatie waarin twee of meer werknemers de bestelauto doorlopend afwisselend gebruiken. In dat geval is het namelijk onbegonnen werk om te bepalen welk deel van de bijtelling bij welke werknemer hoort. Daarom wordt in deze situatie het privégebruik door middel van eindheffing belast. U moet per bestelauto € 300 aan eindheffing afdragen.

 

Aantonen of aannemelijk maken?
Even terug naar de bewijslast. Bij het aanleveren van bewijs hebben we te maken met twee vormen: ‘aantonen’ en ‘aannemelijk maken’. Aantonen is zwaarder dan aannemelijk maken. Bij een auto van de zaak geldt dat aangetoond moet worden dat de auto voor minder dan 500 kilometer privé wordt gebruikt. Met andere woorden: het moet zwart op wit staan dat er geen privévoordeel is. Heeft een werknemer een Verklaring aangevraagd en gekregen dan betekent dit dat hij zélf de verantwoordelijkheid draagt dat deze Verklaring terecht is afgegeven. De werknemer moet er rekening mee houden dat de inspecteur (op elk moment) kan vragen om te bewijzen dat deze Verklaring terecht is afgegeven. Hoewel de werknemer zelf mag bepalen hoe hij dit bewijs levert, is de meest gebruikelijke en voor de hand liggende manier de kilometeradministratie.

 

Kilometeradministratie

De Belastingdienst heeft een aantal eisen opgesteld waaraan een kilometeradministratie moet voldoen. Zo moeten de kenmerken van de auto, zoals het merk, kenteken en type in de rittenadministratie worden opgenomen. Daarnaast moet vermeld worden voor welke periode de auto ter beschikking is gesteld. En per rit moet de kilometerstand aan begin en einde van de rit, de gevolgde route en de bezochte cliënt worden opgenomen. Tot slot moet duidelijk worden aangegeven of de rit zakelijk of privé was. Op de website van de Belastingdienst kunnen werknemers terecht voor een voorbeeld.

 

Vragen Belastingdienst
Beschikt u over een Verklaring dan heeft u met deze bewijsproblematiek niets te maken. Of toch wel? De Belastingdienst is eind 2006 begonnen met het versturen van brieven aan werknemers die een Verklaring geen privégebruik hebben gekregen. Hierin worden werknemers gevraagd om aan te tonen dat zij minder dan 500 kilometer privé hebben afgelegd. De werknemer is hierdoor verplicht om informatie aan de inspecteur te overleggen, zoals een rittenadministratie, benzinebonnen, een afschrift van de zakelijke en privé-agenda, garagerekeningen en het meest recente loonstrookje. Indirect wordt u als werkgever hier dus ook mee geconfronteerd. Het ligt namelijk voor de hand dat de werknemer bij u aanklopt voor gegevens waar hij zelf niet over beschikt. Zorgt u er dus voor dat u alle gegevens omtrent de lease-auto goed bewaart en op elk moment kan verstrekken aan uw collega.

 

Conclusie
Het lijkt erop dat de nieuwe regeling voor de auto van de zaak niet tot de beloofde lastenverlichting heeft geleid. De werkgever – en daarmee indirect u als salarisadministrateur – is namelijk in één klap verantwoordelijk geworden voor een correcte bijtelling, terwijl dat voorheen een zaak van de werknemer was. Dat is alleen anders als u een Verklaring geen privégebruik van uw werknemer heeft ontvangen. Maar ook hier moet u op uw hoede zijn! Als de fiscus kan bewijzen dat er sprake van kwade trouw is aan de zijde van de werkgever, dan komt de naheffingsaanslag toch weer op uw bordje te liggen.   

 

Let op
Om de bijtelling achterwege te laten moet u altijd beschikken over een kopie van de Verklaring geen privégebruik. Vorig jaar keurde de Belastingdienst nog goed dat een kopie van het aanvraagformulier drie maanden lang als een Verklaring mocht worden aangemerkt. Dit vanwege het feit dat er aardig wat tijd tussen het aanvragen en het afgeven van een Verklaring kon zitten. Op basis van de aanvraag kon u dan in de ‘wachtperiode’ de bijtelling al achterwege laten. Omdat de Verklaringen tegenwoordig snel worden afgegeven, mag dit niet meer.