Wat verstaan jullie onder goede offboarding?

‘Offboarding gaat goed als de vertrekkende medewerker deze als goed beoordeelt: als hij zich gewaardeerd en gerespecteerd voelt. Dat vooropgesteld. Of hij nou zelf de organisatie verlaat of dat het niet uit eigen initiatief is: ieder mens verdient een respectvol afscheid’, aldus Wenda Bolink

Wat gaat er zoal mis met offboarding?

Sascha Becker: ‘Helaas gaat er heel veel mis. We zijn blijkbaar niet zo goed in afscheid nemen en beseffen ons als collega’s, maar ook als werkgever veelal niet wat afscheid doet met een mens. Of je nu ergens lang of kort hebt gewerkt: uit onderzoek blijkt dat mensen het zeer waarderen als goed afscheid wordt genomen. En dat is belangrijk, want je wilt dat oud-medewerkers ambassadeur blijven van je organisatie. De kans op terugkeer naar een organisatie wordt ook aanzienlijk vergroot bij een goed afscheid.’
‘Wat we zien is dat organisaties niet structureel nadenken over hoe je als werkgever omgaat met deze fase van de employee journey. Wat ook jammer is, is dat vaak weinig wordt gedaan met de lessen uit offboarding van medewerkers. Exitgesprekken worden vaak wel gevoerd, maar met de inzichten daaruit wordt niets ondernomen. Als je als organisatie daadwerkelijk de statistieken zou bijhouden, kun je veel learnings trekken. Dat wordt onvoldoende gedaan: en daarmee ontzeggen we onszelf veel kennis.’, vult Wenda Bolink aan.
‘De laatste fase bij je werkgever is ook de fase die blijft hangen. Gaat het niet goed, dan zijn mensen eerder geneigd om hun onvrede te uiten bij vrienden en kennissen. Zonde.’

Is offboarding eigenlijk niet altijd vervelend?

‘Nee hoor. Bij PROOF begeleiden we veel verandertrajecten. Ook offboarding hoort daarbij. En eerlijk gezegd heb ik ook vaak mensen met een goed gevoel zien vertrekken. Als je als medewerker begrijpt waarom je vertrekt en je realiseert dat het op termijn misschien ook goed is, hoeft er niets mis mee te zijn. Ook hier komt respect weer aan de orde: goede gesprekken leiden tot wederzijds begrip en een wederzijdse conclusie. Ook in tijden van corona’.
‘Dit geldt ook voor de medewerkers die achterblijven. Die kunnen zich bij gedwongen afscheid van collega’s onzeker voelen over hun eigen baan. Het is belangrijk dat er in het proces van offboarding voldoende tijd en aandacht is om hierover met elkaar in gesprek te gaan en zorgen te delen.’

Wat verwacht je nu met corona?

Wenda Bolink: ‘We zien allemaal de berichten in de media. Het is voor werkgevers pittig, maar ook voor medewerkers. Juist in deze tijden kunnen werkgevers naar mijn mening het verschil maken. Mijn zorg is dat er veel wordt besloten, maar dat dit niet wordt uitgelegd. Managers kennen de regelingen niet, maatregelen worden gecommuniceerd zonder dat zij op de hoogte zijn, er is niet duidelijk wie de regie heeft. Juist nu moet HR sturend en leidend zijn: en bovenal zorgen dat managers goed worden geëquipeerd. En beseffen dat managers ook medewerkers zijn.’

Wat kan HR doen?

‘HR heeft uiteraard een cruciale rol. Samen met Communicatie. Zorg voor een plan van aanpak en volg de stappen die bij elke verandering van belang zijn: zorg voor een eenduidig verhaal, zorg dat het proces helder is, zorg dat mensen de juiste skills hebben om over zaken te communiceren en zet rolmodellen in. HR moet juist nu de regie nemen en is samen met de managers eigenaar van offboarding. Daarbij is het ook goed om vooruit te denken: denk bijvoorbeeld aan het opzetten van een alumni netwerk, zodat de employee journey niet eindigt.’

Waar gaat offboarding goed en waar kunnen we van leren?

Gek genoeg zijn er ook veel organisaties die ook goed zijn in offboarding. Organisaties die gewend zijn aan reorganisaties en mobiliteitstrajecten. Laten we daarvan leren.

Zes tips voor een goed afscheid

1. Toon respect. Een goed afscheid begint met respect en wederzijds begrip voor elkaars situatie, ongeacht wie het initiatief voor het vertrek heeft genomen. Dit is een randvoorwaarde voor een goede offboarding.
2. Heb oog voor de specifieke situatie van elke medewerker. Een goed afscheid is voor elke medewerker belangrijk. Houd wel rekening met de reden van het (tijdelijk) afscheid, zoals eigen keuze, boventalligheid, ziekte of pensionering en kies voor een passende afronding.
3. Ga de dialoog aan in het exitgesprek. Bereid het exitgesprek goed voor en zorg voor een veilige omgeving waarin de vertrekkende medewerker zich vrij voelt om zijn ervaringen te delen. Kies vaste momenten waarop je de feedback van de exitgesprekken analyseert en aanvult met zogeheten pulse checks onder huidige medewerkers. Deze inzichten helpen je om de employee experience gedurende de gehele employee journey te verbeteren.
4. Roep op tot positieve reviews. Na het exitgesprek heb je inzicht in de redenen van vertrek. Vraag medewerkers die met een goed gevoel de organisatie verlaten om een review achter te laten op onder andere Glassdoor.
5. Zorg voor een persoonlijk afscheid. Spreek waardering uit voor de periode die de medewerker bij jouw organisatie heeft gewerkt en bedank hem daarvoor. Een goed afscheid hoeft niet moeilijk te zijn. Bij Apple ontvangt de vertrekkende medewerker applaus van alle collega’s als waardering voor zijn inzet.
6. Zorg voor een goed vervolg. Na het afscheid stopt de employee experience niet. Via alumni-activiteiten kun je met medewerkers in contact blijven en de relatie op een andere manier vormgeven.

Bron: De employee journey