Een fietsplan biedt verschillende voordelen voor medewerker en werkgever. Naast de milieu- en gezondheidswinst kan een fietsplan ook op andere vlakken voordelen opleveren. Fietsen nemen bijvoorbeeld minder plaats in dan auto's, waardoor er minder parkeerruimte nodig is op de werklocatie. Dit kan resulteren in kostenbesparingen voor de werkgever en een verminderde druk op het parkeerbeleid. Bovendien kan een fietsplan bijdragen aan een positieve werksfeer en het gevoel van betrokkenheid van medewerkers bij het bedrijf versterken.

‘Het is dus financieel gezien een win-win voor zowel werkgever als medewerker’

Welke financieringsopties zijn er?

Binnen de fiscale wet- en regelgeving zijn er vier opties voor organisaties om een fietsplan toe te passen:

1. Het fietsplan binnen de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling (WKR)
2. Het fietsabonnement binnen de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling (WKR)
3. De leasefiets
4. De renteloze lening

Fietsplan

Het is mogelijk om de fiets als aantrekkelijke fiscaal onbelaste arbeidsvoorwaarde (binnen de forfaitaire ruimte WKR) aan te bieden, waardoor medewerkers de fiets met een aanzienlijk belastingvoordeel middels brutoloon kunnen aanschaffen (bruto/netto uitruil).
In de praktijk zien we dat de bedragen die voor de fiets worden vergoed variëren tussen de € 750 en € 2.000 per jaar voor een ‘gewone’ fiets en tussen de € 1.500 en € 5.000 per jaar voor een e-bike of een speed pedelec.

Het belastingvoordeel kan voor de medewerker oplopen tot zo’n 50%. Daarnaast is er ook een voordeel voor de werkgever, omdat over het fiscaal vrijgestelde loon geen werkgeverslasten worden afgedragen. Dit levert gemiddeld een voordeel op van 20%. Het is dus financieel gezien een win-win voor zowel werkgever als medewerker. Bovendien behoudt de medewerker recht op een eventuele reiskostenvergoeding.

Fietsabonnement

Een fietsabonnement valt onder hetzelfde fiscale regiem als het eerder genoemde fietsplan (bruto/netto uitruil binnen de forfaitaire ruimte WKR). Het verschil is dat de jaarlijkse kosten van een abonnement lager zijn en variëren tussen de € 19 en € 75 per maand. Bovendien is een fietsabonnement maandelijks opzegbaar en omvat het vaak een full-servicepakket met verzekeringen en onderhoud.

Deze optie doet in mindere mate een beroep op de forfaitaire ruimte binnen de WKR, waardoor werkgevers mogelijk meer werknemers kunnen ondersteunen. Daarnaast behoudt de werknemer ook hier het recht op eventuele reiskostenvergoedingen.

Leasefiets

De leasefiets is een aantrekkelijke optie voor medewerkers die geen eigen fiets willen aanschaffen of die een duurdere fiets willen gebruiken voor woon-werkverkeer of privégebruik. Bij een leasefiets wordt de fiets door de werkgever geleaset en ter beschikking gesteld aan de werknemer. Hiervoor geldt hetzelfde principe als bij een leaseauto.

Bij de leasefiets heeft de medewerker te maken met een bijtelling van slechts 7% per jaar van de consumentenadviesprijs. Dit houdt in dat het bedrag bij het brutoloon wordt opgeteld en daarover wordt een gering bedrag aan belasting betaald.

Het leasen van een fiets is vooral interessant voor medewerkers die al een auto leasen. Door de bijtelling van de leasefiets te combineren met die van de leaseauto, kunnen zij fiscaal voordelig gebruikmaken van beide vervoersmiddelen.

Sinds februari 2023 is het ook mogelijk om afspraken te maken over het aantal dagen per week waarop de medewerker gebruikelijk met de leasefiets komt. Deze afspraken moeten wel realistisch zijn en afgestemd op de persoonlijke situatie van de medewerker. Op de dagen dat de leasefiets doorgaans niet wordt gebruikt, kan de werkgever nog steeds een netto reiskostenvergoeding uitkeren van maximaal 21 cent.

Renteloze lening

De renteloze lening is een financieringsvorm waarbij de werkgever aan de medewerker een lening verstrekt om een fiets aan te schaffen, zonder dat er rente over de lening wordt berekend. Dit betekent dat de medewerker de fiets kan afbetalen zonder extra kosten voor rente. De renteloze lening is een aantrekkelijke optie voor medewerkers die graag een fiets willen aanschaffen, maar niet over het benodigde bedrag beschikken.

Er geldt geen vastgesteld maximumbedrag voor de lening. Echter, de Belastingdienst stelt wel voorwaarden aan de renteloze lening, zoals een vastgestelde looptijd en aflossingsverplichting. Daarnaast mag de lening alleen worden gebruikt voor de aanschaf van een fiets en niet voor andere zaken.

De renteloze lening kan worden terugbetaald door de medewerker via de reiskostenvergoeding. Het is namelijk mogelijk om de reiskostenvergoeding geheel of gedeeltelijk in te zetten voor de aflossing van de lening. Dit kan voordelig zijn voor medewerkers die bijvoorbeeld minder echte reiskosten maken, omdat ze vaker de fiets gebruiken.

De ‘nadelen’ van het fietsplan binnen de forfaitaire ruimte WKR

Het fietsplan was voor de invoering van de werkkostenregeling (WKR, verplicht sinds 2015) bij veel bedrijven gebruikelijk. Het fietsplan werd destijds nog volledig fiscaal ondersteund door de overheid. Binnen de fiscale kaders en randvoorwaarden mocht onbeperkt een fiets worden verstrekt.

Bij de introductie van de WKR is de fiscale ruimte beperkter geworden en is het voor bedrijven belangrijk om binnen de forfaitaire ruimte te blijven. Dit heeft veel werkgevers ertoe gebracht het fietsenplan af te schaffen. Dat is jammer, omdat deze wetgeving juist wel ruimte biedt om bedrijfseigen kaders en randvoorwaarden te creëren. Als werkgever mag je namelijk zelf bepalen wat het te verstrekken bedrag is en ook de spelregels opstellen. Het aantal te verstrekken fietsen wordt door de fiscale ruimte beperkt, maar het biedt werkgevers wel de kans om hierop een passende bedrijfseigen regeling te formuleren.

Stimuleren van fietskilometers

Bij veel bedrijven worden geen reiskosten vergoed voor afstanden onder de 10 kilometer, en/of worden geen fietskilometers vergoed als er een fietsplan beschikbaar is. Het vergoeden van alleen fietskilometers is een mooie kans om fietsen te stimuleren, vooral als de vergoeding voor fietskilometers interessanter wordt gemaakt dan die voor autokilometers.

Onderzoek toont aan dat veel mensen voor korte afstanden toch de auto kiezen. Een voorbeeld is om het fiscaal toegestane maximum van 0,21 cent te bieden voor fietskilometers en een minimale of zelfs geen vergoeding voor autokilometers binnen de fietsbare afstand. We zien ook een trend waarbij budgetten worden toegekend voor de aanschaf van middelen zoals een regenpak, fietsverlichting en onderhoud van de fiets.

Veranderende wetgeving: noodzaak tot registreren!

In 2024 treedt de Normerende Regeling Werkgebonden Personenmobiliteit (NRWP) in werking. Dit betekent dat bedrijven met 100 of meer medewerkers verplicht zijn om zakelijke en woon-werkkilometers te rapporteren. Werkgevers moeten de CO2-uitstoot per type vervoersmiddel en brandstof registreren.

‘Om hierop in te spelen, is het aanbevolen om vervoersmiddelen te gebruiken met lage of geen CO2-uitstoot, zoals fietsen’

De overheid neemt maatregelen om de CO2-uitstoot te verminderen en de doelstellingen van het klimaatakkoord te halen, namelijk 1 Mton CO2-reductie op werkgebonden personenmobiliteit. Om hierop in te spelen, is het aanbevolen om vervoersmiddelen te gebruiken met lage of geen CO2-uitstoot, zoals fietsen.

Daarnaast heeft de overheid de campagne Kort ritje? Da's zo gefietst! gelanceerd om het fietsen te stimuleren. Er wordt bijvoorbeeld 500 miljoen euro beschikbaar gesteld voor fietsverkeersveiligheid, aanleggen van gescheiden fiets- en autobanen, vervangen van gevaarlijke stoepranden en opstellen van lesprogramma’s.

Checklist introductie fietsplan

Een goede introductie van een fietsplan kan leiden tot een succesvolle implementatie. Om ervoor te zorgen dat het plan goed van start gaat, zijn de volgende punten belangrijk:

1. Stel een werkgroep samen met belangrijke stakeholders uit de organisatie (MT, HR, OR)
2. Vraag uit wat de behoeften van de medewerkers zijn en onderzoek hoeveel medewerkers er geholpen zijn met het fietsplan. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door een postcodescan.
3. Bepaal de doelstelling (zoals CO2-reductie, bevordering van de vitaliteit van medewerkers, het oplossen van parkeerproblematiek of het verbeteren van de bereikbaarheid)
4. Bepaal de incentives. Zet je in op structurele gedragsverandering, koppel daar dan ook de incentives/ beloningen aan.
5. Bepaal welke optie(s) je aan wil bieden. Fiscaal fietsplan, abonnement, leasefiets? Of een mix.
6. Check de financiële haalbaarheid en vergeet daarbij niet de huidige uitgaven die ten laste gaan van de forfaitaire ruimte WKR. En vergeet niet de kosten van de parkeerruimte.
7. Denk goed na over de kaders en randvoorwaarden. Wie mogen er gebruik maken van welke opties.
8. Maak helder en transparant beleid en maak een goed communicatieplan.
9. Ten slotte moet het fietsplan worden geïmplementeerd. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan aan de hand van een proefperiode waarin medewerkers de optie hebben om gebruik te maken van de fietsregeling. Door regelmatig te evalueren en bij te sturen waar nodig, kan het fietsplan een succes worden en bijdragen aan een duurzamere en gezondere werkomgeving. Digitaliseren kan daarnaast helpen bij de communicatie en registratie.