1. Bepaal of je de visumsponsor moet zijn

Je hoeft niet voor elke medewerker een visumsponsor te zijn. Afhankelijk van de nationaliteit en het soort werk dat een toekomstige medewerker zal verrichten, hebben zij mogelijk een visumvrijstelling. Deze vrijstellingen zijn van toepassing op burgers binnen de Europese Unie (EU), de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland. Daarnaast geldt de vrijstelling ook voor zelfstandige professionals, vluchtelingen, asielzoekers, familieleden van vrijgestelde visahouders, bezitters van de Europese Blauwe Kaart en voor korte verblijven (tot 90 dagen).

Wanneer een werknemer niet binnen een van deze categorieën valt, moeten werkgevers in de meeste gevallen een gecombineerde vergunning aanvragen, bekend als de GVVA (Gecombineerde Vergunning voor Verblijf en Arbeid). Veel bedrijven kiezen voor de Highly Skilled Migrant (HSM)-regeling, omdat dit hen ontheft van de verplichting tot het verkrijgen van een tewerkstellingsvergunning en het doorlopen van arbeidsmarktonderzoek. Over het algemeen is ook het aanvraagproces kosteneffectiever en -efficiënter dan bij andere visumtypen. Let op: in bepaalde gevallen, zoals bij zeer gespecialiseerde werknemers, interne overplaatsingen of stagiaires, hoeft enkel de verblijfsstatus gesponsord te worden.

2. Word een erkend visumsponsor

Alleen werkgevers die over een sponsorlicentie van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) beschikken, kunnen een HSM-visa aanvragen. Bovendien worden aanvragen met deze sponsorlicentie versneld afgehandeld, waardoor het proces verkort kan worden van 90 dagen tot slechts 2 weken. Voor registratie bij de IND moeten organisaties aan specifieke eisen voldoen om betrouwbaarheid en integriteit aan te tonen. Hiervoor gelden drie essentiële voorwaarden:

• ten eerste moet je geregistreerd zijn bij de Kamer van Koophandel;
• ten tweede moet je in staat zijn om buitenlandse medewerkers te vergoeden en wellicht een beoordeling door de Nederlandse Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) ondergaan;
• en ten derde moeten andere leden van het bedrijf een schone strafregister check hebben.

Bij het indienen van een aanvraag is ook papierwerk vereist. Dit omvat doorgaans een ondertekend aanvraagformulier, gewaarmerkte akten, strafregisterscontroles, jaarrekeningen, balansen en een verklaring van fiscale naleving.

Binnen drie maanden na indiening ontvang je bij een succesvolle aanvraag een certificaat. Om de status van erkende sponsor te behouden, moet je als werkgever regelmatig wijzigingen melden die van invloed zijn op de visumgeschiktheid van werknemers. Daarnaast is het van essentieel belang om de gegevens van deze werknemers bij te houden en ervoor te zorgen dat zij Nederland verlaten wanneer hun visum verloopt. Het niet naleven van deze eisen kan leiden tot hoge boetes en het verlies van de erkende sponsorstatus.

3. Controleer of het arbeidsaanbod voldoet aan de IND-vereisten

De IND keurt HSM-aanvragen alleen goed als ze voldoen aan specifieke voorwaarden. Het is verstandig om te controleren of je aan deze voorwaarden voldoet en (indien nodig) aanpassingen maakt voordat je de aanvraag indient. De minimum inkomenseisen, exclusief bonus en vakantiegeld, zijn als volgt:

• € 2.801,- voor afgestudeerden van een Nederlandse universiteit
• € 3.909,- voor werknemers jonger dan 30 jaar
• € 5.331,- voor werknemers van 30 jaar en ouder

4. Dien de HSM-aanvraag in

Bij het indienen van een HSM-aanvraag moet je de volgende documenten verstrekken, gelegaliseerd en vertaald in het Engels, Frans, Duits of Nederlands:

• Een geldig reisdocument
• Twee pasfoto’s
• De ondertekende verklaring van de werkgever
• Een arbeidscontract of aanbod van werk
• Het cv van de werknemer
• Academische certificaten
• Een strafregistercontrole.

Tenzij je werknemer uit een van deze landen komt, moeten ze ook verklaren dat ze van plan zijn om binnen de eerste drie maanden van hun visum een tuberculoseonderzoek te ondergaan. Afhankelijk van de nationaliteit van de werknemer, hebben ze mogelijk ook nog extra documentatie nodig. Zo moet je in sommige gevallen gelijktijdig met de HSM een voorlopige verblijfsvergunning (MVV) aanvragen. Dit komt voornamelijk voor wanneer personen afkomstig zijn uit landen buiten de Europese Unie (EU) en de Europese Economische Ruimte (EER). In dit geval moet je als sponsor het MVV-formulier en ondersteunende documenten verzamelen en versturen. Wanneer een werknemer is vrijgesteld van de MVV, kunnen ze Nederland al betreden tijdens het HSM-aanvraagproces. Let op: in beide gevallen dien je een automatische incasso van €350 naar de IND te sturen voor de aanvraagkosten.

5. Wacht op de beslissing van de IND en haal de HSM-vergunning op

Het proces van visumgoedkeuring neemt maximaal negentig dagen in beslag, maar kan bij onvolledige aanvragen langer duren. In Nederland hebben aanvragers de mogelijkheid om tijdens het wachten een sticker voor verblijfsaantekeningen aan te vragen om te mogen werken. In geval van een onvolledige of mislukte aanvraag is het indienen van bezwaar mogelijk. De HSM-vergunning is geldig gedurende het arbeidscontract (maximaal vijf jaar) en kan worden verlengd.

In een wereld die steeds meer met elkaar verbonden is en waar talent schaars is, wordt het aantrekken van internationaal personeel steeds belangrijker. Maar het regelen van een werkvisum kost veel tijd en wordt door veel werkgevers als complex gezien. Daarom kunnen ze ervoor kiezen om deze taken over te laten aan organisaties zoals Deel. Kijk voor meer informatie op www.deel.com/nl/immigration