Toen Caroline een half jaar geleden bij Nmbrs startte, was de onboarding picobello in orde. Sterker nog: de onboarding is nog altijd in volle gang. Want bij de snelgroeiende leverancier van HR- en salarissoftware uit Amsterdam, met vestigingen in Portugal en Zweden, zien ze onboarding als een doorlopend proces. “Ze gaan er hier vanuit dat een goede onboarding minimaal een jaar duurt, waarbij alle cycli zijn doorlopen en alle aspecten – sociaal, inhoudelijk en praktisch – aan bod zijn gekomen”, vertelt Caroline.
Dit wordt ook wel micro-onboarding genoemd. Micro-onboarding is een manier van inwerken waarbij nieuwe medewerkers in kleine, behapbare stappen kennismaken met hun werk, collega’s en de organisatie. Caroline: “Het gaat om zorgvuldig geplande leermomentem die kennis, skills én cultuur overbrengen.”
Via kennisoverdracht, vaardigheidstrainingen en operationele begeleiding op het juiste moment, kunnen nieuwe medewerkers goed aarden in hun nieuwe rol en binnen de organisatie. “Nieuwe medewerkers starten altijd met het eigen werk en team, en pas daarna volgt de bredere organisatiecontext. Dat voorkomt overload en zorgt dat kennis stap voor stap landt.”
Duidelijkheid zorgt voor warm bad
Volgens de employee experience specialist bij Nmbrs is het zaak dat organisaties al vanaf het allereerste contactmoment zorgen voor een positieve ervaring. “Tijdens het sollicitatieproces moet een kandidaat al denken: ’Hier ben ik op mijn plek’. Stuur bijvoorbeeld voorafgaand aan de eerste werkdag een kaartje of een bloemetje, maak duidelijk hoe de eerste week er ongeveer uit zal zien, bij wie je je moet melden en of je zelf je lunch mee moet nemen. Laat één iemand de nieuweling de eerste tijd op sleeptouw nemen en laat hen naast het delen van vakinhoudelijke kennis ook vertellen over de do’s en dont’s binnen de organisatie, hoe de koffieautomaat en de vaatwasser werken en hoe de cultuur in elkaar steekt.”
Ook in de maanden na de eerste werkdag kun je als HR nog veel doen om nieuwe medewerkers zich welkom te laten voelen en te zorgen dat zij hun werkzaamheden goed uit kunnen voeren. “Bijvoorbeeld door kennis en vaardigheden uit te diepen in behapbare stappen door middel van microlearnings om zo de skill gaps te dichten”, licht Caroline toe. Volgens haar hoeft dit geen extra werkdruk met zich mee te brengen. Het draait volgens haar binnen HR om drie elementen: duidelijkheid, empathie en efficiëntie – en dat geldt ook voor onboarding. “Met kleine interventies maak je het verschil voor de betrokkenheid, retentie en cultuur. Ik zeg altijd tegen mijn collega’s: ‘Deel al je kennis en gooi er een sprinkle hospitality overheen!’.”
Bij mircro-onboarding is het volgens haar belangrijk om je cultuurdragers te identificeren en in te schakelen. Dat zijn de mensen die de organisatiecultuur zichtbaar en voelbaar maken én helpen verspreiden en behouden. Caroline: “Zij kunnen als geen ander laten zien: zo doen wij dat hier.” Vaak zijn dit leidinggevenden, oprichters of ervaren collega’s, maar het kan ook een enthousiaste junior zijn die de bedrijfscultuur belichaamt.
Belangrijkste resultaten
In micro-onboarding combineer je traditionele onboarding met principes van microlearnings. Onderzoek toont aan dat wanneer microlearning wordt toegepast 80% van de trainingen voltooid wordt, terwijl dit bij reguliere trainingen slechts 20% is. “Cursisten vergaren zo bovendien 50 tot 80% meer kennis en de trainingstijd loopt terug met 40 tot 80%.”
Sinds Nmbrs de onboarding-flow heeft verbeterd en daarnaast meer aandacht is gaan geven aan duurzame recruitment, daalde het verloop onder nieuwe medewerkers met bijna 70%. Ook is de productiviteit en de medewerkerstevredenheid gestegen en kent Nmbrs eenemployee Net Promoter Score (eNPS) van maar liefst 8,3 gemiddeld over 2025. Ook de productiviteit is sindsdien gestegen.
Tips voor micro-onboarding
Tot slot heeft Caroline een aantal tips voor HR-professionals voor een effectieve micro-onboarding:
- Doe een rondvraag: wie hielp jou het meest?
Identificeer je belangrijkste cultuurdragers en zet ze optimaal in. - Maak een stappenplan
Breng samen met de teams de employee journey en de skill gaps in kaart en bepaal welke leermiddelen je wanneer inzet om de kloof te dichten. Vraag ook hier naar ervaringen van collega’s die het onboarding-traject hebben doorlopen en trek hier lering uit. Gebruik technologie in je voordeel en maak impact meetbaar met HR dashboards. - Personaliseer de micro-onboarding
Elke new hire heeft een eigen leertempo; pas de onboarding hierop aan gedurende het traject. Skill gaps veranderen door de snel veranderende wereld razendsnel, dus pas trainingen hierop aan gedurende het traject. - Zorg dat micro-onboarding aansluit bij de doelen van het bedrijf
“Dit is essentieel als je als HR een plek aan tafel wil krijgen in de boardroom en je credibility wilt behouden. Zorg dat je extra trainingen inzet die specifiek aansluiten bij de KPI’s van het bedrijf of de zwakke plekken of pijnpunten binnen het team. Zo zorg je ervoor dat je new hire snel waarde toevoegt.” - Zorg dat de onboarding breed wordt gedragen
“Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid dat iemand de juiste informatie krijgt en zich welkom voelt – van CEO tot schoonmaker. Hierbij is HR de dirigent, geen politieagent!” - Check je resultaten
“Haal feedback op via surveys en anonieme kanalen en stel waar nodig bij. Micro-onboarding is een continu proces. Het is nooit af.”
Technologie als versneller
Nmbrs werkt niet alleen zelf met een micro-onboarding-structuur, maar ontwikkelt hiervoor workflows in haar platform die klanten helpen. Bij Nmbrs gaan AI en onboarding hand in hand. Zo helpt de Knowledge Assistant HR-professionals met cao-regels over proeftijd, verlofdagen en andere belangrijke zaken, en is er een AI-assistent die nieuwe medewerkers stap voor stap door het platform leidt. Caroline: “Dit zorgt voor minder losse vragen, dus meer rust in het proces. Er worden bovendien minder fouten gemaakt en er is meer tijd voor échte aandacht, strategisch advies of complexe dossiers.” Tot slot zorgen de HR dashboards voor meetbare impact.
Naast AI-assistenten en HR dashboards gebruikt Nmbrs ook een trainingsplatform voor basistrainingen, zoals veiligheid en gedragscodes. “Zo leggen we een consistente basis voor iedereen.”
Caroline benadrukt dat onboarding nooit af is. “Het loont om het onboardingsproces strak in te richten en op te knippen in behapbare stappen. Medewerkers voelen zich welkom, blijven langer voor je organisatie werken en de productiviteit stijgt.”
Wat doe je als een medewerker niet goed functioneert en welke vormen van verlof zijn er? Wil je je kennis up-to-date houden? Volg deze training en leer in twee ochtenden alle ins en outs over arbeidsrecht in de dagelijkse HR-praktijk.
