Een steeds gapende collega, een medewerker die zijn aandacht al langer niet bij het werk kan houden en een ander bij wie de lach voorgoed verdwenen lijkt. Het kunnen tekenen van privéstress zijn die doorsijpelen naar de werkvloer. Signaleer ze en knoop vroegtijdig een gesprek aan met zo’n worstelende medewerker. Dat is de belangrijkste boodschap van Annemie Webers aan leidinggevenden.
Doe dat wel met enige omzichtigheid, want de privacywet dient gerespecteerd te worden, luidt haar disclaimer. “Leidinggevenden zijn vaak bang om iemand aan te spreken vanwege de wetgeving. Vlieg het dus aan vanuit het werk en ga dan steeds een laagje dieper.”
Afpellen
De leidinggevende kan aftrappen met: ‘Ik mis de sprankeling in je ogen. Hoe gaat het, en wat heb je nodig om die sprankeling terug te krijgen?’ Of wanneer iemand heel moe is: ‘Gaat het wel goed?’ Als de medewerker vertelt al een tijdje slecht te slapen: ‘Is er iets in je werk veranderd?’
Zo wordt het probleem afgepeld tot de kern zich openbaart. Dat kan een privékwestie zijn, maar de stress en slapeloosheid kunnen ook veroorzaakt worden door ’s avonds laat thuis nog werkmails te beantwoorden. “Het zijn geen twee werelden. Het werk is in de woonkamer en de woonkamer is op het werk. Het loopt door elkaar heen en dat is tijdens corona in een stroomversnelling geraakt.”
Zij zit 22 jaar in het vak van verzuimpreventie en is directeur van Career & Live. Wanneer zij op een trainingsdag aan werknemers vraagt wie er op een vrije dag voor werk bereikbaar is, gaan alle handen in de lucht.
Je weet dat duurzame inzetbaarheid belangrijk is, maar hoe maak je het concreet? In deze training ontwikkel je een helder en haalbaar inzetbaarheidsbeleid. Met praktische handvatten, feedback en begeleiding ontwikkel je een aanpak die past bij jouw organisatie. Je leert je hoe je draagvlak kunt creëren en het beleid succesvol kunt implementeren.
Nieuwe visie op leiderschap
De gesprekken over privéproblemen in een dossier vastleggen mag overigens ook niet. Toch is het noodzakelijk dat organisaties in Nederland, al is het op indirecte wijze, privéproblemen van werknemers bespreekbaar maken en zo verzuim voorkomen, vindt Webers. Want, schrijft ze in haar recente boek Privéstress op de werkvloer, ‘een medewerker die worstelt met privéproblemen presteert ongeveer als een plant zonder water – het gaat een tijdje goed maar uiteindelijk gaat het mis’.
Leidinggevenden en HR-professionals kunnen volgens haar het verschil maken, door verder te kijken met ‘een nieuwe visie op leiderschap’.
Legebatterijtheorie
Ze haalt in haar boek tal van wetenschappelijke theorieën aan die verklaren waarom privéproblemen een negatieve invloed kunnen hebben op het werk. De Resource Drain Theory van Edwards en Rothard is daar een belangrijke van. Ze noemt het zelf de ‘legebatterijtheorie’, die stelt dat mensen maar een beperkte voorraad energie, aandacht en geduld hebben. En wat je thuis aan stress en gedoe verbruikt, kun je op de werkvloer niet meer inzetten.
Een drukke verbouwing, ruzie met je partner of een uit de hand gelopen discussie in de vriendenapp zorgen ervoor ‘dat je hoofd op het werk vol zit, je concentratie keldert en je productiviteit verdampt’. “Werkgevers die denken dat werk en privé gescheiden werelden zijn, missen de clou: een werknemer die thuis al in de min staat, gaat op het werk niet ineens plussen.”
Schaamte, angst of het idee dat je altijd professioneel moet zijn, houden mensen stil. Daarom moet je als werkgever het initiatief nemen
Gedeelde verantwoordelijkheid
Privéproblemen leiden nu vaak tot ziekmeldingen, dikwijls op advies van de leidinggevende. Het is vooral ‘ziek of niet ziek’, ziet Webers. “De mededeling ‘meld je maar ziek’, terwijl je het niet bent, doet wat met mensen.”
Privéstress op het werk is een gedeelde verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer, stelt ze. “Maar leidinggevenden denken vaak dat medewerkers vanzelf aankloppen als er iets speelt. Dat is een misvatting. Schaamte, angst of het idee dat je altijd professioneel moet zijn, houden mensen stil. Daarom moet je als werkgever het initiatief nemen. Zonder te pamperen, maar wel met de vraag wat de medewerker nodig heeft, om daarna echte ondersteuning aan te bieden. Dat is maatwerk, want elke persoon is anders.”
De hond mee naar het werk
Een alleenwonende werknemer wist het na coronatijd zeker: ik neem ontslag. De lange reistijd werd een belemmering, nu hij gewend was geraakt aan thuiswerken. Maar nog belangrijker was zijn hond. Die had hij aangeschaft tijdens de pandemie en kon hij niet alleen laten. Zijn leidinggevende accepteerde het besluit niet zomaar. ‘Ik wil jou niet kwijt’, reageerde hij. ‘Wat kan ik doen om je te behouden?’ Aanvankelijk was het antwoord ‘niks’, maar bij doorvragen kwam er uiteindelijk toch een oplossing. Er werd een onderkomen voor de hond gemaakt op het kantoor waardoor het huisdier met zijn baas mee naar het werk kon. Niet alleen deze werknemer kon in de pauzes met zijn hond wandelen, collega’s deden dat ook graag. Zo had de hond een algemeen stressverlagend effect in deze organisatie.
Helend werk
Wanneer het bijvoorbeeld een geval van stress is vanwege een echtscheiding, rouw of een ziek kind, kan werken juist helend zijn. “Je prefrontale cortex, je denkbrein, doet het door de stress dan niet goed, maar je kunt wel andere taken uitvoeren of kortere dagen draaien. Dat is dan een fijne afleiding van de privéstress.”
Een ander voorbeeld: meetings met veel mensen kunnen te ingewikkeld zijn voor medewerkers met privéstress. “Kijk dus waar iemand energiek en blij van wordt en zorg dat ze kunnen herstellen, ook tijdens de werkdag.” Het werk afmaken ten koste van de pauze is ook uit den boze. Webers verwijst daarbij naar een model van de Britse businesscoach Claudia Filsinger: ‘Slowing down and gearing up’.
Drempels bij leidinggevenden
Bij leidinggevenden bestaan er ook drempels om over privézaken te praten. “Ze voelen zich vaak klem: bang dat ze te veel moeten oplossen, dat het te privé wordt of dat ze iets verkeerd doen. Ze moeten ook niet alle verantwoordelijkheid op zich nemen. Het gaat erom de middenweg te vinden, en vooral niet weg te kijken.”
Een training in het signaleren en bespreken van privéstress kan uitkomst bieden, maar zo’n competentie behoort van oudsher bepaald niet tot het profiel van een leidinggevende.
Aan het begin van de coronapandemie observeerde Webers een kentering, die kortstondig bleek. “Toen was er veel aandacht voor de check in op het werk en werd er aan medewerkers gevraagd hoe het met hun ging. Dat is inmiddels vervangen door de benadering: ‘Dat hebben we wel gehad’.”
Wandelen
Tijdens een gesprek moet de leidinggevende vooral niet te snel met oplossingen aankomen. “Laat de medewerker eerst rustig praten.” Ook de context waarin zo’n gesprek plaatsvindt, is relevant. In de volle (met name op dinsdag en donderdag) kantoren met open ruimtes en glazen wanden voelt de kwetsbare medewerker zich niet comfortabel om vrijuit te spreken.
“Ga eens wandelen, ga naar buiten”, raadt Webers aan. “Dat voelt sowieso veel gemakkelijker dan dat iemand recht tegenover je zit.” Een vleugje humor en luchtigheid ziet ze graag terug in het gesprek, juist bij ingrijpende kwesties zoals mantelzorg kan dat de smeerolie zijn. “We maken het vaak heel zwaar.”
Goede voorbeeld
Ze verwacht ook voorbeeldgedrag van leidinggevenden. “Stel je kwetsbaar op. Wanneer je een zwaar weekend hebt gehad omdat je hond is overleden, vertel dat dan. Dan krijgen medewerkers door dat ze dat soort privéproblemen wél kunnen bespreken en wordt het een cultuur binnen de organisatie.”
HR-leiders spelen daar een cruciale, aanzwengelende rol in, vindt Webers. “Zij kunnen privéstress voor het voetlicht brengen. Maak dit bijvoorbeeld ook onderdeel van een week van de vitaliteit [22-28 september, red]. Privéstress moet echt een plek krijgen in het beleid. Maar HR hoeft ook niet alles zelf te verzinnen. Je kunt op intranet bestaande pagina’s plaatsen met bijvoorbeeld hulp bij financiële problemen en een aanbod van coaching.”
Onderzoek
HR kan ook harde cijfers overleggen. Die staan in haar boek, en ze wijst daarnaast op een recent onderzoek van Markteffect namens Nationale-Nederlanden, naar de impact van grote levensgebeurtenissen uit het privéleven op de werkvloer.
Van de werknemers die minimaal één levensgebeurtenis meemaakten, gaf 43 procent aan dat dit een (zeer) sterke invloed op hun functioneren had. Zij verzuimden ook meer dan werknemers die geen tot weinig invloed merkten. “Dat is een mooi onderzoek, want voor het eerst is dat gevraagd aan de werknemers zelf.”
Sociaal verlof
De problematiek van privéstress dient in alle lagen van de organisatie te leven, benadrukt ze. Ze hoort echter nogal eens vanuit directies dat dit onderwerp ‘te soft’ zou zijn om er veel energie in te steken. “Terwijl het verzuim torenhoog is en dat heel veel geld kost. Het is helemaal niet soft en je wordt er uiteindelijk een aantrekkelijkere werkgever van.”
Ook de overheid kan een belangrijke bijdrage leveren aan verbetering, vindt Annemie Webers. Het liefst door haar droom te verwezenlijken: een breed, sociaal verlof mogelijk maken, met contributie van het bedrijfsleven. “Naar het voorbeeld van zwangerschapsverlof. Bijvoorbeeld dertien weken in twee jaar sociaal verlof. Dat wordt dik terugbetaald door minder verzuim.”
‘Privé-afspraak’ is heilig
Een bedrijf besloot om privé-afspraken van werknemers ‘heilig’ te verklaren, zodat iedereen zich vrij voelt om daarvoor een tijdstip in de agenda van de organisatie te blokken. Wanneer er ‘privé-afspraak’ staat genoteerd, wordt dat gerespecteerd en valt daar niet aan te tornen. Gevolg: mensen voelen zich minder schuldig wanneer ze om privéredenen verstek moeten laten gaan op het werk, en krijgen daardoor minder stress.
LEES OOK: Checklist Financiële gezondheid medewerkers: zo maak je het bespreekbaar
Tips voor leidinggevenden
- Durf echt te luisteren: niet invullen, maar ruimte geven. Organiseer frequente, informele en aandachtvolle check-ins en ga de diepte in tijdens gesprekken;
- Bied echte ondersteuning met maatwerkoplossingen: niet alleen mooie beloftes en ‘sterkte wensen’
- Omarm flexibiliteit in werktijden en –uren. Bied medewerkers met privéproblemen expliciet de mogelijkheid te kiezen waar en wanneer ze werken, en vertrouw hen
- Geef echte ‘lummeltijd’ en hersteltijd, voorkom dat mensen 24/7 aan staan. Maak pauzes een essentieel onderdeel van de werkdag en organiseer geen ontbijt- en lunchmeetings, dan kunnen mensen niet ontspannen
- Stimuleer persoonlijke ontwikkeling. Geef medewerkers zelfregie zodat ze zelf kunnen kiezen hoe ze willen groeien
- Laat medewerkers los om ze vast te houden, bied ruimte voor creativiteit en speelsheid
- Neem het voortouw naar een nieuwe cultuur: maak privéproblemen bespreekbaar binnen je team en geef het goede voorbeeld door open te zijn over je eigen worstelingen met de werk-privébalans
- Vier elk klein succes. Maak complimenten de norm door bijvoorbeeld elke teammeeting te beginnen met een kort moment van erkenning voor persoonlijk en werkgerelateerd succes
- Pak privéproblemen aan op alle fronten: individu, groep/team, leidinggevende, organisatie. Door een holistische aanpak en de werk-privébalans vast onderdeel van het HR-beleid te maken creëer je een duurzame oplossing. Stimuleer als leidinggevende open gesprekken binnen het team, voer bijvoorbeeld wekelijks een ‘ronde van welzijn’ van tien minuten in.
Gerelateerd
Wat doe je als een medewerker niet goed functioneert en welke vormen van verlof zijn er? Wil je je kennis up-to-date houden? Volg deze training en leer in twee ochtenden alle ins en outs over arbeidsrecht in de dagelijkse HR-praktijk.
