HR processen effectief digitaliseren, hoe doe je dat? Rachel Timmer van Youforce neemt je mee

Veel organisaties aarzelen om HR-processen te digitaliseren vanwege tijdgebrek, met als gevolg dat ze blijven vertrouwen op handmatige methoden. Deze vicieuze cirkel doorbreken is cruciaal, evenals het berekenen van de voordelen van HR-systemen in termen van geld en tijd. Maar hoe start je een digitaliseringsproces? Rachel Timmer, Director Customer Success van Youforce by Visma biedt inspiratie en praktische tips om over de drempels heen te stappen en de digitale transitie op gang te brengen.

Prioriteiten stellen

HR-digitalisering krijgt vaak weinig prioriteit door hoge werkdruk en openstaande vacatures. Zonder voldoende functioneel beheer of kennis van HR-technologie, blijven inefficiënte, foutgevoelige processen bestaan en wordt de werkdruk verder vergroot. Ondertussen is de opbrengst uitgedrukt in tijd, geld en datakwaliteit vaak onduidelijk, waardoor het voor het management geen prioriteit heeft en organisaties blijven hangen in oude gewoonten. Digitalisering kan echter de sleutel zijn tot een zorgeloze HR-toekomst.

Tastbare resultaten

Wil je digitalisering hoger op de agenda te krijgen, maak het dan tastbaar. Toon bijvoorbeeld hoe digitalisering euro’s en uren kan besparen: met bijvoorbeeld vijf minuten tijdswinst op 10.000 declaraties per jaar, win je ruim 800 uur. Door strategische waarde te koppelen aan organisatiedoelen, zoals medewerkerstevredenheid, wordt het eenvoudiger om prioriteit en budget te krijgen, vooral wanneer IT en HR goed samenwerken om voordelen zoals betere data en snellere processen zichtbaar te maken.

Smart Triggers

HR-digitalisering bespaart tijd en verhoogt de datakwaliteit. Automatiseer repetitieve handelingen zoals declaraties of verlofaanvragen om fouten te voorkomen en sneller inzicht te krijgen. Ons innovatieve platform biedt Smart Triggers: creatieve manieren om kosten te besparen en de inzetbaarheid van personeel te vergroten waarmee je je investering binnen een jaar terugverdient.

Plan van aanpak

HR-professionals kunnen de digitale transitie beginnen met een analyse van bestaande processen om knelpunten en tijdrovende, foutgevoelige handelingen te identificeren. HR, IT en Finance kunnen samen een roadmap ontwikkelen met snelle oplossingen en strategische doelen. Begin klein met bijvoorbeeld het automatiseren van declaraties en schaal geleidelijk op. Gebruik bewezen software en API’s om afhankelijkheid van één systeem te vermijden en keuzes te baseren op wat past bij de organisatie.

Vertrouwen opbouwen

Veranderingen roepen altijd weerstand op, dus betrek gebruikers vroeg in het proces. Laat medewerkers en leiders meedenken over de systeeminrichting en organiseer workshops of demo’s om de voordelen te demonstreren. Leid key users op die als ambassadeurs kunnen optreden. Communiceer de voordelen en wees transparant over werkwijze veranderingen. Draagvlak ontstaat door vertrouwen en betrokkenheid terwijl weerstand dit juist vermindert.

AI en Youforce

AI speelt een belangrijke rol in HR-digitalisering, zoals bij het herkennen van patronen of het voorspellen van personeelsverloop. In dagelijkse processen zien we AI terug in platforms zoals Youforce die HR-regelingen via een app beschikbaar stelt. Medewerkers krijgen snel relevante informatie en besparen zo veel tijd.

Uitdagingen en oplossingen

Er zijn interne en technische uitdagingen bij het digitaliseren, zoals tijdgebrek, verouderde systemen, en de angst dat alles in één systeem moet. Vaak bieden specifieke tools en API-integraties betere resultaten. Kies voor schaalbare oplossingen die stap voor stap een zorgeloze HR-beleving mogelijk maken met behulp van workflow-automatisering en smart triggers.

Regeren is vooruitzien

Bij ongeveer 200 medewerkers wordt digitaliseren meestal rendabel, afhankelijk van de complexiteit van processen. Bij veel mutaties of tijdelijke krachten kan het al eerder lonen. Denk aan besparingen per handeling: automatisering van terugkerende taken biedt altijd verbetering.

Naar Zorgeloos HR

Tijdens workshops geeft Rachel Timmer concrete adviezen mee: begin met een proces dat snel te verbeteren valt, denk in termen van tijdwinst, werk samen met IT voor integraties, en durf te experimenteren. Elke stap richting zorgeloos HR geeft je mensen meer tijd.

Conclusie: digitalisering vraagt om duidelijke doelstellingen, tastbare resultaten en samenwerking. Strategisch leiderschap en een gerichte aanpak maken daarbij een enorm verschil.