Voor HR betekent dat zoeken, mailen en wachten… terwijl de klok doortikt.
De oplossing? Begin bij het begin.
De eerste stap in het checken van je personeelsdossier is het gebruik van een indiensttredingsformulier voor nieuwe medewerkers.
Waarom juist dat formulier zo belangrijk is
Met een goed ingericht indiensttredingsformulier verzamel je direct bij de start alle basisgegevens en documenten voor een personeelsdossier. Een basis personeelsdossier checklist bevat:
- Persoons- en contactgegevens
- BSN en ID-bewijs
- Contract- en salarisafspraken
- Pensioen en verzekeringen
- Belangrijke verklaringen en bijlagen
Zo leg je een stevige basis voor een personeelsdossier dat vanaf dag één klopt.
Download hier het indiensttredingsformulier in Excel, onze handige checklist waarmee je niets vergeet en alles direct compleet hebt.
Waarom personeelsdossiers vaak niet compleet zijn
- Versnippering: gegevens en documenten staan verspreid over mailboxen, Excel of papier.
- Geen vaste structuur: er is geen duidelijke checklist van verplichte onderdelen.
- Tijdsdruk: HR heeft geen tijd om alles na te lopen.
Met een indiensttredingsformulier voorkom je deze valkuilen. Je werkt vanaf dag één gestructureerd en voorkomt dat je later moet gaan puzzelen.
Kleine stappen, groot effect
Het personeelsdossier compleet maken hoeft geen megaklus te zijn. Begin met de basis. Een indiensttredingsformulier, en breidt daarna uit met andere processen, zoals verlofregistratie en declaraties. Zo blijft het werk behapbaar, creëer je draagvlak en haal je het maximale uit digitalisering.
Personeelsdossier checklist: de volgende stap
En misschien wel het grootste voordeel: als je personeelsdossier compleet en gestructureerd is met behulp van een indiensttredingsformulier als checklist, stap je veel makkelijker over naar een systeem dat volledig in de cloud werkt. Dan heb je geen losse Excel-sheets meer nodig, en hoef je ook niet langer te zoeken in mailtjes. Alle communicatie en documenten lopen via de software en de app, zoals bij Nmbrs.
Dankzij slimme HR workflows kun je automatisch seintjes sturen naar de juiste verantwoordelijken. Zo lever je niet alleen een compleet personeelsdossier op, maar zorg je er ook voor dat je nieuwe medewerker vanaf dag één met alles op orde start.
Het indiensttredingsformulier als personeelsdossier checklist is niet alleen een goed begin voor een compleet personeelsdossier, maar ook de opstap naar écht slim HR-werk.
Wat doe je als een medewerker niet goed functioneert en welke vormen van verlof zijn er? Wil je je kennis up-to-date houden? Volg deze training en leer in twee ochtenden alle ins en outs over arbeidsrecht in de dagelijkse HR-praktijk.
