Voor elk bedrijf dat een groot aantal nieuwe werknemers wil aannemen, is een effectieve onboardingstrategie van cruciaal belang. Het risico is steeds aanwezig dat een bedrijf slechts naar de korte termijn kijkt en ‘eenvoudig’ zo snel mogelijk leegtes opvult, en daarbij vergeet een lange-termijnstrategie op te stellen. Vincent Belliveau, Senior Vice President & General Manager EMEA, Cornerstone OnDemand, bespreekt waarom onboarding de basis moet zijn van elke grootschalige recruitmentronde om te zorgen dat de nieuwe werknemers competentie en betrokkenheid ontwikkelen bij het bedrijf en de bedrijfscultuur.

De gevolgen van gebrek aan onboarding van nieuwe mensen

De mensen in een organisatie zijn haar grootste goed: vaak vormen zij het cruciale verschil tussen u en uw concurrenten. Als een nieuwe starter dus bij een bedrijf komt, moet hij of zij een zo goed mogelijke start maken. Als het echter lang geduurd heeft om een specifieke kandidaat te vinden, of als de recruitment grootschalig is, zoals bij Center Parcs UK dat in enkele maanden 1500 nieuwe werknemers wil vinden, is het gemakkelijker de onboarding maar over te slaan en de nieuwe medewerkers zo snel mogelijk aan het werk te zetten. Op de korte termijn kan dit werken, maar op de langere termijn komt dit zowel het bedrijf als de persoon niet ten goede en dit heeft zijn repercussies.

De entree in een nieuw bedrijf kan griezelig zijn: je weet niet precies waar je moet zijn, hoe de dingen gedaan worden en aan wie je dingen kunt vragen. Dit soort onzekerheden vallen in de eerste dagen of weken nog te verwachten, maar als het langer duurt kan dat zorgen voor verwarring en een gevoel er niet bij te horen, waardoor de werkomgeving onplezierig wordt. Het kan ertoe leiden dat nieuwe medewerkers weer vertrekken om elders een rol te zoeken waarin ze zich wel goed voelen.

Uit onderzoek door BusinessandtheGeek.com blijkt dat 42% van de nieuwe medewerkers binnen een jaar hun baan weer opzegt . Voor het bedrijf een kostbare en ontregelende ervaring, mede doordat een recruitment-bureau tegenwoordig 15-30% van het totale salaris van een nieuwe medewerker in rekening brengt .

Voor de mensen die toch besluiten te blijven, kan gelden dat ze er moeite mee hebben zich helemaal betrokken te voelen bij het bedrijf en de bedrijfscultuur. Dat betekent dat ze niet hun volledige potentieel kunnen benutten voor het bedrijf. We weten immers dat gelukkige en betrokken werknemers het meest productief zijn. In Engeland meldt een betrokken medewerker zich slechts 2,69 dagen ziek terwijl een niet-betrokken werknemer zich 6,19 dagen ziek meldt . Dat is een verschil van drie en een halve dag per jaar per werknemer; voor de 1500 nieuw te werven personeelsleden van Center Parcs UK kan dat bijvoorbeeld tot een verlies van 5250 werkdagen per jaar leiden: een grote kostenpost voor het bedrijf.

Hoe zorg je voor een goede onboarding?

Onboarding dient binnen het bedrijf te worden beschouwd als een manier van leven, van de directie tot de junior personeelsleden. Het moet gedragen worden en het moet prioriteit krijgen, zodat elke nieuwe medewerker een doordacht programma doorloopt – waar hij of zij niet uit getrokken mag worden om bij een klantgesprek te zijn of onderdelen mag overslaan omdat hij of zij er al ervaring mee heeft – waarin de nieuwe medewerker zo goed mogelijk wordt blootgesteld aan alle facetten van het bedrijf en aan zijn of haar nieuwe rol. Wat zou Center Parcs UK bijvoorbeeld kunnen doen voor een zo efficiënt mogelijke onboardingstrategie?

• Bereid je voor. Van belang is dat er een duidelijke koers is uitgezet voor het onboarding proces: wie, wat, wanneer en waar zijn de bijeenkomsten of trainingen? Zorg ook dat als er papierwerk moet worden ingevuld, dit tijdig voorhanden is en wordt uitgereikt zodat het proces vlot verloopt. Voor Center Parcs UK zou bijvoorbeeld, met zoveel nieuwe starters, een starters-informatiepakket idealiter alle in te vullen officiële documenten bevatten.
• Stimuleer sociale bijeenkomsten. Hoewel niemand een opgelegd verzetje op prijs stelt, is het van belang dat nieuwe medewerkers snel een relatie krijgen met hun collega’s. Een lunch met het team of de mentor op de eerste dag breekt meestal direct het ijs. Center Parcs UK zou een bedrijfsuitje kunnen organiseren waarop alle nieuwe medewerkers worden uitgenodigd om hun collega’s en elkaar te ontmoeten, zodat ze al op hun eerste dag relaties met elkaar aangaan.
• Denk verder dan de eerste dag. Zoals al eerder gezegd, is onboarding niet beperkt tot de eerste dag. Center Parcs UK moet de voorwaarden scheppen voor regelmatige voortgangsbijeenkomsten waarin beide partijen kunnen nagaan hoe het gaat. Zo kan het worden gesignaleerd als er bijvoorbeeld meer training nodig is. Ook helpt dit de nieuwe medewerker zich betrokken te voelen bij het bedrijfsmerk en de bedrijfscultuur.
• Gebruik geen uniforme onboardingstrategie. Onboarding moet er voor elk nieuw personeelslid zijn, ongeacht de rol of functie. Daarom moet Center Parcs UK zorgen dat de onboardingstrategie individueel op maat is, zodat de persoon ook krijgt wat hij of zij nodig heeft om zijn nieuwe werk uit te voeren.
• Vraag om feedback. Onboarding moet continu in ontwikkeling blijven. Daarom is het van groot belang om te weten in hoeverre het proces nuttig is en hoe het voor toekomstige nieuwe personeelsleden kan worden verbeterd.

De voordelen van onboarding oogsten

Onboarding is een belangrijk onderdeel van het proces waarmee nieuwe personeelsleden zich betrokken en comfortabel kunnen gaan voelen bij hun nieuwe bedrijf. Daarom is het cruciaal dat onboarding plaatsvindt en dat het grondig wordt aangepakt. Het gehele bedrijf en alle mensen, van directie tot jongste bediende, moet zorgen dat het prioriteit krijgt en niet enkel op de eerste dag van een nieuweling plaatsvindt. Ook is van belang dat de onboardingstrategie een mengeling is van informele, sociale bijeenkomsten en belangrijke trainingen en informatiebijeenkomsten over het bedrijf. Zo kan een nieuwe werknemer zich werkelijk onderdompelen in het bedrijf en de bedrijfscultuur, met als doel een gelukkig en productief nieuw teamlid te worden. Als Center Parcs UK dit allemaal goed doet, zitten ze op de juiste koers voor een goede onboarding van hun 1500 nieuwe werknemers.

Vertaling: Hilde Merkus, Bleiswijk