Strategische personeelsplanning wordt in de praktijk vaak verward met het uitvoeren van een vlootschouw waarbij de kwantitatieve en kwalitatieve personeelsbezetting in kaart worden gebracht. Feitelijk is de vlootschouw niet meer dan een onderdeel van SPP, dat dient als uitgangspositie voor het definiëren van de gewenste personeelsbezetting. Door het ontbreken van visie op inzetbaarheid belandt in de praktijk de vlootschouw te vaak in een la, om daar een jaar later weer uit te verschijnen.

De reden? De vlootschouw wordt onvoldoende in verbinding gebracht met de lange termijn visie van de organisatie. In plaats daarvan wordt het als een op zich zelf staand document gebruikt om potentieel en mobiliteit in kaart te brengen. Gevolg is dat managers de vlootschouw als een ‘verplicht nummer’ gaan zien. Een typisch voorbeeld van een korte termijn perspectief waar resultaat zegeviert boven visie.

Van korte termijn naar lange termijn denken

Duurzame inzetbaarheid is een mooi voorbeeld van de opmars binnen HR naar een lange termijn perspectief. Waar de focus voorheen lag op ontwikkeling van huidig functioneren gaat de aandacht nu uit naar investering in toekomstig functioneren. Het verschil? Investeren in de toekomst vraagt om een visie en om strategie. Terwijl ontwikkeling van huidig functioneren vraagt om heldere doelen en een plan van aanpak. Beiden zijn nodig, maar zonder een visie op de toekomst zullen resultaten niet duurzaam zijn.

HR afdelingen moeten aan de slag met een ombuiging van competentieontwikkeling (korte termijn) naar talentontplooiing (lange termijn).  Strategische personeelsplannning helpt hierbij. Klankbordgesprekken en stuurinformatie geven de business inzicht  in de mate waarin het aanwezige talent is verbonden met de organisatiedoelen en vice versa. Het is aan HR om het gat te dichten door praktische oplossingen aan te bieden die zorgen voor een duurzame inzetbaarheid.

Eigenaarschap

Strategische personeelsplanning start vanuit de theorie met een inventarisatie van interne en externe ontwikkelingen. Maar voordat HR met SPP aanvangt zal eerst de vraag gesteld moeten worden waarom de organisatie gebruik wil maken van SPP. Stel je deze vraag niet dan wordt het traject een speeltje van HR. Het eigenaarschap voor een duurzame personeelsbezetting dient bij de business te liggen. Het management is samen met de medewerker verantwoordelijk voor het realiseren van een constructieve bijdrage aan de doelen van de organisatie. HR heeft een adviserende en faciliterende rol, maar is geen eigenaar.

Meerwaarde van HR

De meerwaarde vanuit HR ligt in het vermogen om stuurinformatie en kennis ter beschikking te stellen die de business helpt bij het realiseren van een effectieve en duurzame personeelsbezetting. Let wel, een analyse van kengetallen over de personeelsbezetting is onvoldoende. De business ziet zelf ook wel dat bij een hoge gemiddelde leeftijd de instroom op een jonge doelgroep moet worden gericht. Of dat bijvoorbeeld het aantal functies moet worden gereduceerd. Zij hebben meer baat bij een constructieve dialoog óver de analyse. Te beginnen met de vraag wat de business wil bereiken. Met andere woorden: aan welk hoger doel dienen de organisatieleden zich te verbinden? Als dat eenmaal duidelijk is, kan HR stuurinformatie aanleveren. Zonder bestemming is sturen immers doelloos.