Deze vraag is cruciaal voor draagvlak. Het geeft betekenis aan de positie van de mens in de organisatie. Volgens Eelke Pol, grondlegger van de strategische HRM kubus, hangt de kwaliteit van strategisch HRM samen met het erkennen en begrijpen dat mensen het verschil maken in de organisatie. Strategische personeelsplanning zou moeten aansluiten bij deze zienswijze op de mensfactor.

Visie op de mens

Veel HR afdelingen slaan deze stap over. Ze volgen de theorie van strategische personeelsplanning en beginnen met het vertalen van de organisatiestrategie naar de gewenste personeelsbezetting. Dit leidt vaak tot het centraal stellen van systemen en functies ten koste van de mensfactor. Strategische personeelsplanning wordt dan een middel om mensen te ontwikkelen richting werk in plaats van andersom, het werk richten naar de mens. Wil men passie en zingeving bevorderen, dan moet de mens centraal staan. Dat vraagt om een andere aanpak van strategische personeelsplanning. Een aanpak waarin drijfveren en talenten het uitgangspunt vormen en functies en systemen ondergeschikt zijn. De zienswijze op de mensfactor bepaalt de keuze voor inhoudelijke SPP activiteiten. Het is daarom verstandig in de voorbereidende fase de zienswijze helder te hebben.

SPP Kader

Daarnaast is het verstandig om SPP te beschouwen als een project met een begin en een einde waarin het gewenste resultaat en de inhoudelijke activiteiten zijn geborgd. De visie op de mens is onderdeel van de initiatieffase waarin de betrokkenen een gelijk beeld vormen over wat strategische personeelsplanning wel en niet inhoudt. In de definitiefase wordt het SPP kader opgesteld. Dit is de belangrijkste fase uit het SPP proces! Het kader bepaalt de focus van strategische personeelsplanning en is de bodem voor draagvlak. Het SPP kader bestaat uit de volgende aspecten:

 

Focusgroepen

Het SPP kader is een vertaling van de visie van de organisatie naar mens, werk en klant. De business zal samen met HR het kader moeten opstellen. In het SPP kader worden keuzes gemaakt. Een voorbeeld van zo’n keuze is het werken met focusgroepen. Focusgroepen zijn een selectie van rollen waarvan men aanneemt dat deze in de toekomst kritisch worden. Wie kiest voor focusgroepen stelt deze centraal in het SPP proces. Zij hebben de meeste invloed op het organisatieresultaat. Als deze groepen goed functioneren, beweegt de rest van de organisatie mee.

Valkuilen

Toch kiezen veel organisaties voor het in kaart brengen van het volledige personeelsbestand. Ze staren zich blind op de theorie en komen zo onbedoeld in een instrumentele exercitie terecht. Strategische personeelsplanning wordt dan een traject gevuld met bezettingsoverzichten, kengetallen over in-, door- en uitstroom, potentieel- en successionoverzichten. Er worden prachtige documenten opgeleverd maar de samenhang en dialoog met de business ontbreken. Het proces verzandt in losse ‘projecten’ die jaarlijks terugkeren en een flinke wissel trekken op de HR afdeling.

Structuur, focus en expertise

Structuur, focus en expertise zijn de sleutelwoorden voor succesvolle strategische personeelsplanning. Het is geen project dat HR er zomaar even bij kan doen. Strategische personeelsplanning doet een beroep op specifieke kennis en competenties. Toch doen veel HR adviseurs het erbij. Ze voeren de SPP stappen binnen het eigen aandachtsgebied uit maar vergeten de onderlinge samenhang. Een projectleider strategische personeelsplanning zou hier uitkomst kunnen bieden. Deze persoon is verantwoordelijk voor een projectmatige aanpak waarbij aandacht uitgaat naar het opstellen van een SPP kader, het bewaken van samenhang, maken van (talent)analyses en het opstellen van actieplannen.