In het ‘oude’ fiscale regime mocht u als werkgever onder specifieke voorwaarden onbelast vergoeden en verstrekken aan medewerkers. In de WKR is er een ‘vrije ruimte’ van 1,4 procent van het loon voor loonheffingen waarbinnen u onbelast mag vergoeden of verstrekken. Daarnaast geldt een aantal gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen op bepaalde vergoedingen en verstrekkingen die geen beroep doen op de genoemde vrije ruimte. Een gedegen inventarisatie van de huidige vergoedingen en verstrekkingen en de kwalificatie hiervan in termen van de WKR is een must om de fiscale gevolgen van invoering van de WKR in kaart te brengen. Buiten deze fiscale gevolgen, heeft invoering van de WKR ook verregaande gevolgen voor beleid, processen en administraties van uw organisatie.

 

Inventarisatie huidige regelingen

De grondslag voor vergoedingen en verstrekkingen ligt meestal besloten in personeelsreglementen, cao’s en arbeidsovereenkomsten. Bij invoering van de WKR komen regelingen met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen mogelijk in een ander daglicht te staan, aangezien deze niet per definitie correct aansluiten bij ‘wat kan en mag’ binnen de WKR. Een inventarisatie van de op dit moment geldende regelingen is essentieel om noodzakelijke aanpassingen tijdig te kunnen doorvoeren.

 

Aanpassingen

Vergoedingen en verstrekkingen zijn terug te vinden in de salaris- en financiële administratie (grootboek). Uw huidige processen (denk aan het declaratieproces) en administraties (denk aan looncomponenten en grootboekstructuur) zijn ingesteld op de het huidige fiscale regime en sluiten derhalve waarschijnlijk onvoldoende aan bij de structuur van vergoedingen en verstrekkingen. Aanpassingen zijn derhalve onvermijdelijk.

 

Ondernemingsraad

Het goed en volledig informeren van uw werknemers is bij invoering van de WKR geen overbodige luxe. Let wel dat het hierbij gaat over arbeidsvoorwaarden, hetgeen vaak een heikel punt is! Het tijdig aan laten haken van medezeggenschapsorganen zoals de OR, kan zeer zinvol zijn om de WKR effectief en efficiënt te implementeren in uw organisatie. Daarnaast is het verstandig om betrokken medewerkers bij te (laten) spijkeren over inhoud en consequenties van de WKR, zodat de organisatie ook qua kennis klaar is voor invoering van de WKR.

 

Ingangsdatum

Tot en met 2013 mag door werkgever ieder jaar opnieuw worden gekozen voor de WKR of voor de bestaande regels. Na 2013 geldt de WKR voor alle werkgevers. Het is in ieder geval belangrijk om hier de komende tijd bij stil te staan en de gevolgen van de regeling in te schatten en uw beleid, processen en administratie hierop aan te passen. Het inventariseren, registreren en beoordelen van vergoedingen en verstrekkingen is van evident belang om tot een correcte afweging te komen omtrent de ingangsdatum van de WKR.