Lean & HR, een match made in heaven
Is de Lean-methode ook geschikt om toegepast te worden door HR? Die vraag wordt ons regelmatig gesteld. Maar we geven er nooit zomaar een standaard antwoord op. We zien Lean namelijk niet als een set tools waar je op een standaard manier mee aan de slag gaat. Lean is een filosofie waar je de betekenis, de geschiedenis en de vele mogelijkheden van moet leren kennen. Denk bijvoorbeeld alleen al aan de verschillen tussen Lean en Lean Six Sigma. En écht bepalen welke mogelijkheden Lean biedt, doe je aan de hand van de identiteit van de organisatie.
Bij BBKwadraat werken we bijvoorbeeld vanuit een bedrijfskundig perspectief en streven we naar de perfecte combinatie van hoofd (de zakelijke kant) en hart (de menselijke kant). We werken effectief en efficiënt en met de wil om voortdurend te verbeteren. Dat streven naar perfectie is één van de belangrijkste pijlers van Lean.
Voortdurend verbeteren vraagt natuurlijk wel wat van de organisatiecultuur. Er is een cultuur voor nodig waar je mag leren door te experimenteren, waar fouten gemaakt mogen worden en waar fouten zelfs worden gezien als een kans voor verbetering. Het vraagt om een open bedrijfscultuur waar elkaar feedback geven gemeengoed is. Allemaal belangrijke onderwerpen voor HR. Een deel van de vraag of Lean geschikt is voor HR wordt hiermee eigenlijk al beantwoord.
Samen de organisatie beter maken, dat is de essentie van Lean
Maar er zijn nog meer mogelijkheden voor HR. Bekijk de belangrijkste bedrijfs- en werkprocessen eens door een Lean bril. Of concreter: ga verspillingen tegen, focus alleen op processen die waarde toevoegen en optimaliseer de verschillende processtappen.
Vaak wordt Lean gezien als een technocratisch proces waar alle menselijkheid uit is gehaald. Niets is minder waar! De kracht van Lean zit hem juist in het samen analyseren van de huidige organisatieprocessen en zelf verbetervoorstellen doen. Bijvoorbeeld aan de hand van een Value Stream Map of een visgraatanalyse. Samen de organisatie beter maken en blijvend waarde toevoegen, in plaats van simpelweg taken uitvoeren. Dat is de essentie van Lean.
Begin bij jezelf, bewijs dat het werkt
Voor de HR-afdeling zelf is het een aanrader om te starten met de eigen werkprocessen. Practise what you preach! Welke procedures op het gebied van declaraties, verlof, verzuim en recruitment kunnen bijvoorbeeld beter?
Op het gebied van bijvoorbeeld performance management, talent management, strategisch changemanagement, herstructureringen en fusies kan de DMAIC-methodiek (Define Measure Analyse Improve Control) die bij Lean Six Sigma wordt gehanteerd een hele bruikbare methodiek zijn voor HR.
In tegenstelling tot andere projectmanagement methodes, staat de DMAIC-methodiek veel langer stil bij een goede (probleemdefinitie) van het project, het meten is weten en een grondige analyse van de huidige situatie. Dit in plaats van te snel focussen op de gewenste situatie.
De ‘klanten’ van HR zullen het effect van de lean HR-aanpak ervaren en zo wint HR zelf aan geloofwaardigheid. Vervolgens kan HR de rol oppakken van procesbegeleider als er naar de werkprocessen van andere afdelingen wordt gekeken. Dat biedt meteen een goede kans voor HR om betere aansluiting bij ‘de business’ te vinden en zich er meer in te verdiepen. Belangrijke zaken als het gaat om het sluiten van business partnerships. Zo wordt de toegevoegde waarde van de HR-dienstverlening concreet.
