Logo
  • Achtergrond
  • 15 april 2016
  • Annemarie Mars www.forachange.nl

De 5 fases van het adviesproces

Adviestrajecten komen in vele soorten en maten. Soms is een enkel gesprek voldoende om een vraag van de opdrachtgever te beantwoorden. In het andere uiterste is het probleem vaag en complex en vraagt de oplossing ervan langere tijd. Wat de vraag ook is en welk traject daar ook bij hoort, de adviseur werkt altijd volgens de volgende fasen.
Beeld De 5 fases van het adviesproces

1. De opdrachtverstrekking

Een adviestraject begint met een gesprek waarin de opdracht wordt verkend. De vraag- of probleemstelling wordt doorgenomen, het eindpunt en de rolverdeling. Bij adviesvragen die in één gesprek doorlopen worden is de eerste tijd van het gesprek daarvoor bestemd, bij langere trajecten wordt het eerste gesprek of worden zelfs de eerste gesprekken hiervoor gereserveerd. Dergelijke gesprekken worden ook wel met de term intakegesprek aangeduid. Zowel adviseur als opdrachtgever dienen de verleiding te weerstaan om alvast de opdracht te gaan uitvoeren. Eerst moet duidelijk worden wat de  bedoeling is.
Een adviseur zou geen genoegen moeten nemen met een opdracht per mail. Hij dient ervan uit te gaan dat de wereld er per definitie anders uitziet dan hoe de opdrachtgever hem op papier verwoordt. Het verhaal van de opdrachtgever moet gehoord kunnen worden om een beeld te krijgen van de oprechtheid van zijn vraag, de relatie die hij legt tussen probleem en oplossing, de bijbehorende emoties en de diepere lagen. Dat vraagt altijd interactie. Opdrachtgevers kunnen terughoudend zijn naar interne adviseurs die aandringen op een intakegesprek, maar daar zou de adviseur geen genoegen mee moeten nemen.
In het intakegesprek worden alle vragen beantwoord die de adviseur nodig heeft om hem te gaan uitvoeren.

Waarom? Probleemstelling

Waartoe? Doelstelling

Wat? Resultaat

Wat niet? Reikwijdte

Wanneer? Doorlooptijd

Hoeveel? Budget

Wie? Rolverdeling

Deze fase wordt afgerond met een korte schriftelijke opdrachtverstrekking, waarin de bovenstaande onderwerpen worden behandeld. De opdrachtgever dient de opdracht goed te keuren, alvorens de volgende fase kan worden ingegaan.

2. Diagnose

In het intakegesprek zal vaak blijken dat nog niet alle informatie beschikbaar is om te kunnen starten. Eerst zal minimaal onderzocht moeten worden:

  • Wat is de voorgeschiedenis die tot de vraag geleid heeft?
  • Hoe zit het krachtenveld in elkaar?
  • Is dit wiel (binnen of buiten de organisatie) al eens uitgevonden?

Bij korte en eenvoudige adviesvragen kan de diagnosefase binnen het intakege-sprek plaatsvinden, bij complexere adviesvragen is aanvullend onderzoek nodig, dat leidt tot een rapportage die input geeft om de planning te gaan maken.

3. Planning

In de planningsfase maakt de adviseur duidelijk welke stappen er doorlopen gaan worden om de opdracht uit te voeren, hoeveel tijd dat kost, wie daarbij welke inbreng heeft, en wat het gaat kosten.

4. Uitvoering

De uitvoeringsfase is voor elk traject anders. Bij onvoorziene omstandigheden of tegenvallers zal de adviseur terug moeten naar de opdrachtgever om te kijken wat de consequenties zijn voor de opdracht en het plan.
Betrek de opdrachtgever regelmatig, ook als de adviseur denkt goed op schema te zitten. De wereld staat voor hem immers ook niet stil en door hem deelgenoot te maken van het voortschrijdend inzicht investeert de adviseur in zijn betrokkenheid.

5. Evaluatie

In de evaluatiefase wordt gekeken of de opdrachtgever tevreden is, en wordt ge-zocht naar oorzaken van eventuele ontevredenheid. Deze worden vertaald naar toekomstgerichte lessen voor volgende adviestrajecten. De samenwerking tussen opdrachtgever en adviseur komt aan de orde; niet als doel op zich maar gerela-teerd aan het behaalde resultaat en gericht op de toekomst.
De bovenstaande fasering is nog heel globaal. Om nog meer houvast te geven gaan we eerst in op drie aspecten van de opdrachtverstrekking, namelijk het verkennen van de adviesvraag, het kiezen van het eindpunt van de adviesopdracht en de rolverdeling tussen adviseur en de opdrachtgever. Die keuzes zijn sterk bepalend voor wat er in de daaropvolgende fasen gaat gebeuren.

Producttips

Volg HR Praktijk

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste HR-nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.