Logo
  • Opinie
  • 31 januari 2022

'Met de juiste tools kunnen medewerkers veel HR-taken zelf'

Contractverleningen, loonsverhogingen, de onboarding van personeel - veel HR-processen kunnen een stuk efficiënter, vindt Michiel Chevalier CEO van Visma Nmbrs. “Zo maak je iedere werkdag voor zowel HR als de medewerker een klein beetje leuker”

Er speelt op dit moment veel bij HR. De coronacrisis maakte dat medewerkers anderhalf jaar nauwelijks rondkeken, maar dat nu weer beginnen te doen. Sommigen kiezen er zelfs voor om het leven over een andere boeg te gooien. Ze wisselen van branche of vertrekken naar het buitenland omdat ze ervaarden dat ze ook op een rustige natuurrijke plek kunnen werken. Daarnaast komt er een flinke inflatie aan als gevolg van diezelfde crisis. HR gaat daarom weer voorzichtig aan begrotingen aan maken.

“De coronacrisis heeft een soort reset veroorzaakt”, aldus de Michiel. “Dit is voor HR een behoorlijke uitdaging. Deels geeft het druk dat er veel mensen van baan verwisselen. Tegelijkertijd krijgt HR vanwege internationalisering met nieuwe vraagstukken te maken. Geef je iemand hetzelfde loon als die vanuit Zuid-Afrika werkt bijvoorbeeld? Hoe dan ook, procesafhandeling moet geen reden zijn om een organisatie te verlaten.”

Efficiënt proces

HR-processen efficiënter inrichten is een eerste stap. “Hierdoor kan HR zich meer focussen op wat echt belangrijk is, namelijk het optimaal inzetten van bestaande en nieuwe medewerkers.”

Efficiëntie zit deels in taken uit handen de handen van HR nemen. Medewerkers kunnen namelijk ook zelf hun adres wijzigen, gezinssituatie aanpassen of overuren declareren. Chevalier: “Alles wat een medewerker zelf kan doen, moet hij in tooling zelf kunnen doen. Bij NMBRS noemen we dat HR Automation.” Daarnaast bestaat efficiëntie ook uit proactief meedenken met HR. “Technologie kan bijvoorbeeld een takenlijst bijhouden over bijvoorbeeld contractverleningen, declaratiedeadlines, reiskostenvergoedingen of overuren aanmelden. Er zijn zelfs algoritmes die de kansen checken of medewerkers al rondkijken naar een andere baan.”

Ook voor medewerkers zijn deze efficiënte processen fijn, want het laatste wat ze willen is inflexibiliteit of drie bureaus langs moeten gaan voor een handtekening. Chevalier: “Pas sprak ik iemand die één keer per jaar zijn keuze kon doorgeven voor hoe hij zijn reiskosten wil hebben uitbetaald. HR kon hier niet anders mee omgaan, vanwege het systeem dat ze gebruikten. Ik vind dat een gemiste kans, want dit kan uiteindelijk grote effecten hebben op het leven van een medewerker.”

Vanzelfsprekende voorwaarden

“Dan zijn er nog een aantal vanzelfsprekende voorwaarden”, gaat de CEO verder. “Technologie moet supergebruiksvriendelijk zijn en makkelijk kunnen koppelen met andere bedrijfsapplicaties. Veiligheid staat uiteraard bovenaan. Daar gaat ook veel tijd en geld in zitten. Als leverancier moet je aan bepaalde eisen voldoen, anders heb je geen bestaansrecht. We laten ons platform jaarlijks een aantal keren testen en hacken om privacy en security te kunnen waarborgen.”

Nu starten als leverancier lijkt hem vanwege die hoge veiligheidseisen moeilijk. “Wie nu met een nieuw platform voor HR komt, moet bij aanvang aan dezelfde eisen voldoen als de grote spelers. Los van het bouwen, kost het testen alleen al bijna een miljoen per jaar. Daarbij moet je altijd iemand anders inhuren dit te doen. De eisen worden niet minder in de toekomst.”

Veranderende verwachtingen

Michiel is blij dat hij zelf achttien jaar geleden NMBRS startte. “Ik was de eerste die externe HR aanbood. Het paste bij de toen veranderde klantbeleving. Die beleving blijft overigens veranderen. Nu willen medewerkers bijvoorbeeld steeds vaker iedere week hun salaris ontvangen in plaats van maandelijks. Ook het onboardingsproces begint vaak al voordat iemand zijn eerste werkdag heeft. Twee weken van tevoren kan een nieuwe medewerker al op intranet inloggen en krijgt hij LinkedIn verzoeken. Als nieuwe speler op de markt moet je nadenken hoe je invulling kunt geven aan die veranderende verwachting. Wie gegrepen wordt door zo´n HR-vraagstuk kan wat mij betreft een goede leverancier worden.”

“Op dit moment zie ik geen vraagstukken liggen waar nog geen oplossing voor is”. Er zijn zo'n honderdtwintig oplossingen die HR ondersteunen in recruitment, onboarding, salarisbetalingen, community, intranet, perfomance management, vitaliteitsmonitor en zo verder. Chevalier: “Vaak zijn die tools onderling te koppelen en kun je naar behoefte een optimale tool voor jouw organisatie inrichten. Het maakt het leven voor HR en medewerkers iedere werkdag een klein beetje leuker.”

Benieuwd wat Nmbrs voor jou kan betekenen?  Probeer 30 dagen gratis

Producttips

Volg HR Praktijk

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste HR-nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.