Als werkgever kun je workshops organiseren waarbij collega’s tips over handige apps uitwisselen. Of laat een expert uit de organisatie slimme instellingen delen. Ook kan een webinar organiseren over slimmer werken met een videovergadersysteem als Teams of WebEx zeer verhelderend werken. Of laat een bureaucoach meekijken hoe diegene werkt met zijn devices.
Ook zijn er activiteiten die je als medewerker zelf kunt uitvoeren om digitaal fitter te worden. Via het project Permanent Beta zijn in zeven jaar zeker 1.500 sessies gehouden die vrijwel zonder kosten konden worden gedaan. En dat heeft zeer veel ervaring opgeleverd waarmee kenniswerkers hun digitale fitheid aanzienlijk kunnen verbeteren aldus Martijn Aslander.

7 tips voor een betere digitale conditie

1. Ga naar zelftest.digitalefitheid.nl en test daar hoe digitaal fit je bent. Je kunt dan goed bepalen waar de problemen met je digitale fitheid zitten en je krijgt er veel op jouw situatie toegepaste tips.
2. Check niet vaker dan twee keer per dag je mail. Anders bepaalt een ander je werkdag. Bedenk daarbij ook dat de gemiddelde multiplier van een gestuurd mailtje 1,3 is. Dat betekent dat je voor elke 100 mails die jij verstuurt je er 130 terugkrijgt. Je zult zien dat je op een werkdag zo veel meer gedaan krijgt.
3. Werk minder. Rust is ook werk. Als je meer dan 4,5 uur per dag achter je scherm blijft werken, raakt je hoofd vol. Je bent dan niet meer goed in staat dingen te bedenken
4. Gebruik Teams maximaal een uur per dag voor videobellen en dan ook alleen nog maar als het niet anders kan. Onderzoek heeft uitgewezen dat je als je in een grote zaal gevuld met mensen zit, je ogen heel veel heen en weer gaan en ook uitkomen op punten waar niets is. Dat geeft momenten van rust. Bij Teams zit je pal voor een scherm en kijk je alleen maar naar dat kleine stukje. Je ogen krijgen geen rust. En dat effect wordt versterkt als je jezelf ook op dat scherm ziet. Het is funest voor je energie. Teams is een prima oplossing, zeker de chatfuncties. De video-feed is al heel snel een te grote cognitieve belasting.
5. Gebruik tekstvervanging. Tekstvervanging is de meest onderschatte tool die je tot je beschikking hebt. Bij de instellingen kun je van alles instellen om met je toetsenbord te doen. Afkortingen die automatisch een lap tekst opleveren. Of tekst instellen bij je handtekening – al is het maar ‘vriendelijke groeten’. Maar ook: routebeschrijvingen, het Kamer van Koophandel-nummer. Dat scheelt gemiddeld 20 tot 60 uur werk per jaar. En dat is dan alleen nog maar de tijd die het oplevert. Je krijgt er ook meer slagkracht door, in de vorm van mentale ruimte.
6. Verstuur geen mails meer met emoties. Dat betekent: geen meningen in je mail zetten. Want de meeste ontvangers begrijpen niet wat je schrijft. Dan krijg je weer allerlei mailtjes terug over dat ze het niet begrijpen en dus een heleboel gedoe. Zowel voor e-mail als voor WhatsApp geldt dat het geen schuttingen zijn waar je gewoon maar wat meningen overheen kunt gooien. Kies bij emoties voor een gesprek.
7. Vermijd het gebruik van je muis zo veel mogelijk. De muis is een rat. Het gebruik van een muis vereist veel hand-oogcoördinatie. En dat kost acht keer meer energie dan sneltoetsen. Bij sneltoetsen gebruik je spiergeheugen. Dat werkt net zoals bij autorijden. De handelingen zitten in je systeem, in je spiergeheugen. Dat gaat dus grotendeels automatisch. Kijk maar eens hoeveel keer je met je muis moet klikken om een mailtje te openen en te versturen. Dat lijkt klein bier, maar is het niet. Sneltoetsen vormen belangrijke elementen om veel met je computer te kunnen doen in die 4,5 uur dat je concentratie en energie optimaal zijn.

Dit is een verkorte versie van de originele blog op AG Connect 

Martijn Aslander is trendwatcher, professioneel lifehacker en auteur. Hij is oprichter van Lifehacking.nl en mede-oprichter van Permanent Beta.