Hoe belangrijk Achmea het thema HR Analytics vindt, blijkt wel uit de inzet en capaciteit die op dit thema wordt vrijgemaakt. P&O-adviseur Minke Poelstra en HR-specialist Brigitta Oosting-Kulderij zijn beiden lid van de projectgroep HR Metrics en Analytics, waarin diverse disciplines aanwezig zijn, zowel kennis van de systemen en data, als van de business en P&O thema’s. Minke en Brigitta studeerden respectievelijk bestuur- en organisatiewetenschap en bedrijfskunde en delen een sterke affiniteit met cijfers en mensen. Beiden volgden onlangs bij AnalitiQs een algemene training HR Analytics, een training visualisatie en samen met twee collega’s van de projectgroep een maatwerktraining statistiek. Minke: “De komende jaren wordt van alle P&O-adviseurs bij Achmea verwacht dat zij als HR-businesspartner meer affiniteit met analytics ontwikkelen. Hun taak zal straks zijn het ophalen van de business-vraag en het verrassen van de business door het terugkoppelen van de resultaten.”

Met welk doel werd de projectgroep HR Metrics en Analytics ingesteld?
Brigitta: “Om te inventariseren wat HR Metrics en Analytics is, wat Achmea ermee wil en hoe het binnen de organisatie maximaal waarde kan toevoegen. Wij hebben inmiddels de volgende eenduidige definitie: het kwantificeren en voorspellen van de business- of organisatie-impact van de investering in menselijk kapitaal. Kernbegrippen daarin zijn ‘voorspellen’ en ‘impact’.”

Hoe zijn jullie vervolgens te werk gegaan?
Minke: “We hebben een volwassenheidsmodel ontwikkeld dat onderscheid maakt tussen HR-data, -metrics en –analytics. In de ontwikkeling naar een volwassen functionaliteit voor HR Analytics zien we vijf stadia, onder de noemers: HR Data, HR Metrics 1.0, HR-Metrics 2.0, HR Analytics 1.0 en HR Analytics 2.0. Met elk stadium groeit ook de business-relevantie. Dat hebben we zichtbaar gemaakt in een plateauplanning. Die geeft weer wat we elk jaar moeten doen om het volgende niveau te bereiken, wat dat de business oplevert, de impact, en de vereiste kennis, kunde en randvoorwaarden.”

Wat houden die vijf stadia globaal in?
Minke: “Het eerste stadium betreft het verzamelen en systematiseren van de platte data, waarbij de kwaliteit  van de data essentieel is. Het tweede stadium richt zich op het verleden en het onderscheiden van trends, het derde definieert oorzaken van waarom iets gebeurt, in het vierde kijk je ook naar wat zal er gebeuren, maar dan sec op basis van HR-data, en in het vijfde stadium gebruik je daarvoor ook data van de andere afdelingen en divisies. Een daaropvolgend stadium zou kunnen zijn het creëren van een algemeen business-analytics-team, dat zowel P&O als verkoop, marketing, control enzovoort vertegenwoordigt. Dit team beheert en controleert alle data en voert data-analyses uit voor alle business-vragen.”

Wat heeft het team inmiddels bereikt?
Brigitta: “Het afgelopen jaar heeft de werkgroep een literatuuronderzoek gedaan, showcases opgepakt en onderzocht wat andere organisaties op dit vlak doen. We hebben onder meer gesproken met KPN, ABN AMRO, ING en Essent. Sommige mensen noemen alles analytics, terwijl je daar andere competenties voor nodig hebt dan voor metrics. Een ziekteverzuimoverzicht is iets heel anders dan correlaties en een voorspellende analyse.”

 
Hoe gaat de P&O-adviseur daar straks op aansluiten?
Minke: “Een collega die bijvoorbeeld verzuim in het takenpakket heeft, kan nu zien wat het verzuimcijfer is. Maar we willen dat de P&O-adviseurs in de data die we hebben, zelf trends kunnen zien per groep van werknemers en zelf gaan nadenken of het wellicht interessant is dit te koppelen aan andere data, bijvoorbeeld uit ons betrokkenheidsonderzoek. Met de analyses zelf gaat het toekomstige expertteam HR Metrics & Analytics aan de slag. Uiteindelijk moet dit inzichten opleveren hoe het verzuim beter beïnvloed kan worden zodat de kosten omlaag kunnen.”

Hoe gaan jullie de P&O-adviseurs hiervoor enthousiast maken?
Brigitta: “Onder meer door een aantal showcases uit te voeren. Inmiddels hebben we er drie. Bijvoorbeeld een analyse van de invloed van P&O-indicatoren op de productiviteit. Ofwel: aan welke knoppen kunnen we draaien om die te verhogen? Zo konden we op basis van een regressieanalyse zien of we invloeden konden voorspellen. Hieruit bleek dat er geen correlatie was. Nu weten we dat bepaalde instrumenten toch niet zoveel invloed hebben op de productiviteit. We zijn verder bezig om P&O-data met verkoopdata te koppelen. Zo kunnen we beleidsadvies geven over hoe de productiviteit van bijvoorbeeld medewerkers aan de telefoon verhoogd kan worden. Een van de vragen is of het uitmaakt of medewerkers 24 uur of 36 uur per week werken. Het is een goede leerschool, waarbij we tegen allerlei vragen aanlopen. Onder andere waar we de juiste data vandaan halen, hoeveel tijd een analyse vergt, hoe we de resultaten in begrijpelijke taal omzetten voor onze P&O-collega’s.”

Zoeken jullie hiervoor samenwerking met andere afdelingen?
Minke: “Ja, anders gaat het niet. We hebben samengewerkt met onze collega’s van business intelligence van IM&IT en mensen die gespecialiseerd zijn in ons SAS-systeem en met finance die ons data verschafte.”

Voeren jullie intern campagne om de mindset te beïnvloeden?
Brigitta: “We geven binnen Achmea workshops voor collega’s. Zij komen met veel vragen, ook buiten de workshops om. De interesse is eigenlijk heel groot. Je hoort en leest geregeld over HR Analytics. Ook de P&O Tafel, het corporate P&O-overleg, houdt het thema op de agenda, wat bij P&O’ers de behoefte stimuleert aan meer informatie. Ze realiseren zich dat ze er iets mee moeten. Sommige P&O’ers experimenteren al met cijfers, bijvoorbeeld voor recruitment-doeleinden. Bij deze groep en onder de jongere P&O’ers is de aandacht het grootst.”

Is HR Analytics over twee jaar vast onderdeel van de organisatie?  Brigitta: “Dan verwacht ik dat het expertteam functioneert op holdingniveau, waar de analyses worden uitgevoerd. De P&O-adviseurs leggen de business-vragen voor en koppelen de resultaten terug naar de businesspartner. Dit leidt tot showcases. Daarnaast streven we ernaar om de komende twee jaar de metrics te standaardiseren.”

En Achmea zoekt vanaf nu andere profielen P&O-functies?
Minke: “Dat zal inderdaad veranderen. Wij zien nu al dat het voor P&O’ers steeds belangrijker wordt om meer van de data te weten. Dat zal een regulier onderdeel van de P&O-taak worden. Zoals data-analyse bij marketing hoort, zo zal het straks ook bij P&O horen.”

Tips

1. Beschrijf goed wat je wilt, waarom, hoe en wanneer
2. Doe HR Analytics er niet even bij maar maak er tijd voor vrij
3. Creëer voldoende draagvlak bij collega’s, directie en business
4. Zet kleine stappen, boek kleine successen
5. Maak onderscheid tussen ‘HR Analytics’ en ‘HR Metrics’
6. De basis voor juiste analyses is de kwaliteit en beschikbaarheid van goede data
7. Standaardiseer data en definities om latere discussie hierover te vermijden
8. Zorg voor kennis en kunde bij alle P&O-collega’s
9. Betrek ook datamensen van andere afdelingen in de organisatie

Valkuilen

1. Basis onvoldoende op orde in termen van datakwaliteit
2. Analyses vanuit beschikbare P&O data, in plaats vanuit business vraagstukken.
3. Direct groot inzetten door meteen een complete afdeling op te tuigen
4. Ingaan op aanbiedingen van aanbieders in de markt voor je precies weet wat je wilt
5. Veronderstellen dat je na één training of seminar over HR Analytics voldoende weet van het onderwerp