In juni 2019 stuurde Renewi de eerste Pulse survey uit. Inmiddels zijn er al vijf Pulses geweest en staat de zesde op de planning voor juni 2021. Met de survey-tool van AnalitiQs worden de medewerkers van Renewi gevraagd naar hun ervaringen. Renewi heeft een aantal vaste onderwerpen; ze vragen hoe medewerkers zich voelen, in hoeverre medewerkers Renewi zouden aanbevelen als werkgever (eNPS), wat hun redenen zijn om Renewi wel of niet aan te bevelen en hoe zij de opvolging van vorige Pulses hebben ervaren. Daarnaast wordt er voor elke Pulse gekeken wat op dat moment hot topics zijn binnen de organisatie.

“In 2020 was de coronacrisis natuurlijk een belangrijk onderwerp. Vragen hierover voegden we toe aan Pulse surveys om te achterhalen wat er speelt bij de medewerkers, hoe ze het thuiswerken ervaren en of ze nog iets missen met betrekking tot het thuiswerken. Hier kwam bijvoorbeeld naar voren dat de meeste afdelingen positief waren over het contact met manager en collega’s, maar er ook afdelingen waren waar dit minder goed ging. Afdelingen kunnen zo ook van elkaar leren; wat doen ze bij de afdelingen waar het wél goed gaat? Die gesprekken onderling zijn waardevol.”

Om een compleet beeld te krijgen is het belangrijk dat zo veel mogelijk medewerkers hun stem laten horen. Hoe zorgen jullie bij Renewi dat de respons hoog blijft?

“AnalitiQs levert ons tijdens de periode dat medewerkers een Pulse survey invullen een respons-overzicht in de vorm van een dashboard. Alle managers hebben hier toegang toe, waar zij kunnen bijhouden hoeveel medewerkers van hun team de survey hebben ingevuld. Het motiveert als managers kunnen zien welke teams een hoog responspercentage hebben. Verder laten we medewerkers weten dat dit het moment is om hun mening te delen en dat er actief iets mee gedaan wordt.”

Begin gewoon!

Het bepalen van relevante onderwerpen die in de Pulse surveys moeten komen en het motiveren van de medewerkers om de Pulse in te vullen is goed georganiseerd bij Renewi. Maar hoe is het gelukt om draagvlak te krijgen voor de eerste Pulse survey binnen Renewi? En heb je tips voor hoe andere organisaties dit kunnen aanpakken?

“Gelukkig is er bij Renewi vanuit de CHRO, het divisiemanagement en de Executive Committee altijd draagvlak geweest. Zij vinden het belangrijk om te weten wat er speelt onder de medewerkers. Voor organisaties waarbij het lastig is de business mee te krijgen is mijn tip om klein te beginnen. Bijvoorbeeld een klein onderzoek binnen een afdeling waar je wellicht wat op kunt analyseren. Zorg dat je een paar interessante cases hebt waarin de waarde van het verzamelen van feedback aangetoond kan worden voordat je het verder uitrolt.”

Renewi levert aan AnalitiQs voor elke Pulse de benodigde gegevens van de medewerkers aan, zoals de e-mailadressen voor de uitnodigingen en de divisie waar de medewerkers werkzaam zijn. De gegevens waren bij de start van het Pulse project nog niet compleet, waardoor jullie niet in staat waren een optimale dataset te leveren. Toch zijn jullie wel begonnen. Wat was jullie ervaring hierin?

Hoe vaker we een Pulse houden, hoe beter we de data leren kennen. Punten als organisatieveranderingen hebben veel invloed op de data. Aan het begin van het Pulse traject hebben hiermee we wel wat issues gehad. Als bijvoorbeeld teams worden samengevoegd willen we wel dat we het samengevoegde team nog kunnen vergelijken met de losse teams uit vorige Pulses. Gelukkig hebben we dit samen met AnalitiQs in de data kunnen doorvoeren. Inmiddels zijn we een heel eind en is de kwaliteit veel beter dan toen we begonnen met Pulse. Hierin is het prettig dat we hulp krijgen van een Data Scientist van AnalitiQs. Maar het belangrijkste is toch dat je zelf je data goed kent en ook weet waar de kwaliteit verbeterd moet worden.

Mijn tip aan andere organisaties zou zijn; begin met de gegevens die beschikbaar zijn, de kwaliteit hoeft niet 100% goed te zijn, gedurende het traject kom je er vanzelf achter waar de issues zitten. Houd gemaakte wijzigingen goed bij en zorg dat deze worden meegenomen in het verbeteren van de datakwaliteit. Op een gegeven moment merk je dat je steeds minder tijd kwijt bent aan het aanpassen van data alvorens je uitnodigingen kan versturen. Dus eigenlijk twee vliegen in een klap: je weet hoe je medewerkers zich voelen, en je weet waar je issues zitten in de data. Kan alleen maar beter worden!”

Bespreek je resultaten en zet ze om in een product

AnalitiQs levert een dashboard en rapportages met de resultaten voor divisies en op totaalniveau. In het online dashboard kunnen managers inloggen en alle voor hen relevante resultaten inzien. Hoogst zonde als deze resultaten niet optimaal worden benut om actie te ondernemen. Hoe zorgt Renewi voor opvolging op de bevindingen? En wat zijn verrassende resultaten?

“We streven er naar dat de resultaten op alle levels in de organisatie besproken worden, van hoog in de organisatie tot teamlevel. HR probeert altijd te helpen op locaties waar nodig. Daarnaast zorgen we voor een toolkit, waarin de meest gestelde vragen rondom het Pulse project behandeld worden, en presentatie templates voor managers. We bespreken de resultaten ook met onze centrale ondernemingsraad. Van iedere manager wordt verwacht dat zij de resultaten met hun teams bespreken. Hieruit worden één of meerdere punten geselecteerd waar verder aan gewerkt kan / moet worden, samen met het team. Zo houd je het behapbaar voor iedereen, want je kunt natuurlijk niet alles in één keer wijzigen.

In de toolkit wordt ook uitgelegd waar managers de resultaten van hun team kunnen vinden en hoe ze het bespreken van de resultaten kunnen aanpakken. Het is mooi om te zien dat managers er inmiddels zelf al over beginnen wanneer ze de resultaten kunnen verwachten. Managers zien de meerwaarde van het Pulse project in, en ze willen weten of de resultaten van hun team zijn verbeterd. We merken vooruitgang in de resultaten op de vragen of de vorige Pulse uitkomsten zijn besproken en of er actie is ondernomen!

Een ander opvallend resultaat vinden wij het aantal dagen dat medewerkers na corona weer op kantoor willen werken; dit was een stuk lager dan verwacht. We dachten dat medewerkers het thuiswerken zat zouden zijn, maar medewerkers willen na corona gemiddeld 2,5 dag op kantoor werken. Iedereen is inmiddels misschien toch meer gewend aan het thuiswerken dan we dachten, wat ten goede kan komen aan de werk-privé balans.”

Afsluitende tip: maak het voor iedereen makkelijk om mee te doen

Heb je nog afsluitende tips voor andere organisaties die aan de slag willen met Pulse surveys?

“Zorg ervoor dat je het proces zo makkelijk mogelijk maakt voor je medewerkers en ook voor de managers; geef de handvatten hoe zij hun medewerkers kunnen enthousiasmeren om deel te nemen aan Pulse surveys en ook om de resultaten bespreekbaar te maken. Stel ook voor hen een Q&A op met de meest gestelde vragen van medewerkers.”

Door het inzetten van Pulse Surveys laat je als organisatie zien dat je openstaat voor verandering en dat je actie wilt ondernemen voor het verhogen van het werkgeluk van je medewerkers. Hiermee creëer je een kettingreactie; medewerkers voelen zich gehoord – er ontstaat een verbeterde organisatiecultuur – medewerkers worden gelukkiger en het verloop dringt terug. Dus zoals Susanne al aangaf: begin gewoon!

Meer over Pulse Surveys