Logo
  • Achtergrond
  • 15 november 2021
  • Irma Doze AnalitiQs

Beginnen met datagedreven werving en selectie (verbeteren)

De impact van werknemers op het behalen van de doelstellingen is groter dan ooit, terwijl het vinden en behouden van geschikt personeel steeds ingewikkelder wordt. De traditionele werkwijze voldoet niet meer. Althans, het kan stukken efficiënter én effectiever. Juist in het werving-en-selectieproces zijn data van grote toegevoegde waarde. Begin met enkele eenvoudige analyses die inzichten verschaffen en helpen om eerste keuzes te maken. Is de organisatie eraan toe om AI en algoritmes in te zetten, dan kunnen wellicht grotere stappen worden gezet.
Beeld Beginnen met datagedreven werving en selectie (verbeteren)

Het doel van een datagedreven werving-en-selectieproces is om de organisatie tijd en geld te besparen in de zoektocht naar succesvolle nieuwe werknemers. Een goede eerste stap is het meten van en sturen op de kengetallen die de effectiviteit en de efficiëntie van het proces in beeld brengen. We noemen er hier zes.

  • Quality of hire. Deze meetwaarde heeft als doel te meten in welke mate nieuwe werknemers goed presteren, passen bij de organisatie en bijdragen aan het succes van de organisatie én hoelang ze blijven. Zo moet de waarde van de medewerker na een succesvolle werving en selectie nog blijken in de praktijk. Tussen de eerste en laatste werkdag kan er van alles gebeuren. Om te achterhalen of het werving-en-selectieproces succesvol is, kun je het beste kijken naar de tijd die het duurt van de eerste werkdag tot het moment waarop de werknemer voldoende prestaties levert, de zogenoemde ramp-uptijd. Je kunt ook kijken naar het aandeel nieuwe werknemers dat ten minste een aantal maanden (bijvoorbeeld in een callcenter) of een jaar of twee jaar (bijvoorbeeld in de zorg) blijft. Dit leidt bijvoorbeeld tot de volgende definitie: het percentage nieuwe werknemers dat na één jaar nog in dienst is (retentie) en een positieve beoordeling heeft gekregen of voldoende prestaties heeft geleverd. Bij een werknemer die inderdaad voldoende lang in dienst blijft en voldoende presteert, is er sprake van voldoende quality of hire.
  • Net hiring score. Voordat de quality of hire van een nieuwe werknemer kan worden achterhaald, is al de nodige tijd verstreken (van enkele maanden tot een of meer jaren). De net hiring score (NHS) biedt een alternatief. Deze score wordt namelijk direct na de onboardingperiode van 90 à 100 dagen gemeten. Het doel is te achterhalen hoe goed een nieuwe werknemer bij de baan en de organisatie past. Je stelt twee vragen. Aan de leidinggevende wordt gevraagd: in hoeverre is de nieuwe werknemer de juiste voor de baan? Aan de nieuwe werknemer wordt gevraagd: in hoeverre is deze baan de juiste keuze voor u? De antwoorden kunnen variëren van 0 (helemaal niet) tot 10 (perfect). Voor de NHS worden de scores van de leidinggevende en de werknemer bij elkaar opgeteld en gedeeld door twee. Daar komt een gemiddelde uit. Werknemers met een hoog gemiddelde (volgens de VS-berekening een 9 of hoger, volgens de Europa-berekening een 8 of hoger) worden strong fits genoemd. Een lage score (VS: een 6 of lager; Europa: een 5 of lager) betekent dat een werknemer een poor fit is. Door de scores van alle nieuwe medewerkers samen te voegen en het percentage poor fits af te trekken van het percentage strong fits, krijg je de net hiring score. Een positieve score betekent dat de organisatie meer goede dan slechte keuzes heeft gemaakt in het aannemen van mensen.
  • Cost of hire / hiring budget. Traditioneel worden de kosten van werving en selectie gemeten als de gemiddelde kosten per nieuwe werknemer, de zogenaamde cost of hire. Maar werving en selectie is een investering, geen kostenpost. Een goed alternatief is het kengetal hiring budget. Dat is een percentage dat wordt berekend door de totale kosten van het rekruteren van de nieuwe werknemers te delen door de som van de salarissen van de nieuwe werknemers. Daarmee koppel je het bedrag dat je investeert in het aannemen van een werknemer aan diens waarde. Op die manier kun je eenvoudig verantwoorden dat het aannemen van een werknemer voor een zwaardere rol, zoals een nieuwe marketingdirecteur, meer wervingskosten met zich meebrengt.
  • Time to hire / hiring velocity. De time to hire geeft aan hoeveel tijd er verstrijkt tussen het begin van de zoektocht naar een nieuwe kandidaat en het moment waarop de kandidaat wordt aangenomen. Een lang selectieproces draagt niet bij aan een positieve ervaring van sollicitanten. Doe je er te lang over om een beslissing te nemen, dan bestaat de kans dat kandidaten hun geluk elders gaan zoeken. Sturen op een gemiddelde time to hire brengt nadelen met zich mee, vooral als er sprake is van uitschieters. Het is dan ook goed naar de data achter het cijfer te kijken, de verdeling van het aantal nieuwe werknemers over de duurklassen. Time to hire houdt ook geen rekening met de zwaarte van de functie, net als cost of hire. Een additioneel aanvullend kengetal om te gebruiken, is de hiring velocity. Daarmee meet je het percentage van de nieuwe werknemers die de recruitmentafdeling binnen de afgesproken deadline heeft weten binnen te halen. Deze deadline is gebaseerd op het type functie waarvoor moet worden geworven en wanneer de nieuwe werknemer nodig is. Naast het monitoren van het werving-en-selectieproces, helpt dit kengetal de leidinggevenden ook beter na te denken over wanneer welke werknemers daadwerkelijk nodig zijn en welke doorlooptijd haalbaar is.

Datagedreven de werving verbeteren

Als je de strategie en het proces van het werven en selecteren wilt verbeteren, begin je met enkele eenvoudige analyses die inzichten verschaffen en helpen om eerste keuzes te maken. Is de organisatie eraan toe om AI en algoritmes in te zetten, dan kunnen wellicht grotere stappen worden gezet.
Met een grondige data-analyse kom je erachter wat de kenmerken en drijfveren waren van de beste onder de nieuwe werknemers. Wie zijn ze? Waar kwamen ze vandaan? Welke eigenschappen delen ze? Door de variabelen te achterhalen die consistent terugkomen bij de beste nieuwe werknemers, weet je ook wie je in het vervolg moet zoeken én waar je ze moet zoeken.
Voor een succesvolle werving zijn echter niet alleen de juiste kanalen van belang, maar ook een optimale wervingsboodschap. De ideale kandidaat bereiken alleen is niet voldoende, je moet hem of haar ook nog aanzetten tot solliciteren. Met relatief eenvoudig onderzoek kun je achterhalen wat de organisatie aantrekkelijk maakt voor de doelgroep. Stel deze vraag ook aan het personeel: wat maakt de organisatie een aantrekkelijke werkgever? De aspecten die voor beide groepen doorslaggevend zijn, zijn de sterkste verkoopargumenten. Hiermee zorg je tevens dat de bestaande werknemers ambassadeurs worden van de organisatie en deze helpen 'verkopen' als werkgever.

Online sentiment

Of een organisatie er nu veel of weinig aan doet, er is altijd sprake van een employer brand, oftewel een werkgeversmerk. De organisatie kiest natuurlijk zelf haar positionering, de employer value proposition (EVP), maar dit is niet per se het imago zoals de doelgroep die ziet. En sollicitanten hechten belang aan dit imago. Wat de huidige positie van de organisatie is, kun je onderzoeken maar kan ook worden achterhaald door online te ontdekken wat (ex-)werknemers over de organisatie als werkgever zeggen. Met behulp van textmining wordt dit zogenoemde online sentiment in kaart gebracht.

De doorslaggevende verkoopargumenten gebruik je uiteraard in de vacaturetekst. Een relatief simpele manier om vacatureteksten te optimaliseren is een A/B-test waarin twee varianten van een vacature met elkaar worden vergeleken. Beide varianten staan tegelijk online en worden ieder maar bij één helft van de bezoekers getoond. Vervolgens vertellen de data welke tekst de beste sollicitanten oplevert.
Het nadeel van live testen is dat de ideale kandidaat misschien net de 'verkeerde' vacaturetekst ziet en zich niet aangesproken voelt om te solliciteren. Voordat je live gaat testen, is het dan ook raadzaam eerst het nodige onderzoek te verrichten. Met behulp van deskresearch en kwalitatief en kwantitatief onderzoek leer je je doelgroep beter kennen.

  • Welke werkgevers zijn de belangrijkste concurrenten?
  • Op welke sites en kanalen oriënteert de doelgroep zich?
  • Waarmee trek je hun aandacht?
  • Wat vindt men van de vacaturesite en de vacatures?
  • Bieden verkiezingen, prijsvragen of gamificatie mogelijk toegevoegde waarde, of juist niet?
  • Wordt de organisatie als werkgever in overweging genomen en waarom wel of niet?
  • Waar haken potentiële kandidaten in spe af in het wervingsproces?

Het gedrag van kandidaten op de vacaturewebsite is uiteraard ook van belang. Dit kan worden gemeten, bijvoorbeeld met Google Analytics. Het geeft inzicht in wat bezoekers precies op de site doen. Combineer dit met het onderzoeken van de ervaringen van de kandidaten (de candidate experience) op de vacaturewebsite en in het traject erna. Op die manier wordt de gehele funnel in kaart gebracht: van doelgroep, de ingang van de trechter, tot nieuwe werknemers die uiteindelijk uit die trechter komen.

Tip

Volg niet alleen het gedrag op de eigen website, maar monitor ook de eigen vacatures op andere platformen. De data daaruit kunnen vertellen of je de doelgroep aanspreekt met de wervingsboodschap. Als dat niet het geval is, is het uiteraard handig om veranderingen door te voeren.

Analytics inzetten

Je kunt nog een stapje verder gaan en data en algoritmes laten bepalen waar het budget moet worden ingezet om een bepaalde functie onder de aandacht te brengen. De data bepalen dan ook wanneer potentiële kandidaten – zo veel mogelijk op basis van hun zoekgedrag, locatie en profiel – de juiste vacatures krijgen voorgeschoteld.

Als een kandidaat al op een andere website heeft gezocht naar bijvoorbeeld een ICT-functie, dan kan de eigen website op basis van (anonieme) data worden gepersonaliseerd. Deze kandidaat krijgt dan bij een bezoek aan de eigen vacaturewebpagina van de organisatie meteen de ICT-vacatures te zien. Ook het gedrag op de vacaturewebpagina zelf kan worden ingezet, bijvoorbeeld voor het tonen van soortgelijke vacatures. Of je toont de (meest passende) vacature nog een keer op de site van een derde, als de bezoeker van de organisatiewebsite uiteindelijk besloot de pagina te verlaten zonder te solliciteren. Hoe meer informatie kan worden meegegeven aan een vacature, hoe beter intelligente systemen kunnen voorsorteren. Daarmee krijgt de organisatie niet zozeer méér sollicitanten, maar vooral meer pássende kandidaten.

Hoewel je door het gebruik van data meer passende kandidaten krijgt, blijft het onverminderd belangrijk dat ook het selectieproces goed verloopt. Organisaties die daarin minder succesvol zijn, krijgen niet de juiste mensen op de juiste plek en lopen risico op meer verloop en hoger verzuim. Om het selectieproces te verbeteren, kun je het eerst analyseren met behulp van processmining. Daarbij worden de processtappen zoals ze op papier zijn uitgedacht, vergeleken met de stappen die in werkelijkheid zijn gezet. Die laatste informatie wordt uit het systeem gehaald. Door te vergelijken ontdek je wellicht dat het selectieproces in de praktijk heel anders verloopt dan het is bedacht.

Hoe het werkelijke recruitmentproces kan afwijken van het proces 'op papier'

Interessant is daarbij of succesvolle kandidaten andere stappen of een andere volgorde van stappen hebben doorlopen dan sollicitanten die onderweg zijn afgehaakt. Daarmee kun je achterhalen welke zaken invloed hebben op het proces. Er kan ook worden achterhaald hoe de doorlooptijd kan worden verkort of hoe de kwaliteit kan worden verbeterd door bepaalde stappen aan te passen. Daarbij kijk je uiteraard ook naar de tevredenheid van de sollicitanten over het proces.

Dit artikel is afkomstig uit de bijlage Praktische toepassingen van datagedreven HR uit het boek HR-analytics: Waarde creëren met datagedreven HR-beleid.

Producttips

Volg HR Praktijk

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste HR-nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.