In deze blog licht ik de belangrijke dubbelrol van de HR-afdeling uit. Aan de ene kant wordt er namelijk van de HR-afdeling verwacht dat zij de adoptie van de digitale werkplek goed managen, aan de andere kant moet de HR-functie zélf ook worden vernieuwd.

Rol 1: Adoptie management

De CIO zorgt voor de aanschaf en implementatie van nieuwe IT-systemen. De IT-afdeling gaat hier vervolgens mee aan de slag. Maar wie zorgt voor de adoptie in de business? Wanneer de adoptie van innovaties niet goed wordt gemanaged, blijven werknemers zich vasthouden aan hun oude gewoontes en werkwijzen. Dit is niet alleen zonde van de investering, maar hierdoor zal de digitale transformatie nooit zijn vruchten gaan afwerpen. Dit brengt de organisatie in een vicieuze cirkel: de voordelen van digitale transformatie worden niet gezien, dus de werknemers passen zich niet aan.

HR-professionals hebben een sleutelrol bij de adoptie van de digitale werkplek. De overstap naar digitale bedrijfsmodellen zorgt voor een fundamentele verandering in de belangrijkste organisatieprocessen en de dagelijkse werkwijzen. Dit vraagt om veel flexibiliteit van de medewerkers. Hierbij is het belangrijk voor de HR-professionals om de volgende tips in het achterhoofd te houden:

1. Frequent en efficiënt communiceren

De communicatie rondom de adoptie van digitale transformatie moet niet alleen bestaan uit zenden. Het moet een samenspel zijn van zenden en ontvangen: faciliteer in interactie en ga het gesprek aan. Plan bijvoorbeeld een wekelijkse evaluatie in met iedere afzonderlijke afdeling, om de obstakels en positieve punten bespreekbaar te maken. Zorg er hierbij voor dat de medewerker zich gehoord voelt en mee wordt genomen in het traject.

2. Uitstippelen en bijstellen

Analyseer en deel succesverhalen en duidelijke roadmaps voor digitale transformatie die leiden tot cultuurverandering. Dit geeft de medewerkers een duidelijk beeld van het verwachtingspatroon. Hierbij is het voor de HR-professionals van belang om de cultuurveranderingen binnen de eigen organisatie goed te monitoren en hierop terugkoppeling te geven aan het team.

3. Feedback en feedforward

Besteed regelmatig aandacht aan de tevredenheid van de werknemers. Wat vinden zij van de digitale transformatie? Zien ze de voordelen? Waar lopen ze tegenaan? Dit punt sluit aan op de voorgaande punten: het plan rondom de adoptie van digitale transformatie moet geen eenrichtingsverkeer vormen. Feedback vanuit werknemers moet worden verwerkt in feedforward, waarop het plan op tijd kan worden bijgestuurd. Een tevreden werknemer telt immers voor twee.

Rol 2: Digitale transformatie van de HR-functie zelf

De focus van de HR-afdeling blijft vaak hangen op het bovengenoemde adoptiemanagement. Dit is zonde, want hierdoor blijven veel innovatiemogelijkheden voor de HR-functie zélf onbelicht. Uit het onderzoek HR Transformation van KPMG, onder bijna negenhonderd bedrijven, blijkt dat bijna 60 procent van de ondernemingen geen plan van aanpak kent voor de hervorming van de HR-functie.

Innovaties zoals Machine Learning, de inzet van Data Analytics en het gebruik van de cloud worden te weinig benut om de HR-functie te hervormen.

KPMG zegt hierover: “Bedrijven profiteren hierdoor niet alleen onvoldoende van het arbeidspotentieel dat zij in huis hebben, zij zetten ook hun concurrentiepositie op het spel. Een beperkt aantal bedrijven is zich bewust van het feit dat het veranderende ondernemingsklimaat vraagt om een geheel andere invulling van de HR-functie.”

Multi-tasken in de dubbelrol

Om de transformatie van de HR-afdeling niet te ‘vergeten’ en ook de business goede begeleiding te geven in het proces, is het noodzakelijk om beide trajecten tegelijk te laten verlopen. Op deze manier kan de HR-afdeling tegelijkertijd ook haar eigen adoptie managen en de feedback vanuit de business verwerken in het gehele traject.