Recruitmentbureau Robert Walters bespreekt enkele van de uitdagingen waar HR-afdelingen mee te kampen hebben, nu organisaties beseffen dat covid-19 een langdurig effect zal hebben op de manier waarop we werken. Als je in een organisatie werkt die noodgedwongen mensen moest laten gaan, of in een sector werkt die hard werd getroffen door de crisis, kunnen medewerkers zich zorgen maken over hun werkzekerheid. Dit kan een grote impact hebben op hun vertrouwen in de organisatie en daarmee hun betrokkenheid en welzijn. HR kan hen zoveel mogelijk geruststellen door middel van frequente en transparante communicatie.

Het clusteren van medewerkers is een andere valkuil van langdurig thuiswerken. Nu bijkletsen bij de koffiemachine niet meer tot onze dagelijkse routine behoort, bestaat het risico dat medewerkers alleen contact onderhouden met de handvol collega's waar ze nauw mee samenwerken. Ook hebben mensen in online vergaderingen de neiging om direct ter zake te komen, waardoor de small talk erbij inschiet.

Voor komende tijd komen de volgende vijf zaken dan ook hoog op de agenda van HR te staan:

1. Breng medewerkers samen via virtuele platforms en apps

Bedrijfscommunicatieplatformen zoals Workplace en Yammer nodigen medewerkers uit om successen te delen, op een informele manier samen te werken en speciale momenten samen te vieren. Met applicaties voor virtuele herkenning zoals Kudos en iAppreciate kunnen medewerkers elkaar erkenning geven voor prestaties.

2. Begeleid managers bij de nieuwe manier van werken

Veel organisaties vreesden dat de overgang naar een personeelsbestand op afstand zou leiden tot een daling van het productiviteitsniveau, maar het tegendeel bleek waar. Uit een onderzoek van Robert Walters van mei dit jaar blijkt dat 78% van de werkgevers een gelijke of verhoogde output van hun team zagen. Maar het zou een vergissing zijn om achterover te leunen en te denken dat dit zo blijft.

Op de lange termijn hebben mensen meer structuur, positieve feedback en een andere managementstijl nodig om hen tevreden en productief te houden. Een personeelsbestand op afstand brengt ook nieuwe beleidsvragen met zich mee. Bijvoorbeeld: willen we vasthouden aan vaste werktijden, of zelfs aan een werkdag van 8 uur?

HR kan het management begeleiden bij het leidinggeven in een veranderde wereld. Je kunt op bedrijfsniveau regels en richtlijnen opstellen met betrekking tot thuiswerken. Uit een studie van Robert Walters blijkt dat 48% van de managers 'gewerkte uren' gebruikten als variabele om prestaties te meten. HR kan zijn rol als business partner waarmaken door het management te helpen bij het implementeren van nieuwe evaluatietechnieken, zodat de managementstijl van de organisatie aansluit op de nieuwe manier van werken.

3. Houd de werkverdeling tegen het licht

De gevolgen van de pandemie hebben wellicht voor de ene afdeling meer werk gebracht, terwijl er op andere afdelingen te weinig werk is. Ga met de verschillende afdelingen in gesprek om de nieuwe situatie helder in beeld te krijgen. Zijn er taken die tijdelijk kunnen worden uitbesteed aan een andere afdeling? Zijn er medewerkers die openstaan voor een permanente overstap naar een andere afdeling?

Zoals algemeen bekend, is het aan boord houden van een medewerker veel goedkoper dan het aantrekken van nieuw personeel. Dit is nog steeds het geval als er tijd - en eventueel financiële middelen - geïnvesteerd moet worden om bestaande medewerkers klaar te stomen voor een nieuwe functie. Je weet namelijk dat deze werknemers zich thuisvoelen in de organisatie, waardoor de kans op vertrek een stuk kleiner is dan bij een nieuwe medewerker. En de bonus: de rest van de organisatie ziet dat je een fantastische werkgever bent, die er ook in moeilijke tijden alles aan doet om medewerkers in dienst te houden. 

4. Creëer een centrale plek voor alle HR-vragen van medewerkers

De regels voor zowel thuiswerken als het werken op kantoor, werving en onboarding op afstand, ziekteverzuim, vakanties in het buitenland en zakenreizen moeten voortdurend worden gemonitord en geëvalueerd. Voeg daarbij de hulpprogramma's van de overheid waarvan je op de hoogte moet blijven, het papierwerk dat ermee gepaard gaat... er lijkt geen eind te komen aan je to do-lijst.

Er is geen simpele oplossing voor deze overload aan werk, maar één stap in de goede richting is het creëren van een centrale plek waar alle medewerkers op elk moment up-to-date informatie kunnen vinden. Zo zorg je ervoor dat de HR-afdeling geen tijd verliest aan het beantwoorden van steeds dezelfde ad-hoc vragen van medewerkers.

5. Voorkom paniekbeslissingen van het management

Senior management heeft de ongelooflijk moeilijke taak om de organisatie door de crisis te loodsen. HR kan optreden als de stem van de rede als men neigt tot al te drastische besluitvorming. Ontslagen zijn niet alleen zwaar voor de direct betrokkenen, ze veroorzaken onzekerheid bij alle medewerkers. Denk zorgvuldig na over het communiceren van maatregelen die een negatieve invloed hebben op het werknemersvertrouwen. Laat zien welke andere opties de organisatie heeft onderzocht om deze maatregelen te vermijden en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.