Logo
  • Achtergrond
  • 23 januari 2023
  • Visum buitenland

Visum aanvragen voor je medewerkers voor een zakenreis – Enkele aandachtspunten

Naar verschillende landen reizen voor zaken kan erg leuk zijn, maar het kan ook tot veel stress leiden. Zeker als je team verantwoordelijk is voor het coördineren van de zakenreizen. De regels voor elk land verschillen sterk, maar er zijn een aantal algemene zaken die je moet weten voordat je voor je werknemers een visumaanvraag indient.
Beeld Visum aanvragen voor je medewerkers voor een zakenreis – Enkele aandachtspunten

Strafblad en strafrechtelijk verleden

Dit kan misschien een lastig onderwerp zijn, maar het is wel een onderwerp dat je kan helpen bij het nemen van de beslissing om al dan niet de reisdocumenten van je werknemer aan te vragen, of hen dit zelf te laten doen, Veel landen bieden zogenaamde visumvrijstellingsprogramma’s aan, die reizen een stuk gemakkelijker maken en minder tijd in beslag nemen. De meeste landen die dit soort programma’s hanteren, geven een elektronisch visum uit, waardoor reizigers geen bezoek aan de ambassade hoeven te brengen en het ook niet nodig is om biometrische gegevens zoals vingerafdrukken te verzamelen. Het is meestal niet nodig om een fysiek visum aan te vragen, tenzij het door bepaalde omstandigheden wel noodzakelijk is.

Fysiek visum aanvragen

Een fysiek visum is wel noodzakelijk als de geschiedenis van de werknemer hier een rol in speelt. De meeste visumvrijstellingen voor landen als Amerika, Canada en Australië hebben een strikt beleid als het gaat om strafbladen en strafrechtelijk verleden. Dit kan een gevoelig onderwerp zijn voor je werknemer als hij of zij deze specifieke informatie niet openbaar wil maken.

'Het kan verstandig zijn om van tevoren een e-mail of document te sturen om erachter te komen wie zich ongemakkelijk voelt in dit soort situaties'

Het kan verstandig zijn om van tevoren een e-mail of document te sturen om erachter te komen wie zich ongemakkelijk voelt in dit soort situaties. Je werknemers kunnen verschillende redenen hebben om hun strafrechtelijk verleden voor zichzelf te houden en zullen vragen of ze gewoon zelf het visum kunnen aanvragen. De strengheid van de achtergrondcontroles hangt sterk af van het land.

Australië staat bijvoorbeeld bekend om zijn strenge en rigoureuze achtergrondchecks voor hun visa. Om in aanmerking te komen voor een eVisitor-visum, moeten de meeste reizigers bewijzen dat ze een goed karakter hebben en geen bedreiging vormen voor iemand tijdens de reis door Australië. Voor meer informatie kan de Australische overheid de hulp inschakelen van lokale politie als ze iets vinden in iemands dossier, ook al is het maar iets kleins. Dit kan ongemakkelijk worden als je de privacy van je werknemer waardeert en hen moet informeren dat de Australische immigratiedienst om een politierapport vraagt.

In de VS moet je, om een ESTA aan te vragen, verplicht vragen over je criminele verleden beantwoorden en moet je verschillende veiligheidsvragen met 'nee' kunnen beantwoorden, bijvoorbeeld of je ooit bent veroordeeld voor een misdrijf dat tot materiële schade heeft geleid, of ooit de wet met betrekking tot drugsbezit hebt overtreden.

Dit is voor de meeste werknemers waarschijnlijk geen probleem, maar het is verstandig om dit probleem waar mogelijk te vermijden door eerst contact op te nemen met de betreffende werknemers om ervoor te zorgen dat zij zich op hun gemak voelen bij het bedrijf dat deze informatie in de eerste plaats verwerkt. Of je kunt besluiten dat, afhankelijk van het aantal benodigde reistoestemmingen, het misschien beter is als ze hun visumaanvraag zelf afhandelen.

Paspoortinformatie

Bij veel reistoestemmingen gelden er vaak meer voorwaarden voor wie de aanvraag kan indienen. Dit omdat ze vaak ontworpen zijn zodat mensen ze makkelijk aan kunnen vragen. De meeste reizigers uit het Schengengebied kunnen eenvoudig elektronische reistoestemmingen aanvragen, zoals het eTA voor Canada, het ESTA voor Amerika, of het Australische eVisitor visum. Dit komt omdat de meeste landen in de EU deel uitmaken van de visumvrijstellingsprogramma’s om reizen tussen landen die een goede relatie met elkaar hebben en veel economisch verkeer, te vereenvoudigen.

'Ook al heeft iemand een Europese verblijfsvergunning, dan nog mogen reizigers met bepaalde paspoorten niet met een elektronisch visum reizen. Ze moeten in plaats daarvan een fysiek visum aanvragen'

Hoewel de meeste werknemers binnen het bedrijf waarschijnlijk een standaard Nederlands paspoort hebben, bestaat de kans dat ook al zijn ze technisch gezien Nederlands staatsburger, hun oorspronkelijke paspoort alsnog afkomstig kan zijn uit een land dat niet op de lijst staat van geaccepteerde landen voor een specifieke reistoestemming.

Als iemand bijvoorbeeld een Indiaas paspoort en een Nederlandse verblijfsvergunning heeft, komt hij of zij niet in aanmerking voor een ESTA, eTA or eVisitor visum. Ongeacht of diegene een Europese verblijfsvergunning heeft. Reizigers met deze nationaliteit kunnen nog steeds naar deze landen reizen, maar ze moeten wel een fysiek visum aanvragen met hun paspoort. Het nadeel hiervan is dat ze persoonlijk naar de ambassade moeten gaan om dit visum aan te vragen en dat het meer tijd kost voordat het visum is verwerkt.

Een ander voorbeeld is iemand met een Amerikaans of Canadees paspoort die naar Australië wil reizen. Ook al heeft diegene dan een Europese verblijfsvergunning, dan nog mogen reizigers met deze paspoorten niet naar Australië reizen met een eVisitor visum, en moeten ze in plaats daarvan een fysiek visum aanvragen.

Het is dus zeer verstandig om wat onderzoek te doen voordat je plannen maakt voor je werknemers om op korte termijn naar een ander land te reizen.

Een groepsaanvraag

Ondanks het extra werk dat het vooraf met zich meebrengt, is het veel makkelijker om als enige persoon verantwoordelijk te zijn voor de aanvraagprocedure van meerdere werknemers dan om meerdere werknemers zelf hun eigen aanvraag in te laten dienen. 

Met een groepsaanvraag kun je de controle hebben over maximaal 10 aanvragers tegelijk en kan er een contactpersoon worden genoteerd die de aanvragen beheert. Dit heeft veel voordelen. Het eerste voordeel is dat één persoon de aanvragen en de status van deze aanvragen kan beheren. Dit is ideaal voor het geval er iets misgaat. Op die manier hoeven reizigers geen vluchten en belangrijke zakelijke afspraken te missen. Of er kunnen op tijd vervangende plannen worden gemaakt, mocht dit nodig zijn.

Een groepsaanvraag bespaart ook tijd omdat het aanvraagformulier slechts één keer hoeft te worden ingevuld, waardoor veel van de contactgegevens en andere belangrijke documentatie geordend blijft. Dit is ook handige als het gaat om privacy gevoelige informatie, zoals paspoortnummers en documenten als pasfoto’s.

Zodra de aanvraagformulieren voor het visum zijn ingevuld, ontvangt de contactpersoon een bevestiging van de bestelling, en wordt voor elke aanvrager het visum individueel verwerkt. Waarschijnlijk zullen de visumaanvragen afzonderlijk van elkaar worden goedgekeurd.

Zo kunnen je werknemers snel en zonder zorgen op reis en kunnen de zaken gewoon blijven doorgaan.

Producttips

Volg HR Praktijk

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste HR-nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.