Siemons vertelt: “Bij veel organisaties tref ik angst aan om echte veranderingen door te voeren op het gebied van HR en salarisadministratie. Die angst komt deels voort uit het feit dat er binnen die organisaties eilandjes bestaan die niet goed met elkaar communiceren, waardoor niemand op alle terreinen kan meepraten. Niemand heeft het totaaloverzicht. Er is een afdeling HR en een afdeling salarisadministratie, en tussen die afdelingen bestaat een grote kloof. Die salarisadministratie ontleent zijn bestaansrecht onder andere aan uitzonderingen. Ze zijn vaak de sluitpost, en maken de fout om die uitzonderingen zelf vast te houden en op te willen lossen. Als een manager een fout maakt, herstellen ze dat, terwijl je eigenlijk terug zou moeten naar de bron. Leg de verantwoordelijkheid daar neer waar die feitelijk behoort te liggen. Ik begin mijn opdracht altijd met een bespreking met de directie waarin ik dit soort issues op tafel leg. Ik vertel ze wat ik ga aantreffen en welke veranderingen nodig zijn om een nieuw HR-systeem echt succesvol te implementeren. Die veranderingen gaan meestal veel verder dan men aanvankelijk denkt. Ik vraag ze of ze bereid zijn om de veranderingen die nodig zijn te ondersteunen. Dat raakt echt alles: de organisatie moet af van het denken in uitzonderingen. In plaats daarvan moet men gaan standaardiseren. Dat betekent dat de directie minder populaire maatregelen moet durven nemen. Ze zal afscheid moeten nemen van een cultuur waarin het altijd vermeden werd om de moeilijke gesprekken te voeren met de mensen die hun werk niet doen zoals zou moeten en daarmee voor die uitzonderingen verantwoordelijk waren.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Gratis uitgave e-HRM is fun

De mogelijkheden die e-HRM biedt om het werk voor (personeels)managers én medewerkers te vergemakkelijken, zijn al jaren bekend. Maar hoe creeer je draagvlak binnen je hele organisatie voor het uitrollen van e-HRM? HR Strategie heeft in samenwerking met AFAS Software het boek e-HRM=fun ontwikkeld vol met tips. Hierin laten specialisten en HR-managers zien hoe zij e-HRM succesvol in de praktijk hebben gebracht. Ook wordt een indringend kijkje in de toekomst gegeven: (e-)HRM in 2022... De uitgave e-HRM=fun kunt u geheel gratis aanvragen via www.hrstrategie.nl/ehrmisfun.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 

Eén PSA-afdeling

Het gaat, kortom, om uniform beleid maken en integratie van de processen. En dat kan optimaal vanuit één PSA-afdeling. In de traditionele situatie werken op de salarisadministratie en op de HR-afdeling totaal andere typen personen, en ze rapporteren vaak ook nog aan een andere directeur. Daar moet je van af, en je moet dus op voorhand afstemmen wie binnen de directie die nieuwe PSA-afdeling gaat aansturen. Die visie moet er liggen voordat je aan de slag gaat. Niet alle organisaties staan open voor dit soort veranderingen, maar voor een goede implementatie van een HR-systeem is het een eis dat de directie die veranderingen ondersteunt. De implementatie van AFAS bij Jumbo was een enorm project; een van de voornaamste sleutels voor het succes was dat ik de volledige steun had van de directie. ‘De veranderingen gaan meestal veel verder dan men aanvankelijk denkt’ Het verhaal van Jumbo was bijzonder. Ze zijn in 6 jaar gegroeid van 5.000 naar 30.000 man, en met de overname van C1000 zitten ze nu op 70.000 medewerkers. Die massa maakt automatiseren noodzakelijk. De opdracht van Jumbo was: maak er een geoliede machine van. Jumbo en AFAS zijn samen het systeem zodanig gaan uitwerken dat het de manager echt gaat helpen om werk te laten verdampen. Op die manier is InSite ontstaan, ook vanuit de gedachte dat de behoefte bij andere bedrijven heel sterk op die van Jumbo zou lijken. Jumbo is alleen een stuk groter, maar de vraagstukken zijn voor 90 procent hetzelfde. Het belang van het standaardiseren van alle in-, door- en uitstroomprocessen was bij Jumbo evident; een organisatie als Jumbo kan niet anders. Als je het voor 30.000 mensen toelaat om uitzonderingen toe te passen, moet je veel meer mensen aannemen om al die uitzonderingen te verwerken.

Maak het makkelijk

Omdat we bij Jumbo met de directie consensus hadden op de genoemde punten, konden we door naar de ontwikkelingsfase. Een belangrijke visie die we bij Jumbo hebben uitgewerkt is: de enige kans van slagen van ons project is als we het leven voor de manager makkelijker maken. De manager moet achter het systeem kruipen en zonder handleiding de mutaties kunnen invoeren. Salaristechnische mutaties moeten eigenlijk worden weggeautomatiseerd. Je moet niet van de manager een salarisadministrateur maken. Dat betekent concreet: als Jumbo een kassière aanneemt, moet je al in het systeem hebben vastgelegd welke parameters daaraan hangen, en moet je zorgen dat daarop geen uitzonderingen mogelijk zijn. Binnen InSite zijn daarvoor profielen ontwikkeld. Zulke trajecten zouden ermee moeten beginnen dat je als bedrijf gedetailleerd je eigen organisatiestructuur in kaart brengt. Daar zie ik het vaak fout gaan.

Hoeveel bedrijven zijn in staat hun organisatiestructuur echt uit te tekenen? Ik trek vaak de parallel met het bouwen van een huis. De manier waarop veel bedrijven in zo’n verandertraject stappen, vergelijk ik dan met een groep metselaars die beginnen te metselen terwijl de bouwtekening er nog niet ligt. Als je een huis gaat bouwen, begin je met de bouwtekening en de fundering, voor een organisatie zijn dat het organogram en de autorisatiestructuur. Die vormen samen de ruggegraat van je systeem. Maar in de praktijk zijn die zaken bijna nooit goed geregeld. Een salarisadministratie kun je vaak nog prima voeren zonder die fundering, maar een HR-systeem niet.

Voor een goed HR-systeem moet je het organogram en de autorisatiestructuur kunnen uittekenen: wie rapporteert aan wie? Wie geeft een beoordelingsgesprek aan wie? Wie keurt de verlofaanvragen goed? Vaak kunnen mensen zulke vragen niet beantwoorden omdat er zo veel uitzonderingen gelden. 5 procent uitzonderingen zorgt vaak voor 80 procent van het werk. Als je die organisatie- en autorisatiestructuur niet goed hebt ingericht, weet je zeker dat je over twee tot drie jaar kunt gaan puinruimen en zeker niet verder kunt bouwen met aanvullende HR-processen. In het verlengde hiervan: ik zie vaak dat de klant achterover gaat zitten en denkt dat de consultant de implementatie wel verzorgt. Maar zo werkt het niet: de kracht zit bij de klant zelf. Ik zeg wel eens over de software van AFAS dat je met een Ferrari komt voorrijden. Als je dan iemand die totaal onvoorbereid is de sleutels geeft, gaat het mis. Het product is zo breed, en met de verkeerde aanpak gaat het niet goed komen. En de klant moet echt zorgen dat hij zelf achter het stuur komt te zitten, dat hij snapt wat er gebeurt als hij aan een van de knoppen draait. Het verhaal is dat de klant voor 75 procent zelf aan de slag moet. Dat betekent ook: maak tijd en medewerkers vrij voor het project, anders gaat het niet werken. Hoe ik mensen meekrijg in dit verhaal? Dat lukt alleen als je ze iets kunt bieden waarmee ze echt geholpen zijn en dat doe je door het werk te laten verdampen en niet door het werk te verplaatsen. Iedere minuut dat een filiaalmanager van Jumbo aan de administratie besteedt, is hij niet in de winkel. En hij moet zo veel mogelijk in de winkel zijn. Dus als hij zijn in-, door- en uitstroommutaties sneller kan afhandelen, is dat de sleutel tot succes. Vervolgens moet het systeem makkelijk werken.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Gratis uitgave e-HRM is fun

De mogelijkheden die e-HRM biedt om het werk voor (personeels)managers én medewerkers te vergemakkelijken, zijn al jaren bekend. Maar hoe creeer je draagvlak binnen je hele organisatie voor het uitrollen van e-HRM? HR Strategie heeft in samenwerking met AFAS Software het boek e-HRM=fun ontwikkeld vol met tips. Hierin laten specialisten en HR-managers zien hoe zij e-HRM succesvol in de praktijk hebben gebracht. Ook wordt een indringend kijkje in de toekomst gegeven: (e-)HRM in 2022... De uitgave e-HRM=fun kunt u geheel gratis aanvragen via www.hrstrategie.nl/ehrmisfun.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

De managers van Jumbo zeiden na een eerste kennismaking met het systeem: “Oh, zo boek ik ook mijn reisje via internet”. Dat is de bedoeling: zorg dat het simpel is en dat het snel en effi ciënt kan worden uitgevoerd. Ik zie overigens meer toegevoegde waarde in MSS dan in ESS. Als je het over verdampen van in-, door- en uitstroomprocessen hebt, dan heb je het toch over MSS. Er zijn eigenlijk drie trappen: eerst moet de afdeling PSA het systeem optimaal hebben ingericht en begrijpen, daarna ga je kijken of je het naar de manager kunt tillen en als laatste stap kun je kijken of je ook de medewerker toegang gaat geven. Ik kom het vaak in verkeerde volgorde tegen. Ook hier kun je het weer vergelijken met de bouw van een huis. We hebben Profi t InSite ontwikkeld om het leven voor de manager makkelijker te maken, maar om dat te bereiken moet je eerst zorgen dat PSA precies weet hoe het werkt. Dat betekent: faseren. Bouw eerst de eerste verdieping, en pas daarna de tweede. De voornaamste winstpunten na een goede implementatie? Ik ben een groot voorstander van transparantie. Mensen kunnen zien waar zich iets bevindt. Het systeem leidt tot een snelle en effi ciëntere afhandeling van gegevens en tot kostenbesparing. Sommige bedrijven beginnen het traject vanuit de noemer kostenbesparing. Maar dat hoeft niet. Die kostenbesparing komt vanzelf.

Slagvaardig

Neem Jumbo: bij Jumbo moest een fi liaalmanager die naar een nieuwe winkel ging in het verleden daar eerst een eigen plek creeren. Met InSite gaat dat veel simpeler, want hij kan gelijk vanuit het standaardsysteem aan de slag. Dat maakt bedrijven slagvaardiger en stelt ze in staat om veel beter te groeien. In de oude situatie moesten dingen vaak op drie plekken worden ingetypt. Dat kon dus door drie mensen fout gedaan worden. Als het op één plek gebeurt, verminder je het risico op fouten en kun je bovendien direct traceren wie de fout heeft gemaakt; die kan namelijk maar door één persoon gemaakt zijn. In de huidige praktijk gaan mutaties nog over veel te veel schijven. En dat is ook een belangrijk onderdeel van het traject: mutaties bij de bron. Iedere organisatie moet de stap gaan maken om mutaties bij de bron neer te leggen. Als er sprake is van een adreswijziging heb je er toch als medewerker belang bij dat die goed wordt doorgevoerd? Hoe gaat het nu nog vaak in de praktijk? De medewerker geeft de wijziging door aan de leidinggevende. Die neemt het over op een mutatieformulier, en dan maar hopen dat het er goed op komt. Het formulier gaat naar de personeelsadministratie, en die stuurt het door naar de salarisadministratie die de wijziging vervolgens invoert in het systeem. Om e-HRM neer te zetten moet je een personeels- en salarissysteem optimaal ingericht hebben en alles wat met personeel te maken heeft erin hebben en bij de bron registreren. In veel organisaties hangt het systeem er een beetje bij. Maar dat systeem ga je een veel belangrijkere rol geven, want alles komt uit dat systeem voort. Als het daar niet is geregeld, moet de hele organisatie er last van hebben. Je kunt e-HRM ook niet meer los zien van andere afdelingen; je moet gaan praten met alle afdelingen die te maken hebben met die gegevens. Neem een stukje accountbeheer, dat noemen we tegenwoordig vaak identity management: bij welke bestanden mag iemand komen? Heeft een medewerker een pasje nodig om ergens een slagboom door te kunnen? Al deze zaken zijn te herleiden naar het personeels- en salarissysteem. Gevolg is dat het er niet meer als nice to have bijhangt, maar dat het een dwingend systeem wordt. Daar zijn ook de grootste winsten te behalen. Bij Jumbo zal het op termijn zo geregeld zijn dat iemand die niet in het systeem zit, niet kan komen werken.

Tips voor een succesvol traject

• Zorg dat de directie het traject volledig steunt.

• Zorg dat je geen kopie maakt van de bestaande situatie, grijp deze kans om zaken te veranderen.

• Creëer bewustzijn bij de mensen dat zij zelf – en niet de consultant – aan de knoppen moeten zitten.

• Zorg voor standaardisering, en neem radicaal afscheid van denken in uitzonderingen.

• Zorg dat het bedrijf de eigen organisatie- en autorisatiestructuur optimaal in beeld heeft.

• Zorg dat het systeem eenvoudig is en de manager écht helpt.

• Zorg voor invoer aan de bron.

• Zorgvuldigheid gaat boven snelheid.

Gratis uitgave e-HRM is fun

De mogelijkheden die e-HRM biedt om het werk voor (personeels)managers én medewerkers te vergemakkelijken, zijn al jaren bekend. Maar hoe creeer je draagvlak binnen je hele organisatie voor het uitrollen van e-HRM? HR Strategie heeft in samenwerking met AFAS Software het boek e-HRM=fun ontwikkeld vol met tips. Hierin laten specialisten en HR-managers zien hoe zij e-HRM succesvol in de praktijk hebben gebracht. Ook wordt een indringend kijkje in de toekomst gegeven: (e-)HRM in 2022... De uitgave e-HRM=fun kunt u geheel gratis aanvragen via www.hrstrategie.nl/ehrmisfun.