CEVA Logistics is een van de grootste logistiek dienstverleners met wereldwijd ruim 40.000 werknemers.  De organisatie in de Benelux telt ongeveer 3.000 mensen, die op 27 locaties werken. “Deze locaties, die wij sites noemen, zijn ingedeeld in regio’s en hebben allemaal een eigen Management Team. Voorheen hadden alle sites hun eigen manier van werven en inwerken van nieuwe medewerkers”, vertelt Tessa Dekker verantwoordelijk voor People Development & Communications: “We merkten dat het enthousiasme over de inwerkperiode per site verschilde. Omdat we het ontzettend belangrijk vinden dat mensen bij ons een goede start maken, zijn we gaan onderzoeken hoe we voor het aannemen van collega’s een centraal introductieprogramma konden ontwikkelen. De achterliggende gedachte is eenvoudig: we willen dat mensen zich zo snel mogelijk welkom en betrokken voelen en optimaal ingezet kunnen worden. Als je daarin slaagt heb je de halve wedstrijd al gewonnen.”

Om mensen optimaal te verwelkomen binnen de organisatie, ontwikkelde CEVA in de Benelux in samenwerking met het bedrijf Appical een onboarding programma dat bestaat uit een online en een offline deel. Dekker: “We hebben onder meer een app ontwikkeld die de nieuwe medewerkers een paar weken voor hun eerste werkdag ontvangen. Die app bevat verschillende elementen, waaronder interactieve filmpjes, tips ter voorbereiding op de eerste werkdag en een verhaal van onze managing director. Bovendien kunnen de nieuwe medewerkers een selfie maken en zichzelf voorstellen. Die informatie wordt vervolgens doorgestuurd naar de collega’s.”

Geïntegreerd programma

De app staat zeker niet op zichzelf, benadrukt Dekker; het is onderdeel van een heel programma. Mensen krijgen bijvoorbeeld een buddy toegewezen en er is elke maand een lunch voor nieuwe medewerkers. Ook is er ieder half jaar een centraal event op een van onze sites, waarvoor alle mensen die de afgelopen periode in de Benelux in dienst zijn gekomen worden uitgenodigd.

Bij het werken met zo’n centrale vorm van onboarding is het belangrijk dat alle sites het oppakken. Als in een filmpje op de app wordt aangekondigd dat iemand een buddy krijgt toegewezen, moet de organisatie dat ook waarmaken. “Het moet groeien in de cultuur”, aldus Dekker. Bij CEVA is dat inmiddels gelukt, en ook het Benelux Management Team is zeer enthousiast. De geïntegreerde benadering werkt uitstekend, concludeert Dekker: “We zijn sinds januari 2016 bezig en krijgen echt superpositieve reacties. Deze nieuwe manier van onboarding helpt ontzettend om mensen op een snelle manier vanaf het eerste moment aan je te binden. En door de app is de kennismaking veel sneller en leuker dan wanneer je een saaie corporate website gebruikt om informatie door te geven. Mensen vinden deze vorm veel persoonlijker.”

Tessa Dekker is een van de sprekers op het HR Digital Congres op 28 september 2017. Vanuit een praktische invalshoek belicht zij de voor- en nadelen van deze aanpak van onboarding.