“Ik werk ruim drie jaar bij DAS. Drie jaar geleden liep een deel van onze HR-processen al digitaal. De hele coachingscyclus (taakstelling, functionering en beoordeling) werd al uitgevoerd met digitale formulieren en door middel van ESS/MSS via workflows. Alleen werkten we met  een verouderd  systeem.
Zeker met betrekking tot de deze coachingscyclus moesten we kijken naar een andere omgeving. Die cyclus was heel strak ingericht en op een gegeven moment was er een noodzaak om het systeem op hele korte termijn te vervangen en  uit te rollen naar het management en de medewerkers.
In die transitiefase hebben we veel aandacht besteed aan het Functioneel Ontwerp. Onze leverancier AFAS had ons ervan overtuigd dat we echt moeten investeren in een stevig FO. Aanvankelijk schrik je van de kosten van zo’n traject, maar het creëerde uiteindelijk zoveel rust en duidelijkheid en snelheid bij het implementeren en bijsturen, dat het de investering meer dan waard was. Er is altijd een kans dat je tijdens de inrichting van een nieuwe applicatie bepaalde zaken anders moet gaan aanpakken. Als je dan een goed basisdocument hebt, is zo’n aanpassing veel makkelijker te realiseren dan dat je dat moet doen op basis van je eigen gedachtegang.
Bij het maken van het FO lag de focus sterk op de wijze waarop het systeem werkt voor het management en de medewerkers. We hebben gekeken naar het oude systeem, de klachten over dat systeem in kaart gebracht en die meegenomen. Neem bijvoorbeeld de presentatie van gegevens: de digitale formulieren die gebruikt werden waren enorm verouderd, en toonde technische workflow-informatie. Die informatie is wel leuk voor de beheerder, maar een gebruiker interesseert dat natuurlijk totaal niet. Zulke irrelevante gegevens moesten dus van de formulieren verdwijnen.

Key users

Op basis van het FO zijn we de inrichting gaan doen. We hebben daarbij een vertegenwoordiging van key users uitgenodigd, en voor hen een presentatie van de werking van het systeem gehouden. Het betrekken van die mensen uit de organisatie is een heel belangrijk onderdeel van het traject. De vraag aan hen was om met het systeem aan de gang te gaan en feedback te geven. Bijkomend voordeel van het betrekken van deze mensen, is dat zij het nieuwe systeem verder kunnen uitdragen onder hun collega’s, en dat je enthousiasme voor de nieuwe mogelijkheden creëert. Dat gaat overigens niet altijd vanzelf hoor.  Je verwacht misschien dat managers heel blij zijn dat ze mee mogen denken, maar je moet daar wel heel actief op sturen en op vragen. Zij hebben het natuurlijk ook gewoon druk.
De feedback vanuit de key users hebben we verwerkt in het ontwerp. En daarna is het: testen, testen, testen. Dat is zo belangrijk! Je krijgt het nooit voor elkaar dat je iets 100 procent test, er blijven altijd wel dingen die je over het hoofd hebt gezien. Daarom moet je er, als je live gaat, voor zorgen dat je als beheerder present bent én dat je ook een achtervang hebt. Ik heb met onze leverancier ook geregeld dat ze op een aantal dagen beschikbaar zijn om te helpen.
Wij hebben binnen HR iemand die verantwoordelijk is voor de communicatie met de organisatie. Er gaat nogal wat veranderen in de dienstverlening van HR naar de organisatie, en dan is het heel belangrijk dat dat goed en compleet wordt gecommuniceerd. Deze collega heeft een handleiding gemaakt en is met de personeelsadviseurs gaan zitten om een presentatie voor te bereiden voor het management.

Druk op de ketel

Vervolgens zijn we live gegaan. Dat speelde in 2011. In april begonnen we met het FO en in oktober moesten we live zijn, er zat dus behoorlijk wat druk op de ketel. Ik vond het spannend, zowel vanwege het tempo als vanwege het feit dat het een omvangrijke cyclus was. Er zitten aardig wat complexe elementen in het systeem. Zoals beoordelingsformulieren die ook competenties moeten ophalen, en targets die in andere formulieren zijn afgesproken die ook in het beoordelingsformulier gezet worden.  De manager geeft een eindscore, bepaalt wat het opslagpercentage is en geeft aan of er wel of geen bonus wordt uitgekeerd. Er komt dus nogal wat in te staan. De manager krijgt ook een budget mee, en de budgethouder moet kunnen zien of deze wordt overschreden.
Ondanks de tijdsdruk en de complexiteit is het hele traject redelijk soepel gegaan. Een van de voorwaarden voor zo’n succesvolle implementatie is dat je voorkomt dat de functioneel beheerder de enige kennisdrager is. Je moet er echt voor zorgen dat de vertegenwoordigers van HR naar de business heel goed op de hoogte zijn van de werking van het systeem, zodat zij de eerste vragen kunnen beantwoorden. Je moet het in principe zo organiseren dat de functioneel beheerder alleen om de hoek komt kijken als er technisch iets misgaat.

Altijd actuele informatie

Wat de voordelen zijn van e-HRM en MSS voor de manager? Hij of zij kan flexibeler werken. Hij heeft nu de beschikking over een webbased portal, dat 24 uur per dag openstaat. Hij is dus niet meer afhankelijk van de organisatie of de werkplek om te kunnen werken. Sommige mensen werken graag van 9 tot 5, maar anderen vinden het prettig om thuis in alle rust de beoordelingsformulieren in te vullen. De manager kan ook veel onafhankelijker werken. Den k aan hele basale zaken als het opzoeken van een overzicht met salarisgegevens van de afdeling. Voorheen moest hij dan eerst bellen of mailen naar HR, daar werd een bestand gemaakt dat werd teruggestuurd naar de manager. En na verloop van tijd was dat bestand weer verouderd. Nu logt hij in en heeft hij altijd actuele informatie tot zijn beschikking.
Vanuit HR moeten we ervoor zorgen dat het systeem de informatie bevat die de manager nodig heeft, en dat het zodanig is gepresenteerd dat de manager ook weet wat er aan de hand is en waar, bijvoorbeeld, een toename in het verzuim vandaan komt.  Als wij deze dingen goed faciliteren is het uiteindelijk natuurlijk de manager zelf die zijn verantwoordelijkheid moet nemen. Als hij dat doet, kan hij zijn werk absoluut beter doen.
De voordelen van e-HRM en ESS/MSS voor de organisatie? Het kostenaspect speelt natuurlijk een belangrijke rol. Maar dat is wel een verhaal met twee kanten. Je kunt met ESS en MSS natuurlijk zorgen dat stappen in het proces geëlimineerd worden. Denk maar aan de ziekmeldingen: als de medewerker zichzelf ziekmeldt bespaar je tijd en  daardoor geld. HRM verwerkt niet meer een ziekmelding via de telefoon of mail. Maar je krijgt wel een systeem terug dat je moet beheren. Het is echt niet zo dat je iedere dag aan de knoppen zit te draaien, maar je krijgt wel te maken met update en patches en er is ook wel eens iets dat doorontwikkeld of hersteld moet worden. Bovendien krijg je gebruikersvragen, waarvoor je een helpdesk moet inrichten.  Uiteraard moet je het aantal momenten  dat de medewerkers een beroep op zo’n helpdesk doen minimaliseren, door ervoor te zorgen dat de mensen zoveel mogelijk zelf begrijpen.

Gratis uitgave HR over de schutting?

Dit is een verkorte weergave van het interview uit de uitgave HR over de schutting? Vraag dit inspirerende boek gratis aan.