De verantwoordelijkheid voor het communiceren van de bedrijfsprestatiestandaard ligt daarom bij de managers. Zij zouden hun werknemers regelmatig van coaching en feedback moeten voorzien ten aanzien van hun performance. Kortom, de response zou geen verrassing moeten zijn. De performance review meeting is een formele conversatie tussen werknemer en manager gebaseerd op informele conversatie die vooraf plaatsvond. Het doel is om een productieve meeting te houden waarbij zowel de werknemer als het bedrijf profiteert van de uitkomst.

Om dat te bereiken zijn hieronder 6 stappen die u kunt nemen om de meeting te plannen:

1. Bepaal het doel van de performance review.

U weet al welke performance informatie u wilt doorspreken met uw werknemer. Dat is alleen niet echt het doel. De intentie is een bepaalde boodschap overbrengen: ‘Met welke boodschap wilt u dat de werknemer de meeting verlaat?’ Het kan bijvoorbeeld zijn dat u toekomstige kansen voor uw werknemer op de afdeling wilt bespreken. Of een specifieke vaardigheid die u wilt dat uw werknemer eigen maakt.

2. Geef u werknemer een outline voor wat u wil bespreken in de meeting en vraag ook aan uw werknemer wat deze wil bespreken.

Een performance review meeting is geen eenzijdige conversatie. Werknemer bewaren vaak discussies over hun carrière voor deze meeting.  Ik ben een grote fan van het hebben van een discussie met de werknemer voor dat de performance review meeting plaatsvindt. Ik gebruik deze pre-meeting om een datum te zetten voor het gesprek en om de werknemer zijn laatste review te geven. Vraag aan de werknemer of hij een reflectie wil schrijven van zijn eigen werk en wat zijn doelen zijn voor de performance review meeting. Zo geeft u de de werknemer de kans om even voorbereid de meeting in te gaan.

3. Focus u op de relevante onderdelen van het performance review formulier. Praat over uitdagingen en successen.

Gebruik de meeting om in te gaan op de highlights van de performance review. Bespreek de actuele uitdagingen en brainstorm over manieren om met deze issues om te gaan. Als aanvulling vraag naar de successen van uw werknemer. Deze successen zijn niet alleen een waardevol voor de erkenning van een werknemer, maar geven oplossingen voor problemen waar wellicht anderen ook tegen aan lopen. Als u of een werknemer ooit in eenzelfde situatie terecht komt heeft u een bewezen oplossing die u kunt delen of gebruiken.

4. Bespreek ideeën voor een ontwikkelings/actieplan

Dit moet een significante portie van de meeting innemen. Hoewel een revisie van het performance review formulier belangrijk is, weten jullie op een bepaald level wel wat het formulier zegt. Het formulier representeert het verleden, gedrag en incidenten die al gebeurd zijn. Het ontwikkelings- of actieplan is het component van de discussie die zich focust op de toekomst. Kom te weten wat de doelen en plannen zijn die de werknemer heeft voor zijn carrière. Ontdek of deze overeenkomen met de plannen voor het bedrijf of erg verschillend zijn. Bespreek de vaardigheden en ervaring die nodig zijn voor de werknemer om zijn doelen te bereiken.

5. Beslis over specifieke acties voor beide partijen

Zowel de manager als de werknemer moeten de meeting verlaten met items op hun to-do lijst. De lijsten hoeven niet lang te zijn en hoeven ook niet even veel items te bevatten; het doel is dat er een actieplan is dat zowel haalbaar en waardevol is voor beide partijen, inclusief deadlines.

6. Eindig met een samenvatting van het gesprek en laat uw support zien

Rond het gesprek af met een herhaling van de hoofdpunten, bedank de werknemer voor haar participatie en laat u support zien voor de werknemer. Een andere tip vraag of de werknemer u feedback wilt geven. Zo kunt u uitvinden of u waardevolle ondersteuning biedt. Vraag voor suggesties en manieren waarop u kunt beteren.

Een goed geplande performance review meeting geeft zowel de werknemer als de manager waardevolle feedback. Dat zou genoeg reden moeten zijn voor mensen om geen hekel te hebben aan het proces.