Dit betekent dat er dus minimaal twee formele jaarlijkse gesprekken plaatsvinden. Het eerste gesprek is vooral motiverend (functioneringsgesprek), het tweede gesprek oordelend (beoordelingsgesprek). Wanneer er in ondernemingen meer aandacht wordt geschonken aan de factor personeel en daarbij het beste uit de medewerkers wordt gehaald, zijn zelfs vier verschillende formele gesprekken per jaar gewenst: het beoordelingsgesprek, het salarisgesprek, het functioneringsgesprek en het loopbaangesprek.

 

Componenten beoordelingssysteem

1. Missie, visie en doelstellingen van de organisatie: deze worden vertaald naar functie- en of taakbeschrijvingen (het functiegebouw) en daar wordt in het algemeen de functiewaardering aan gekoppeld.
   Hoe uitgebreid de functiebeschrijvingen zijn, is per organisatie/bedrijf verschillend. De kern is dat een medewerker weet wat er van hem/haar wordt verwacht. Dit zijn de functie-eisen en deze zijn het kader voor de beoordeling.
2. Beschrijving van resultaatgebieden, verantwoordelijkheden en bevoegdheden: hier gaat het om wat van een medewerker wordt verwacht. Productie, resultaten horen hier thuis en ook de middelen die een medewerker heeft om die doelen te realiseren.
   Dit zijn overigens vaak de onderwerpen die in een functioneringsgesprek uitgebreid aan de orde komen.
3. Daarnaast wordt steeds vaker gekeken naar de competenties van medewerkers, de vaardigheden, het gedrag, de werkhouding en de kennis die iemand nodig heeft de taken succesvol te kunnen verrichten.
4. Een beoordelingssysteem is een onderdeel van het HRM-beleid en het is dan ook belangrijk om samenhang tussen de verschillende instrumenten aan te brengen.