Logo
  • Achtergrond
  • 5 november 2019
  • Gwenda Koning en Ernst-Jan Bergman en Lisette de Greef

Zo voorkom je dat jouw functiehuis in de la verdwijnt

Ken je dat? Je hebt als organisatie een vermogen besteed aan het in kaart brengen, vastleggen en waarderen van nieuwe functieprofielen. Dat was hard nodig! Toch verdwijnen de functieprofielen na maanden hard werken in de la. Hoe komt dat toch?
Beeld Zo voorkom je dat jouw functiehuis in de la verdwijnt

Je hebt alles keurig volgens het boekje gedaan. Er is een uitgebreid plan van aanpak opgesteld met ambitieuze doelstellingen, links met de organisatiedoelstellingen en met plannen voor onderhoud. Functiehouders worden betrokken en kunnen hun input geven op de nieuwe profielen. En de commotie bij managers en medewerkers over de formulering van functies en resulterende inschaling en beloningsconsequenties, die heb je overwonnen!

De vertaalslag van organisatiedoelstellingen naar de functieprofielen is gemaakt. En het is eindelijk duidelijk hoe de veranderende verantwoordelijkheden in de functieprofielen de loopbaanpaden kunnen uitstippelen. Iedereen blij! Toch? Na een paar maanden merk je tot je spijt dat niemand meer bezig is met zijn of haar nieuwe rol, verantwoordelijkheden en uitdagingen. Het functiehuis ligt er stil en verlaten bij…

From hot topic to yesterday’s news

Hoe komt het toch dat een functiehuis tijdens de bouw zo’n hot topic is en iedereen betrokken wil worden, maar dat deze interesse na vaststelling van de functieprofielen ineens compleet verdwenen is?

Wij zien uit ervaring meerdere redenen:

  • Managers en medewerkers hebben vaak vooral oog voor inschaling en beloning. Ze hebben minder aandacht voor organisatiedoelstellingen, resultaten en het huidige gedrag op afdelings- en functieniveau. Om de weerstand te verlagen en medewerkers ‘rustig’ te houden, focussen we op het inschalen en wordt er (te) weinig gekeken naar wat precies de nieuwe rol is binnen de veranderende organisatie en wat dit betekent voor het gedrag van de medewerker. Na afloop wordt ingeschat of iedereen tevreden is met de (nieuwe) inschaling en beloning en gaat iedereen op de oude voet verder.
  • De meerwaarde van een functiehuis voor de ‘business’ wordt vaak onvoldoende benut. Zoals een woonhuis er niet alleen is om in te overnachten, zo is een functiehuis er niet alleen voor het structureren van beloning. Het is een fundament voor meerdere  onderwerpen en instrumenten, zoals de performancecyclus, training, loopbaanontwikkeling, strategisch personeelsplanning, formatiemanagement en the new company values. Helaas ervaart de lijnmanager een functiehuis vaak als een smal en op zichzelf staand instrument.
  • Een functiewaarderingsspecialist is vaak een goede projectleider, maar niet altijd een change manager. De specialist stelt – met de allerbeste bedoelingen – een inhoudelijk plan van aanpak op vanuit zijn of haar expertisegebied. Het eindresultaat is een resultaatgericht en generiek functiehuis dat inhoudelijk zeer gedegen in elkaar zit. Wel wordt er vaak wel aandacht besteed aan het verwerven van draagvlak bij OR, management en medewerkers. Of dit voldoende is om het functiehuis ook daadwerkelijk praktisch en van toegevoegde waarde voor de organisatie te maken, kan ter discussie worden gesteld.
  • De functieprofielen zijn grotendeels technisch ingestoken. Omdat de inhoud en wijze van formulering belangrijk zijn voor de inschaling, wordt er tijdens het project tot op detailniveau meegekeken. Hoe nieuwe elementen in het functieprofiel precies invloed hebben op de daadwerkelijke nieuwe invulling of focus van de rol wordt hieruit zelden duidelijk. In klankbord-/spiegelgroepen wordt hieraan nog wel eens aandacht besteed. Communicatie en training rondom de extra gevraagde of veranderende inhoud van de functie en bijbehorende competenties blijft vrijwel altijd uit.
  • Functieprofielen zijn vaak lang en – laten we eerlijk zijn – een tikkeltje saai. Gelukkig proberen organisaties steeds vaker in te korten en resultaat- en competentiegericht te schrijven. Maar de inhoudelijke en visuele aantrekkelijkheid ontbreekt nog vaak, waardoor medewerkers nauwelijks geprikkeld worden de informatie op te nemen. Begrijpelijk, want er zijn aanvullende  specialismen nodig om informatie op aantrekkelijke en doelgroepgerichte wijze te presenteren.
  • Training en coaching maken zelden onderdeel uit van een functiehuisproject. De specifieke veranderingen per functie leiden onherroepelijk tot wijzigingen in werkwijze, te behalen resultaten, het gewenst gedrag, teamdynamieken en rolverdeling. Ook de onderlinge relatie tussen leiders, managers en medewerkers kan veranderen. Er wordt wel aandacht besteed aan de implementatie en het opstellen van een onderhoudsprocedure, maar specifieke veranderingen en bijbehorende training en coaching op functieniveau maken hier vrijwel nooit onderdeel van uit. 
  • Het doel van het functiehuis wordt op den duur vaak uit het oog verloren: een mindset of Way of Working veranderen door alle lagen van je organisatie. Dit bereik je niet op papier en met enkel een zendergerichte aanpak van bovenaf. Iedereen moet om. Iedereen moet mee. Dat vraagt om een doordachte campagne, die zowel informeert, enthousiasmeert als activeert. En dat is best een klus, want je wilt dat jouw boodschap medewerkers van diverse achtergronden, verschillende generaties en verschillende opleidingsniveaus aanspreekt.

Hoe kan het dan wel?

Uiteraard heeft een functiehuisproject altijd een specialistische insteek. Ook de koppeling met inschaling en beloning blijft belangrijk. De realiteit is dat in veel cao’s en personeelsreglementen de traditionele functiehuizen en gekoppelde salaristabellen voor de komende jaren nog een verplicht nummertje zijn. Bovendien zijn er nog weinig concrete alternatieven geïntroduceerd die een gedegen vervanging kunnen vormen.

Het functiehuis is anno 2018 nog steeds actueel, maar de aanpak, opzet en implementatie van een nieuw functiehuis kan wel wat innovatie en renovatie gebruiken.

  1. Ontdek wat de vraag achter de vraag is en kijk breder dan alleen functiebeschrijving en -waardering. Achterhaal wat de organisatie écht wil bereiken met de inzet van een functiehuis en bepaal welke aanvullende expertises nodig zijn om dit doel te bereiken.  Formuleer een geïntegreerd plan op basis van het hogere doel, zoals het vormgeven van een organisatieverandering of het realiseren van cultuur- en gedragsverandering. Waar komen we vandaan en waar gaan we naar toe? En hoe ingrijpend is deze verandering voor de medewerker? Dit zorgt voor de juiste aandacht en inzet van de organisatie, tijdens de bouw van het functiehuis én na de oplevering.
  2. Vaak gaat de start van de bouw sneller dan het bovenliggende gewenste bredere doel. Contact houden met degene die bovenliggende projecten trekken is van groot belang om het bredere doel van het functiehuis te realiseren. Die context is bepalend voor de stappen en het tempo van de bouw van het functiehuis. Zo kan het functiehuis een trekker of een duwer van de verandering worden.
  3. Faciliteer sessies en interactieve interventies met medewerkers en managers in het betekenis geven van hun nieuwe rol binnen de veranderende organisatie. Krijg inzicht in hoe verschillende mensen zich verhouden tegenover de nieuwe situatie en hun nieuwe rol, bijvoorbeeld door middel van organisatieopstellingen. Zo krijgt het niet alleen betekenis, maar worden ook de te nemen stappen en behoeftes van de medewerkers zichtbaar.
  4. Besteed bewust aandacht aan change- en stakeholdermanagement. Elke stakeholdergroep heeft behoefte aan een bepaalde mate van betrokkenheid en communicatie over de wijzigingen en veranderingen. Maak een stakeholdermap en beschrijf per stakeholder de aanpak en intensiteit van communicatie en betrokkenheid. Zet vervolgens gerichte communicatiemiddelen in op de specifieke belangen en behoeften per stakeholder. Deze communicatie kan op een leuke, creatieve manier worden vormgegeven, bijvoorbeeld in de vorm van een roadmap, infographic of een explanimation.
  5. Train en coach managers. Help hen bij het faciliteren en begeleiden van hun medewerkers bij de invulling van de nieuwe aspecten in hun rol. Hoe kan het functiehuis worden ingezet bij het uitstippelen van carrières?
  6. Niemand woont graag in een grauw en grijs en donker huis en zo is het ook met functiehuizen. Besteed daarom aandacht aan de vorm van het functiehuis. Zorg voor begrijpelijke taal en een aantrekkelijk en creatief design. Communiceer met regelmaat over de voordelen en hoe je het functiehuis praktisch kunt inzetten. En zorg ervoor dat iedereen de weg naar je functiehuis weet te vinden.
  7. Een woonhuis ‘off-the-grid’ wordt nauwelijks bezocht, een functiehuis in een multomap bij HR ook niet. Zou het niet veel meer van deze tijd zijn als we het digitaal maken, interactief en aantrekkelijk vormgeven? We hebben weinig tijd, en overzicht en duidelijkheid kunnen we allemaal waarderen, nietwaar? Er valt bovendien veel te behalen als iedereen te allen tijde inzicht heeft in zijn of haar eigen verantwoordelijkheden, die van de collega’s of uitzicht heeft op een mogelijk carrièrepad.

'Het Glazen Huis'

Een mooi voorbeeld van bovengeschetste aanpak is 'Het Glazen Huis', een functiehuis anno 2018. In dit digitale, interactieve, transparante functiehuis kunnen medewerkers per functie korte samenvattingen van resultaten, arbeidsvoorwaarden, competenties en opleidings-/trainingsmogelijkheden bekijken. Zo krijgen zij meer informatie over hun eigen functie, maar ook over functies van collega’s en doorgroeimogelijkheden. Complete functieprofielen, het competentiehandboek en cao’s zijn via doorkliks beschikbaar. Loopbaanpaden zijn inzichtelijk; een medewerker ziet direct wat een horizontale of verticale groei kan behelzen. De opleidingsinformatie is direct gekoppeld aan het opleidingssysteem. Zo kunnen  medewerkers zich direct digitaal aanmelden voor (blended) opleidingen en trainingen of een coach. Managers kunnen het gebruik van dit platform faciliteren en de korte beschrijvingen gebruiken als input voor periodieke ontwikkelgesprekken. Het geheel is gevisualiseerd als een echt huis, waar je naar binnen kunt kijken en alle afdelingen langs kunt gaan. Een echt startpunt en geïntegreerd platform voor inzicht in het eigen carrièrepad op alle niveaus binnen de organisatie!

Het huis staat symbool voor de plek waar jij en je collega’s samenkomen, vaak gebouwd op het fundament van een reorganisatie of verandertraject. In de verandercommunicatie rondom het Glazen Huis kan voortgeborduurd worden op het bouwthema, wat zorgt voor eenduidigheid en herkenbaarheid bij medewerkers. Al voor de “bouw” van het huis start, wordt de medewerker geïnformeerd en meegenomen in de bouwplannen. Het Glazen Huis laat zien dat transparantie en overzichtelijkheid de basis moeten zijn van een goed werkend huis. Het wekt vertrouwen omdat het een transparante aanpak is bij een vaak gevoelige kwestie.

Om een goed Glazen Huis te bouwen, worden verschillende specialismen met elkaar gecombineerd: functiebeschrijving, functiewaardering, change management, training en coaching, communicatie en vormgeving. Door een change manager als projectleider te laten fungeren of de ontwikkeling van het functiehuis onderdeel te laten zijn van een breder veranderprogramma, kan naar ons inzicht en onze ervaring een echte verandering worden bereikt. Met andere woorden: Weg met het functiehuis? Nee! Een renovatie van de aanpak richting een multidisciplinaire aanpak? Ja!

Geschreven door Gwenda Koning, Ernst-Jan Bergman en Lisette de Greef 
Redactie door Sanne van Hoof, Annika Aerts, Petra Bosse en Fleur Vet

Producttips

Ook interessant

Voorspelt Learning Agility teamsucces?
Succesvolle teams zijn belangrijk voor organisaties

Volg HR Praktijk

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste HR-nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.