Beste medewerker, hoe gaat het? gaat over een eigentijdse ‘feedbackcultuur’. De auteurs pleiten voor een 'paradigmashift, weg van het traditionele, geïsoleerde evaluatiegesprek’. Dat is hoognodig aangezien 90 procent van de prestatiebeoordelingssystemen niet succesvol is, zo blijkt uit onderzoek. 95 Procent van de leidinggevenden is ontevreden is over hun prestatiemanagementsysteem. Bovendien vindt 59 procent van de medewerkers de evaluatiegesprekken tijdverspilling. Dit komt omdat deze gesprekken vaak worden gelinkt aan prestatiescores, rangschikkingen en/of financiële gevolgen voor werknemers, wat zorgt voor (emotionele) stress bij zowel leidinggevenden als medewerkers. Daarnaast is er tijdens dergelijke gesprekken weinig ruimte voor inspraak.

'Het alternatief is volgens de auteurs een nieuw, dynamisch systeem waarin ondersteunende feedback, dialoog en het belang van leren centraal staan'

Feedbackmenu op maat

Vervolgens presenteren ze tien ingrediënten die kunnen zorgen voor zo’n nieuw systeem. Bedoeling is dat organisaties zelf een selectie uit het menu maken om op die manier tot een best fit te komen.

De tien ingrediënten op een rij:

1. Ontwikkel een ondersteunende feedbackcultuur of feedbackomgeving

Creëer een klimaat waarin zowel leidinggevenden als medewerkers zich comfortabel voelen bij het dagelijks geven, ontvangen en zoeken van feedback. Dit omvat zowel formele als informele feedbackinteracties tussen leidinggevenden en medewerkers en tussen collega's onderling. Een ondersteunende feedbackomgeving kan leiden tot positieve effecten op individueel en organisatieniveau, zoals betere prestaties, hogere tevredenheid en betere betrokkenheid bij de organisatie.

2. Praat regelmatig met je medewerkers

Het is belangrijk om regelmatig met je medewerkers te communiceren en feedback te geven. Dit kan zowel informeel als formeel zijn. Het doel is om een open en constructieve dialoog te creëren tussen leidinggevenden en medewerkers, waarin medewerkers zich gehoord voelen en de kans krijgen om zich te ontwikkelen en te groeien. Het gaat hierbij niet alleen om het geven van feedback, maar ook om het luisteren naar de behoeften en drijfveren van medewerkers en het ondersteunen van hun persoonlijke doelen.

3. Creëer veiligheid

Medewerkers moeten het gevoel hebben dat ze risico's kunnen nemen zonder hiervoor gestraft te worden en zich vrij voelen om hun mening te uiten en om feedback te vragen. Dit kan worden bereikt door een psychologisch veilige omgeving te creëren waarin medewerkers zich gesteund voelen en waarin open communicatie en respectvolle interacties worden aangemoedigd.

Leidinggevenden kunnen bijvoorbeeld openhartige gesprekken voeren binnen het team, medewerkers aanmoedigen om hun mening te geven en zelf kwetsbaar op te stellen om het goede voorbeeld te geven.

4. Houd rekening met balans positieve versus negatieve feedback

Het is belangrijk om zowel positieve als negatieve feedback te geven om een goede balans te creëren. Door verhoudingsgewijs meer positieve dan negatieve feedback te geven, wordt voorkomen dat feedback een negatieve connotatie krijgt. Soms is negatieve feedback echter nodig om te groeien. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat negatieve feedback altijd constructief geformuleerd is.

5. Wees bewust van de cruciale rol van de leidinggevende en het belang van een goede relatie met de medewerker

Leidinggevenden moeten zich transformeren tot 'performance management leaders' die ervoor proberen te zorgen dat medewerkers presteren in lijn met de strategische doelen van de organisatie. Dit vraagt om coachende vaardigheden en aandacht voor individuele behoeften, noden, sterktes, zwaktes en ambities van iedere medewerker.

Daarnaast moet een leidinggevende geloofwaardig zijn en vertrouwen hebben van zijn of haar medewerkers. De kwaliteit van de relatie tussen leidinggevende en medewerker is nu eenmaal een bepalende factor voor hoe medewerkers het prestatiemanagementsysteem - en dus de gekregen feedback - percipiëren en verwerken. Een relatie van hoge kwaliteit heeft hierdoor ook positieve gevolgen voor de prestaties en feedbackverwerking van de medewerkers.

6. Geef ook aandacht aan de verantwoordelijkheid van de medewerker in de feedbackomgeving

Zowel leiders als werknemers moeten zich verantwoordelijk voelen voor hun eigen prestaties en samen werken aan verbeteringen. Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers feedback op een constructieve manier accepteren en verwerken, en dat leiders feedback geven op een behulpzame en ondersteunende manier.

'De verantwoordelijkheid voor het vragen van feedback ligt bij de medewerkers'

Dit kan bijvoorbeeld door tools zoals ‘Snapshots’, een digitale en toegankelijke manier voor werknemers om feedback te vragen aan hun teamleiders. Adviesbureau Deloitte werkt hiermee. Medewerkers wordt gevraagd minimaal zes keer per jaar een snapshot te lanceren, waarin zij aangeven over welke periode of welk project zij feedback willen. De verantwoordelijkheid voor het vragen van feedback ligt bij de medewerkers.

Een andere strategie is het creëren van verantwoordelijkheidsbesef bij werknemers door doelen te stellen en regelmatig de voortgang te evalueren.

7. Varieer op maat van de medewerker

De auteurs pleiten voor een op maat gemaakte aanpak van feedback op de prestaties van werknemers. Feedback moet worden aangepast aan individuele werknemers op basis van hun 'feedbackoriëntatie'. Het is mogelijk om de feedbackoriëntatie van potentiële werknemers te bepalen tijdens het wervingsproces door gestructureerde interviews en assessments: hoe gaan ze om met feedback, hoe geven en ontvangen ze feedback en hoe belangrijk vinden ze feedback in hun werk.

Door deze informatie te verzamelen, kan de organisatie bepalen of de kandidaat past bij de feedbackcultuur en -oriëntatie van de leidinggevende en de organisatie. Dit is vooral belangrijk bij de selectie van kandidaat-leidinggevenden, omdat zij een belangrijke rol spelen in het uitbouwen en uitdragen van de feedbackcultuur.

8. Zet in op een eerlijk, transparant en psychologisch veilig systeem

Leiders kunnen een cultuur van eerlijkheid, transparantie en psychologische veiligheid voor effectief prestatiebeheer en feedbacksystemen aanmoedigen door nieuwsgierig te zijn, de kwetsbaarheid van teamleden te waarderen, wederzijds respect te bevorderen, een goed voorbeeld te geven, kwetsbaarheid te omarmen, open gesprekken te bevorderen en terug te kijken op eerdere projecten. Daarnaast kan het balanceren van positieve en negatieve feedback en het bevorderen van een gevoel van rechtvaardigheid en psychologische veiligheid de effectiviteit van feedbacksystemen verbeteren.

9. Optimaliseer je formele aanpak

De effectiviteit van 360° feedbackmethoden kan worden verbeterd met de LARI-methode. Het verschil met traditionele 360° feedbackmethoden is dat de LARI-methode kijkt naar de specifieke perspectieven van de verschillende groepen van beoordelaars, zoals peers, leidinggevenden en medewerkers. Iedere groep die een leidinggevende beoordeelt, heeft volgens de auteurs een eigen, unieke bijdrage.

Subjectiviteit in feedback van meerdere bronnen kan worden aangepakt door gestandaardiseerde beoordelingscriteria te gebruiken en beoordelaars te trainen om deze criteria op een consistente manier toe te passen. Het is ook belangrijk om beoordelaars te selecteren op basis van hun vermogen om objectief te zijn en om hen te motiveren om eerlijke en nauwkeurige feedback te geven. Anonimiteit kan ook helpen om subjectiviteit te verminderen, omdat beoordelaars zich dan minder geremd voelen om eerlijk te zijn.

10. Train leidinggevenden en medewerkers

Training voor zowel leiders als werknemers in het geven en ontvangen van feedback is ook een belangrijk ingrediënt. De training kan zich richten op praktische vaardigheden die kunnen worden ontwikkeld voor het geven en ontvangen van feedback. Onder meer constructief formuleren van feedback, effectief ontvangen en verwerken van feedback, vastleggen van doelen, voeren van lastige gesprekken, opbouwen van vertrouwen met medewerkers, coachen van medewerkers, evalueren van resultaten en ontwikkelen van feedbackzoekend gedrag. Ook hier geldt: zorg voor maatwerk.

Feedback Barometer

De auteurs - die de Universiteit Gent als thuisbasis hebben - richten zich zowel op academisch geïnteresseerden als managers in de praktijk. Voor mensen uit de praktijk staat achterin het boek een Feedback Barometer. Een instrument om de feedbackcultuur in organisaties te meten en om de kloof tussen de huidige feedbacksituatie en het ideaal te overbruggen. De Feedback Barometer kan worden ingezet als onderdeel van een groter feedback-programma om medewerkers bewust te maken van het belang van feedback en om belemmeringen voor het geven en ontvangen van feedback weg te nemen.

Beste medewerker, hoe gaat het?
Eveline Schollaert, Shana Mertens, Bart van Theemsche, Gerd Jacobs
Uitgever: Owl Press 2022
ISBN: 9789463934749

Shana Mertens is een van de sprekers tijdens De Feedbackshow: samen werken aan een feedbackcultuur. Ze vertelt daar uitgebreid over de 'ingrediënten' waarmee je het ideale 'feedbackmenu' samenstelt.