Onder een slechtnieuwsgesprek vallen alle soorten gesprekken die geen positieve boodschap voor de werknemer behelzen. Dit kan een ernstig gesprek zijn waarin u aan de werknemer meedeelt dat u het tentoongespreide gedrag niet tolereert en dat hij een berisping krijgt. Maar het kan ook een gesprek zijn waarin u kenbaar maakt dat de werknemer geen toekomst meer heeft binnen de organisatie.

Het slechtnieuwsgesprek kent 3 fasen:

1. Reden van het gesprek. De leidinggevende valt met de deur in huis en legt de reden van het gesprek, de slechte boodschap, meteen op tafel. De slechte boodschap moet duidelijk worden gebracht zoals deze is. Zo voorkomt u dat de mededeling niet duidelijk overkomt en er een vertekend (te rooskleurig) beeld van de situatie bij de werknemer ontstaat. Als leidinggevende is het vooral in deze fase belangrijk om alert te zijn op de reactie van de medewerker. De kans dat medewerker zichzelf gaat veroordelen is namelijk aanwezig. Het moet voor u een uitdaging zijn de slechte boodschap niet al te persoonlijk te maken.
2. Reactie werknemer. De werknemer krijgt de gelegenheid op het slechte nieuws te reageren. Calculeer hiervoor voldoende tijd en ruimte. Houd er rekening mee dat de werknemer zich zal willen verdedigen en/of misschien enkele frustraties zal willen afreageren. U moet proberen deze reactie van de werknemer te incasseren. Het heeft weinig zin diep op de reactie in te gaan door tegengas te geven. Het oordeel wordt daarmee immers niet beïnvloed en het kan alleen maar leiden tot meer frustratie of een reactie van onbegrip bij de werknemer. Het is belangrijk om in ieder geval duidelijk te laten merken dat de werknemer in zijn tegenreactie wel gehoord wordt.
3. Oplossing. In de derde fase wordt de vraag beantwoord of en zo ja, hoe men verdergaat. Het gedefinieerde probleem wordt in deze fase opgelost. Deze oplossing zoeken u en de medewerker samen. Een oplossing is bijvoorbeeld dat de werknemer een additionele training gaat volgen of meer begeleiding krijgt, dat sancties bij overtreding/herhaling van bepaalde gedragingen worden afgesproken of dat er niets anders meer resteert dan over te gaan tot beëindiging van het dienstverband.

Aandachtspunten slechtnieuwsgesprek

• Probeert zo veel mogelijk alle feiten te controleren, probeer bronnen te vinden die u openlijk met de medewerker kunt bespreken en probeer een goed beeld te krijgen van de gevolgen voor alle betrokkenen. Dat zal niet altijd allemaal lukken, maar als u ook na een dergelijke voorbereiding nog een aantal van deze dergelijke vragen met ‘nee’ moet beantwoorden, betekent dit niet dat u daarom het slechtnieuwsgesprek en de gevolgen daarvan moet vermijden. Misschien is een dergelijk gesprek juist mede daarom gewenst en zijn maatregelen noodzakelijk. Ook kan de situatie inmiddels zo zijn verziekt dat directe actie meer dan noodzakelijk is;
• Snel handelen. Als een medewerker functioneert als de bekende rotte appel in de mand, is het zaak heel snel te handelen. Anders kan de hele mand (alle personeelsleden) worden aangestoken. Het kan zijn dat een medewerker intensieve begeleiding nodig heeft, maar het is ook mogelijk dat overplaatsing of zelfs ontslag noodzakelijk is. Hoe langer u wacht met het ondernemen van actie, des te moeilijker zijn de problemen op te lossen.
• Een belangrijk onderdeel van de voorbereiding van het gesprek is het vaststellen van de beste tijd en de juiste plaats voor het gesprek. Een slechte boodschap brengen op de vrijdagmiddag voor een vakantie van drie weken is niet echt slim. Ook andere tijdstippen kunnen voor de desbetreffende medewerker, maar ook voor de onderneming, soms minder goed uitkomen. Een goed moment zou op de maandag kunnen zijn, omdat de medewerker dan een volle werkweek voor zich heeft waardoor hij of zij in de werksfeer blijft. Als een slechte boodschap emotioneel moet worden verwerkt, kan juist de donderdag of vrijdagmorgen een goed tijdstip zijn, mits de medewerker de gelegenheid krijgt om tot en met het weekend thuis te blijven.

Tip

Dossiervorming en gesprekstechnieken bij disfunctioneren

Het succes van een organisatie valt of staat met het functioneren van de medewerkers. Maar wat nu als een medewerker disfunctioneert? Hoe pak je dat aan? Hoe leg je dit vast in het dossier? En hoe voer je de gesprekken met deze medewerkers? Of nog beter, hoe kun je disfunctioneren voorkomen? In deze HR-boostcamp leert u hoe u dossiers opbouwt en gaat u aan de slag met gesprekstechnieken.

Aangeboden door