Feedback geven of krijgen spannend? Lees dit!
Feedback is een cadeautje. Toch? Nou, dat geldt lang niet voor iedereen. Feedback geven en krijgen kan soms spannend of ongemakkelijk zijn. Je wil de ontvangende partij niet kwetsen en andersom wil je zelf ook niet gekwetst worden. Gelukkig zijn er een aantal trucs die je kunt hanteren om constructief met feedback om te kunnen gaan.
De pyschologen van OpenUp krijgen dagelijks vragen over het geven en ontvangen van feedback. Psycholoog Britt Slief heeft daarom ruime ervaring met het thema. “Iedereen gaat anders om met feedback. Goede feedback helpt jou, of de ontvangende partij, te groeien. Feedback zou moeten motiveren en richting moeten geven. Dat is helemaal niet zo moeilijk is als we denken.”
Wat is de functie van feedback?
Feedback helpt je talenten te ontwikkelen en zo je werkgeluk te vergroten. Feedback is dus goed voor je. Net zoals het volgen van een training, het lezen van een interessant boek of het praten met een coach of psycholoog.
Hoe vaak zou je feedback moeten geven en ontvangen?
We spreken bij OpenUp vaak werknemers die bij hun organisatie één of hooguit een paar keer per jaar een officieel feedbackgesprek voeren met hun manager. Logisch dat zo’n gesprek dan spannend of intimiderend kan voelen: je raakt er niet vertrouwd mee.
Het werkt stukken beter als feedback een vast onderdeel van de bedrijfscultuur is. Hoe vaker je feedback krijgt, hoe beter voor je ontwikkeling. Bovendien gaat de spanning er snel vanaf. Feedback tussen werknemers onderling is daarbij minstens net zo belangrijk als tussen manager en werknemer.
Bij bedrijven waar feedback onderdeel is van de cultuur, geven werknemers elkaar voortdurend informeel feedback. Formele feedbackgesprekken vinden ook vaak plaats. Minimaal maandelijks, liefst zelfs wekelijks.
Wat is er lastig aan feedback geven en krijgen?
Als feedback goed is, waarom voelen we ons dan soms aangevallen, gekwetst of angstig?
Heel simpel. Britt: “We zijn bang voor kritiek. We houden niet van het gevoel gefaald te hebben. Volgens verschillende psychologen komt dat omdat het ons herinnert aan commentaar dat we als kind van ouders en leraren kregen.”
Met als gevolg dat we feedback liever uit de weg gaan. Zonde! We moeten leren feedback op te zoeken, aandachtig te luisteren, het te omarmen en ervan te leren zonder ons aangetast te voelen in ons zelfvertrouwen.
Feedback ontvangen, hoe doe je dat?
Britt: “Wacht niet op een formeel moment voor het ontvangen van feedback. Vraag ook tussendoor aan collega’s en managers hoe ze vinden dat het gaat.” Vraag vooral feedback over zaken waarover je nog onzeker bent. Bijvoorbeeld na het geven van een belangrijke presentatie. Zo leer je sneller van je fouten en leer je meer.
Stel open vragen als je feedback vraagt. En vraag actief naar je verbeterpunten.
Als je die feedback vervolgens ontvangt, ga je daar zo mee om:
- Luister actief en aandachtig. Stel vragen als iets onduidelijk is. Vraag zeker ook naar voorbeelden, zodat je de feedback beter begrijpt.
- Heb een positieve mindset. De ander probeert je te helpen, niet aan te vallen. Reageer dus niet direct en schiet niet in de verdediging, maar zie de feedback als kans om te groeien.
- Neem de tijd om feedback te laten bezinken. Neem tijdens het gesprek de tijd om de feedback te laten bezinken, maar denk ook later nog eens terug. Het is helemaal niet gek later nog eens opheldering te vragen, of te vragen of er al verbetering zichtbaar is.
- Deel je gevoelens. Het kan helpen de ander te vertellen wat de feedback met je doet. Zo word je allebei beter: in feedback geven én in feedback ontvangen.
- Focus op de positieve punten. Mensen hebben de neiging te focussen op negatieve punten, terwijl feedback vaak grotendeels uit complimenten bestaat.
De pyschologen van OpenUp helpen werknemers met alledaagse uitdagingen. Ook met feedback geven en krijgen, en het creëren van een feedbackcultuur. Meer weten? Ontdek wat OpenUp voor jouw organisatie kan betekenen.
Hoe geef je feedback?
Feedback geven: volgens Cambridge University één van de belangrijkste communicatieskills om te hebben. Onthoud dat je feedback niet alleen geeft als er iets beter kan, maar (juist) ook als je iemand erkenning wil geven.
Volgens Britt kun je het best met de volgende zaken rekening houden:
- Kies een goed moment. Vlak voor een meeting is geen goed moment. Als jullie samen door de gang lopen bijvoorbeeld wel: een informele setting vermindert de druk.
- Wees specifiek en helder. Geef concrete voorbeelden.
- Wees constructief. Vertel niet wat er slecht ging, maar leg uit wat er beter kan. Blijf positief, je wil de ander helpen.
- Geef de feedback vanuit jezelf. Begin je zin met “Ik merkte…”, “Ik heb het gevoel dat…” of “Dit werkt voor mij niet zo prettig, want…”. Begin je zin niet met “Jij deed…”
- Wees empathisch. Verplaats je in de ander. Bedenk hoe je zelf feedback wil ontvangen.
- Sta open voor de reactie. Ga met elkaar in gesprek. Hoe voelt de ander zich bij de feedback? Kan ze zich erin vinden?
Volgens Britt is vooral het derde punt enorm belangrijk. “Je geeft feedback altijd om iemand anders verder te helpen. Wees dus opbouwend. Geef dus ook geen feedback om iemands persoonlijkheid, want die ga je niet veranderen. Focus alleen op prestaties.”
Maak gebruik van de 4G-methode
Een ezelsbruggetje voor het geven van goede feedback is de 4G-methode: gedrag, gevoel, gevolg en gewenst.
- Gedrag: Mij valt op dat…
- Gevolg: Dat zorgt voor…
- Gevoel: Daardoor voel ik mij…
- Gewenst: Het zou mij helpen als…
Feedback geven en krijgen is een leerproces
Feedback geven en krijgen leer je niet in één dag. OpenUp helpt jou, je weknemers of je collega’s in hun leerproces met behulp van check-ins, zelfhulpmodules, één-op-ééngesprekken met psychologen, cursussen en groepssessies.
