De introductie van e-feedback was te danken aan Ronald Huigen, manager Business Support, die er kennis mee maakte dankzij een belangrijke klant in de overheidssector. Huigen zag de potentie  ervan voor Sales en nodigde de maker van de app, TruQu, uit voor een Sales meeting. “TruQu hield daar een presentatie en ik vond dat zo ontzettend gaaf, dat ik eigenlijk direct naar de hoogste Sales baas binnen Sogeti ben gelopen en heb gezegd ‘Dit is een uitstekend hulpmiddel dat je ook voor Sales zou kunnen gebruiken’.”

‘Eigen look-and-feel’

Daarna duurde het overigens nog wel even voordat de app daadwerkelijk geïmplementeerd werd. Huigen: “Wij hebben de zomer van 2015 gebruikt om samen met TruQu te zorgen dat de app ook voor corporate bedrijven geschikt was. In 2015 kon je als bedrijf nog niet je eigen look-and-feel eraan koppelen.”
Rond die tijd werd bij Sogeti de workflow-tool MyPath geïntroduceerd, waaraan echter een feedback-optie ontbrak. TruQu vulde die leemte aan. Bovendien paste de app goed in een intern employability programma.
Huigen: “Wij waren al aan het bestuderen hoe wij verantwoordelijkheid meer bij medewerkers konden leggen. Dat is niet alleen iets waar de werkgever mee bezig is, maar waar de werknemer ook zijn eigen regie moet pakken.”
Van Ruitenburg: “Doel was aan medewerkers duidelijk te maken dat zij zélf bepalen welke kant zij opgaan. Wat kan je nog meer? Hoe kunnen wij je helpen?”

Niet alleen feedback vragen, maar ook ongevraagd geven

Bij Sogeti kent de beoordelingsronde een aantal vaste momenten. Van Ruitenburg: “Aan het eind van het jaar doe je je year-end review. In het begin van het daaropvolgende jaar beschrijf je je doelstellingen, zowel vanuit het bedrijf als vanuit jezelf, halverwege het jaar heb je de mogelijkheid een midyear-review te doen en dan is de cirkel aan het eind van het jaar weer rond met de year-end review.”
Huigen: “Rondom die vaste momenten wordt er heel veel gebruik gemaakt van de app. Voorbeeld: in oktober 2016 hebben wij meer dan 1700 aanvragen voor feedback per week gehad. En we zijn nu met een programma gestart om te zien of wij in die tussenliggende perioden het gebruik van de tool kunnen bevorderen.”
Van Ruitenburg: “Maar dan meer in het algemeen, omdat feedback heel belangrijk is. Mensen kunnen het op enig moment uitvragen - dat is het grappige van de app: je kunt niet alleen om feedback vragen, maar je kunt het ook ongevraagd geven.”

Sterren geven werkt goed voor een koelkast, niet voor een persoon

Huigen: “Wij signaleren dat het geven van waarderingen, sterren geven, misschien goed werkt voor een koelkast, maar niet voor een persoon. Wat zegt één ster? Wij hebben geleerd dat open vragen het best werken. Een echt antwoord is veel waardevoller dan een aantal sterren.”

Huigen en Van Ruitenburg vinden dat de mogelijkheden van de app nog niet ten volle worden benut. “Je kan bijvoorbeeld ook je persoonlijke doelstellingen in de app zetten en op basis daarvan feedback vragen. Om die reden is er nu een pilot gestart met 150 medewerkers van onze Business line om te kijken hoe wij daar meer inhoud aan kunnen geven. Daar moet het management ook aan meewerken door bijvoorbeeld complimenten te geven en zelf feedback te vragen over hun eigen werk.”

Gebruiksgemak is de kracht van de app

Huigen: “De eenvoud van de app maakt dat ik nu sneller een compliment geef dan eerder het geval was. En dat ik sneller iemand om feedback vraag dan in het verleden. Voorbeeld: binnen Sogeti Nederland ben ik voorzitter van de ondernemingsraad. Die ondernemingsraad maakt deel uit van ITOP, kennisplatform van 24 IT-bedrijven binnen Nederland.
Na afloop van een bijeenkomst daarvan in maart heb ik ’s avonds aan alle deelnemers een TruQu-bericht gestuurd met de vraag wat zij van de sessie en mijn rol als dagvoorzitter vonden. Daar is de app uitermate geschikt voor.”
Van Ruitenburg: “Gebruiksgemak is de kracht van de app. In het verleden gebruikten wij papieren formulieren, dat is niet meer van deze tijd. TruQu is laagdrempelig, snel en leuk om te gebruiken.”

Onderdeel duurzame inzetbaarheid

Huigen en Van Ruitenburg zien het gebruik van de tool meer als een aanvulling op de beoordelingsronde, dan als een vervanging.
Huigen: “Ik denk dat je altijd met elkaar in gesprek blijft over je functioneren. Zo bespreken wij nu de mogelijkheid om het medewerkerstevredenheidsonderzoek meerdere keren per jaar te doen in plaats van een keer per jaar nu. En misschien wel kleiner en over een bepaald onderwerp. Wij geloven wél in elkaar vaker informeren over wat je doet en hoe je dat doet. De bestaande workflow zal ook meer die kant opgaan.”
“De volgende fase zal zijn dat medewerkers zelf de vragen moeten gaan stellen aan hun opdrachtgevers. Of misschien maar één vraag. Bijvoorbeeld aan het eind van de presentatie aan een klant vragen wat hij ervan vond. Daar word je alleen maar beter van. Daar gaan wij naartoe en een tool als TruQu is daar een goed middel bij.”
Van Ruitenburg: “En als 75% van de medewerkers daar gebruik van maakt, zoals nu, dan zijn wij tevreden.”