Logo
  • Achtergrond
  • 5 juli 2017
  • HR Praktijk Redactie

De do’s en don'ts van een functioneringsgesprek

Het functioneringsgesprek, niet te verwarren met het beoordelingsgesprek, is een belangrijk element van loopbaanbeleid en het middel bij uitstek om in contact te blijven met uw werknemers. Uit een functioneringsgesprek kan nuttige informatie komen waarmee u mogelijk de bedrijfsvoering kunt verbeteren. Handig! Maar kent u de do’s en dont’s in een functioneringsgesprek?
Beeld De do’s en don'ts van een functioneringsgesprek
  1. Stel vooral open vragen: hierdoor krijgt u de meeste informatie. Open vragen beginnen allemaal met een W of een H: wie, wat, waar, wanneer, welke, hoe, hoeveel, hoelang, etc.
  2. Stel gesloten vragen uitsluitend als een bevestiging of een ontkenning door de ander moet worden gegeven: gesloten vragen geven nauwelijks informatie.
  3. Stel geen suggestieve vragen, behalve wanneer dit zinvol is om zaken verduidelijkt te krijgen;
  4. Stel geen retorische vragen waarin het antwoord al is opgenomen;
  5. Stel ook geen cocktailvragen. Dat wil zeggen: meerdere vragen in één zin;
  6. Vat regelmatig samen en orden om te toetsen of u het goed heeft begrepen;
  7. Gebruik geen dooddoeners, ook niet tijdens het verdere verloop van het gesprek. Vermijd dus zinnen als: ‘Dat valt wel mee’ of ‘Til er niet te zwaar aan.’
  8. Nodig de ander duidelijk uit om zelf met onderwerpen te komen;
  9. Toon voortdurend interesse voor de ander en voor war hij zegt;
  10. Straal een open houding uit; dit nodigt de ander uit om te vertellen;
  11. Geef de ander ook bedenktijd om een weloverwogen antwoord te geven;
  12. Reageer op gevoelens bij de ander;
  13. Breng onderwerpen niet op agressieve toon, ook al zijn dit zaken die wat gevoelig liggen. Toon dus ook geen aanvallende houding bij het noemen van onderwerpen die uw medewerker met u wil bespreken;
  14. Kom uitsluitend met onderwerpen die toekomstgericht zijn; in een functioneringsgesprek horen onderwerpen die uitsluitend te maken hebben met het ontwikkelen van de medewerker naar een grotere vorm van taakvolwassenheid om hierdoor een betere bijdrage te kunnen leveren aan het realiseren van de doelstellingen die de onderneming heeft;
  15. Neem bij het inbrengen van de onderwerpen geen verdedigende of onnodig verklarende houding aan;
  16. Breng de eigen onderwerpen helder, duidelijke en zonder twijfel in;
  17. Breng alles wat u voor het toekomstige functioneren van de medewerker belangrijk vindt, ook ter sprake; u moet zich daarbij echter wel realiseren dat ook u als leidinggevende niet meer dan drie of vier onderwerpen kunt bespreken, evenveel als het aantal van de medewerker.

Producttips