1. Zorg voor een warm welkom

Niets is zo vervelend als onvoorbereid zijn op de komst van een stagiair. Voor de stagiair levert dit onzekerheid op en hij of zij voelt zich wellicht niet serieus genomen. Zorg dat alles gereed is voordat de stagiair begint. Denk hierbij aan zaken als een werkplek, laptop, inloggegevens en papierwerk, maar ook een simpel plannetje voor de eerste week. Plan kennismakingen, in de vorm van ‘korte kopjes koffie’, in met de toekomstige collega’s en help de stagiair op weg binnen het bedrijf.

2. Communiceer de verwachtingen vanaf het begin

Allereerst is het belangrijk om elkaars verwachtingen duidelijk te maken. Door dit naar elkaar uit te spreken is van te voren helder waar beide partijen naartoe willen. Luister hierbij goed naar de verwachtingen en wensen van de stagiair. Wanneer je weet op welk vlak de stagiair zich graag verder wil ontwikkelen, kun je daar de focus op leggen en er rekening mee houden in de taken die je de stagiair toekent. Vaak wordt deze stap overgeslagen en gaat een stagiair 'in het wilde weg' aan het werk zonder gezamenlijk doel.

3. Breng structuur en regelmaat aan

Plan regelmatig contactmomenten in met de stagiair om even bij te praten en elkaars werkzaamheden te delen. Een wekelijks moment is voor beide partijen nuttig om van elkaar te leren. Waar heeft de stagiair op dit moment behoefte aan en wat verwacht je de komende week? Ook als er niet direct een concrete aanleiding is voor de meeting is het altijd goed om een kopje koffie te drinken. Door op een vast moment in de week met elkaar af te spreken voorkom je dat de stagiair met vragen blijft zitten en bouw je zekerheden in.

4. Bied voldoende training

Training is essentieel en valt samen met de eerder genoemde punten. Door ervoor te zorgen dat de stagiair een gedegen training krijgt in de kerntaken, ontstaat er meer zekerheid bij de stagiair over de mate van uitvoerbaarheid van de werkzaamheden en wordt de stageperiode voor hem of haar bovendien nog leerzamer en waardevoller. Daarbij zal de kwaliteit van de output toenemen en daarmee de waarde voor de organisatie. Een win-win-situatie.

5. Met de voeten in de klei

Ervaring opdoen is enorm belangrijk tijdens de stageperiode en daarom is het goed om de stagiair zo veel mogelijk mee te nemen naar (externe) afspraken. Het is belangrijk vooraf te bespreken in hoeverre hij of zij zich kan mengen in het gesprek. Maak dit ook direct duidelijk aan de gesprekspartner en introduceer de stagiair aan hem of haar. Maak zelf een inschatting bij welke afspraken aanwezigheid mogelijk is. Belangrijk is dat dit alleen gebeurt wanneer dit voor beide partijen comfortabel voelt.

6. Reflecteren is key

Het is fijn voor de stagiair om voldoende feedback te ontvangen. Dit kan opbouwende feedback zijn maar vergeet ook zeker niet de positieve punten te benoemen. Vertel wat wel en wat niet goed gaat. Zo kan hij of zij focussen op datgene wat beter zou kunnen. Vergeet vooral ook niet de stagiair feedback te vragen voor jou als begeleider en voor de organisatie als stageplek. Dit kan verfrissende inzichten opleveren.

7. Geef tijd en ruimte

Voor de stagiair is alles nieuw in het begin, geef hem of haar daarom de ruimte om alles uit te kunnen vinden binnen de organisatie. Zij zijn er om iets te leren, dus geef hen ook die mogelijkheid om dit in hun eigen tempo te doen. Dit levert in de toekomst een productievere werksfeer en betere resultaten op.