Tip 1: Zorg voor een goede voorbereiding (van beide kanten)

U en ook de werknemer moeten zich voorbereiden op het functioneringsgesprek. Alleen dan kan er sprake zijn van een gestructureerd en constructief gesprek. U versterkt dit door een vragenlijstje op te stellen en in een kort voorgesprek met de werknemer hem te informeren over de aard, het einddoel, de agendapunten en de procedure van het functioneringsgesprek. U kunt hem vragen het vragenlijstje ter voorbereiding in te vullen.

Tip 2: Start met de medewerker als uitgangspunt

In het gesprek staat de visie van de werknemer centraal. Om een open gesprek te bewerkstelligen is het belangrijk dat er een ontspannen, informele sfeer is.

Tip 3: Kies voor een constructieve gesprekstechniek 

U komt aan het woord nadat de werknemer zijn zegje heeft gedaan. U kunt de door u ingebrachte agendapunten aan de orde stellen en vervolgens de aard en de inhoud van de werkzaamheden, de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd en het gedrag daarbij van de werknemer ter sprake brengen.

Bij het bespreken van de laatstgenoemde drie punten is het belangrijk ook waardering te laten blijken. Als u dat niet doet, zou de werknemer zich wel eens ondergewaardeerd kunnen voelen. Vanzelfsprekend moeten ook de negatieve elementen worden besproken. Kies een constructieve gesprekstechniek. Kijk de werknemer aan, bekritiseer bepaald gedrag, maar niet de persoonlijkheid van de werknemer. Spreek hem aan in de ik-vorm en geef de werknemer de ruimte te reageren. Maak de werknemer duidelijk wat het effect van zijn gedrag is op de onderneming.

Tip 4: Kom samen tot oplossingen

In deze fase worden de eventuele problemen gedetailleerder besproken en wordt gezocht naar een oplossing. Het kan zijn dat de oplossing op een later tijdstip moet worden besproken. Overigens bepaalt u welk probleem u verder wilt uitdiepen. Zoek samen met de werknemer naar een oplossing. Bijvoorbeeld hoe gedrag kan worden aangepast.

Tip 5: Leg het gesprek schriftelijk vast

In deze afrondende fase is het belangrijk dat beide partijen beamen dat de ingebrachte agenda- en bespreekpunten zinvol zijn geweest en dat de gesprekssfeer aangenaam is bevonden. Benoem vervolgens alle belangrijke punten die ter tafel kwamen en leg deze schriftelijk vast. Geef de medewerker een kopie van het verslag en archiveer ook een exemplaar hiervan in het personeelsdossier van de desbetreffende medewerker.

Onderschat de waarde van het verslag niet. Zowel u als de werknemer kan aan de hand ervan opnieuw nadenken over de gemaakte afspraken. Daarmee neemt de waarde van het gesprek toe. Bovendien is het verslag een waardevol uitgangspunt voor het eerstvolgende functioneringsgesprek.