5 principes van gastvrijheid
Organisaties vinden het van groot belang dat gasten en bezoekers zich welkom en thuis voelen als zij hen op hun kantoor komen bezoeken. Maar wat is er dan vervolgens nodig om gasten op het kantoor een gevoel te geven dat vergelijkbaar is met thuis? En hoe kan facility hieraan bijdragen?
Wanneer wij thuis eters ontvangen, dan doen wij er alles aan om onze gasten een gezellige en fijne avond te bieden. Wij ontvangen hen met open armen. In de zoektocht naar het bieden van een thuisgevoel kan het waardevol zijn om de diverse elementen van eters thuis ontvangen te vertalen naar de werkomgeving. Hier volgen de 5 principes van een gastvrije ontvangst op kantoor:
- Laat iedereen weten dat je gasten ontvangt
De ontvangst en verdere begeleiding van een gast is echt anders wanneer de receptioniste deze verwacht, de naam kent, mogelijk reeds een foto heeft gezien en op de hoogte is van waar de ontmoeting plaats zal vinden.
- Ga voorbij aan procedures, geef erkenning
Richt je op de ontvangst van een gast en erken diens aanwezigheid door service te verlenen die aansluit op de actuele situatie. Ontvang iemand met naam en toenaam. Neem de jas en mogelijke bagage aan. Berg de natte paraplu weg. Is er voldoende tijd, vraag iemand naar zijn of haar reis en bespreek of de persoon zich even wil opfrissen, behoefte heeft aan iets te drinken of misschien zelfs een kleine versnapering behoeft. Neem met de gast door of deze nog andere behoeftes heeft, nu of zo meteen bij diens vertrek. Het is prettig voor de gast om alle randvoorwaarden verzorgd te hebben. Nu kan deze zich helemaal richten op de reden van het bezoek in een ontspannen sfeer.
- Wees als organisatie transparant over wie je bent
Vertel de verhalen van jouw organisatie via foto’s aan de muur, film, curiosa of een typisch object uit de geschiedenis van de organisatie. Zie het als jouw ‘boekenkast’. En vertel de verhalen aan de facilitaire dienstverleners, zodat ook zij in staat zijn om jouw verhaal te vertellen aan jouw gasten.
- Wees vrijgevig en schenk goede koffie
Er zijn organisaties die overdreven zuinig zijn in het aanbieden van een drankje tijdens de wachttijd. Is er wachttijd, zorg dan ruimhartig voor bonenkoffie, thee, fris en eventueel een stuk fruit of een ambachtelijk bereide brownie. En trek die ervaring door naar de vergadering. We hebben in Nederland een rijke traditie waarin het aanbieden van een koekje bij de koffie vroeger al symbool stond voor gastvrijheid. Zo liet men zien te willen investeren in de relatie met de gast. Maak het verblijf op jouw kantoor gedenkwaardig. Dit zal dubbel en dwars naar je terugkomen in de vorm van een loyale klant of een enthousiaste leverancier.
- De laatste indruk blijft hangen
Het blijkt dat men beslissingen over toekomstige aankopen niet neemt op basis van werkelijke ervaringen, maar op de herinnering aan die ervaringen. En de herinnering van een ervaring is over het algemeen zeer beperkt. Van alle ervaringen die we meemaken, blijft slechts een heel klein deel hangen. Om precies te zijn: de piekervaringen en de allerlaatste ervaring. De laatste indruk is dus tenminste zo belangrijk, en in veel gevallen: veel belangrijker, dan de eerste indruk. Deze dient dus zo positief als mogelijk te zijn.
Twintig werkgevers op de Amsterdamse Zuidas – verenigd in de Ambitie van Zuid - lanceren een internetplatform voor werkzoekenden met een beperking en werkgevers die daarvoor openstaan. Hiermee willen zij een structurele bijdrage leveren aan de baangarantieafspraken uit het Sociaal akkoord en de doelstellingen van de Participatiewet.