Hoewel Youforce als bedrijfsnaam nog maar kort bestaat, gaat er een lange geschiedenis van HR-automatisering achter schuil. Het voormalige Raet en later Visma|Raet bouwden decennialang aan systemen die salaris- en HR-processen hebben vereenvoudigd. Met de introductie van Zorgeloos HR zet Youforce een nieuwe standaard waarin eenvoud en AI centraal staan.
Wat in 1965 begon als het systeem voor salarisberekening van Raet, later door Visma|Raet werd omgebouwd tot SaaS-applicatie, is nu het AI-first platform Zorgeloos HR, dat door 800 tot 1000 organisaties wordt gebruikt. Jan Ewoud ten Brinke, directielid bij Youforce, vertelt hoe Zorgeloos HR tot stand kwam na een herijking van de strategie in 2024. “Er bestaan veel HR-systemen met een overdaad aan functionaliteiten, die de gebruikers van het systeem in de praktijk helemaal niet gebruiken. Dat wilden we na de herijking anders gaan doen.”
“Wij willen software bieden die gewoon simpel in het gebruik is en ook optimaal wordt gebruikt. Dat geldt ook voor de nieuwe functionaliteit die we toevoegen. We hebben daarom een digitaliseringsscore ontwikkeld voor de manier waarop klanten onze software gebruiken. Het is een rapportcijfer voor de mate waarin HR-processen met onze software zijn gedigitaliseerd.
We kijken daarbij naar hoe de workflows zijn ingericht, of processen efficiënt verlopen en overbodige stappen zijn verwijderd. We helpen onze klanten ook om dat cijfer op een 8,5 of hoger te brengen. We zien het als onze verantwoordelijkheid om niet alleen nieuwe features op de markt te brengen, maar ook om onze klanten die daadwerkelijk te laten gebruiken.”
Smart triggers met AI
Het derde speerpunt van de nieuwe strategie zijn de zogeheten Smart Triggers. Hiermee helpt Youforce klanten in hun grote HR-uitdagingen. Ten Brinke: “Bijvoorbeeld in het aantrekken en behouden van kwalitatief goede mensen en het verlagen van de kosten.”
Een Smart Trigger is een door AI gegenereerd signaal op basis van de binnen de organisatie beschikbare informatie. Zo’n Smart Trigger activeert de gebruiker om een stap te zetten die kosten bespaart, of bijvoorbeeld de capaciteit vergroot of fiscale voordelen signaleert. Het idee achter de Smart Triggers is dat je door de voorgestelde acties het rendement van de HR-organisatie verhoogt en de investering in de software terugverdient.
Ten Brinke: “Voor bepaalde functiegroepen is de arbeidsmarkt krap, maar zit er nog wel potentieel in de huidige populatie medewerkers, vooral als er veel in deeltijd wordt gewerkt. Via een Smart Trigger kunnen we de mensen die het betreft een bericht sturen met de vraag of ze benieuwd zijn naar wat een paar uur extra werken in de week netto zal opleveren. Als ze interesse hebben, drukken ze op een knop en kan de teamleider of manager daar het gesprek over aangaan. Dat is goed voor de medewerker en de organisatie.”
Kosten besparen
Een ander voorbeeld van een Smart Trigger is het omzetten van een tijdelijke arbeidsovereenkomst naar een vaste, zegt Ten Brinke. “Werkgevers betalen een hogere premie voor een tijdelijk contract dan voor een contract voor onbepaalde tijd. Vaak is er beleid om een tijdelijk contract na zeven of twaalf maanden te beoordelen en om te zetten in een vast contract, als daar van beide kanten behoefte aan is.
Wanneer een manager na drie of vijf maanden echt wel weet wat voor vlees hij/zij in de kuip heeft en de tijdelijke kracht een vast contract wil aanbieden, bespaart dat op de werkgeverspremie. Dus dan zegt de Smart Trigger: ‘Je kunt nu € 1200 besparen door het tijdelijke contract van medewerker X om te zetten in contract voor onbepaalde tijd. Dat is voor medewerker X een positieve verrassing en bespaart de organisatie geld.”
De Smart Triggers zijn te configureren naar specifieke wensen, voor bepaalde functiegroepen en workflows, zodat een organisatie ze zelf kan inpassen en aan- en uitzetten. Ze zijn ook te gebruiken voor de individuele uitruil van fiscale salariselementen en het tegengaan van verlofstuwmeren. In het verlengde van Smart Triggers en de digitaliseringsscore zet Youforce AI in als kans voor HR. Volgens Ten Brinke zijn veel HR-professionals vandaag de dag druk met het beantwoorden van veel vragen van medewerkers over simpele dingen.
“Iemand wil speciaal verlof opnemen, gebruik maken van bedrijfsfietsregeling, noem maar op. Om dergelijke vragen in het HR-domein te beantwoorden hebben we een AI HR-assistent ontwikkeld. Uit onderzoek blijkt dat die HR-assistent 72 procent van de vragen van medewerkers naar tevredenheid kan beantwoorden.”
Sprong in effectiviteit met HR-assistent
De HR-assistent lijkt op wat ChatGPT of Google Gemini doen, maar geeft binnen het veilige HR-systeem zogeheten contextgevoelige antwoorden. Ten Brinke: “Wij weten wie de vraag stelt, op welke locatie en hoeveel uren je werkt, welke CAO er op jou van toepassing is, hoe lang je in dienst bent en of je bijvoorbeeld recht hebt op seniorenverlof. Wij roepen HR-professionals op daarmee te werken, omdat het je een enorme sprong in effectiviteit geeft. Het geeft je de mogelijkheid om te focussen op het leveren van menselijke toegevoegde waarde: emoties lezen, leiderschapsontwikkeling of ondersteunen bij het voeren van gesprekken met medewerkers.”
Het enige wat ervoor nodig is om de HR-assistent het werk goed te laten doen, is het uploaden van alle actieve regelingen in het systeem, zegt Ten Brinke. “De mobiliteits- en de pensioenregeling, de arbeidsvoorwaardenregelingen, de CAO, enzovoort. De algemene Nederlandse wetgeving zit er al in. Het is dus relatief weinig inspanning met een grote positieve impact.” Ten Brinke is ervan overtuigd dat AI het HR-domein veel te bieden heeft.
“In de eerste plaats veel administratieve lastenverlichting. Bijvoorbeeld door de controle van de invoer in systemen. Een manager van een zieke medewerker mag geen medische terminologie in het verzuimdossier opnemen. Wanneer die manager iets over een gebroken been typt, zegt AI dat dit in strijd is met de privacywetgeving en stelt een alternatieve formulering voor, die wel voldoet. Ook alle mutaties en declaraties worden automatisch gecheckt op fouten, dat scheelt gewoon veel werk.”
Volgende stap: AI -agents
Op dit moment wordt binnen Youforce gewerkt aan AI-agents die systeem overstijgend kunnen gaan werken. “Het is veelbelovend. Neem bijvoorbeeld een verlofaanvraag, waarbij je op basis van een AI-opdracht in het HR-systeem een verlofverzoek indient, je out-of-office-melding aanzet, je agenda moet blokkeren en een vervanger moet aanwijzen die je taken waarneemt. Een AI-agent kan heel makkelijk zo’n verlofaanvraag en alle onderliggende activiteiten voor je uitvoeren. Dat is de overtreffende trap waar we aan werken. AI is een vraagstuk waar HR veel mee kan doen. Dus ga ermee experimenteren om je voordeel ermee te doen.”
