- AI ondersteunt objectieve zelfevaluaties, verlaagt drempels voor medewerkers en helpt om bias, vooral bij vrouwen, in gesprekken te verminderen.
- Menselijke regie blijft essentieel bij AI-gebruik, om empathie, context en communicatieve nuances te waarborgen in beoordelingen.
- Zie AI als HR-co-piloot, die data aanreikt en analyseert, terwijl HR-professionals de reflectie begeleiden en de eindbeoordeling sturen.
Functioneringsgesprekken zijn doorgaans niet iets waar mensen naar uitkijken. Jezelf beoordelen is moeilijk en het kan enorm lastig zijn om door een heel jaar werk te gaan en daar dan de pieken en dalen van te benoemen. Met name vrouwen kunnen het lastig vinden om voor zichzelf op te komen en nadruk te leggen op hun prestaties. AI kan daarbij een handje helpen.
Veel gebruik van AI
Circa 75 procent van de werknemers maakt al in enige vorm gebruik van AI, blijkt uit de 2024 Work Trend Index van Microsoft.
En ook het afnemen van functioneringsgesprekken door AI blijkt geen drempels op te werpen, want sinds Oracle dat in 2023 invoerde, zegt 89 procent van de werknemers daar uiterst tevreden over te zijn.
“Dat toont aan dat er behoefte is en dat mensen erin willen geloven”, zegt assistent-hoogleraar Triparna de Vreede van de School of Information Systems and Management in Florida. Ze houdt zich bezig met onderzoek naar de verhouding tussen menselijke interactie met AI en hun werkgeluk.
Nadelen van traditionele functioneringsgesprekken
Volgens De Vreede zijn functioneringsgesprekken normaliter subjectief. Ze stelt dat het een gesprek is waarin de machtsverhouding tussen managers en onderdanen veelvuldig naar boven komt. Werknemers denken misschien dat ze het goed doen, maar ze weten niet altijd hoe hun werk past bij de strategische richting van het bedrijf, of hoe hun contributies hieraan bijdragen.
Er speelt ook een soort voorkeur mee waarbij kleine dingen de grotere prestaties overschaduwen. “Als je hele goede dingen hebt gedaan, maar ergens in de afgelopen maand een fout maakte, dan hangt die bitterheid als een schaduw over de rest”, zegt ze. “Dat zijn dingen die negatief meespelen in de traditionele functioneringsgesprekken.”
Betere feedback
AI-evaluaties kunnen helpen met het formuleren van uitingen die met de strategie en ideologie van het bedrijf overeenkomen. Ze helpen managers ook met het geven van betere feedback zonder vooroordelen. “Dat creëert op zijn beurt een meer gestandaardiseerd antwoord voor alle werknemers”, stelt De Vreede. “Zodoende hebben ze niet het idee van ‘ oh, hij vindt jou leuk, dus hij geeft jou een loonsverhoging’.”
De Vreede zegt dat mensen de neiging hebben om meer te zeggen bij een functioneringsgesprek met een AI. Ze geloven dat de robot hun prestaties eerlijker zal beoordelen dan hun manager.
Dat hoeft niet per se te komen doordat de relatie tussen werknemer en manager slecht is. Het is meer dat zelfs de beste managers niet alle rapportages, e-mails, documenten en projecten zo goed kunnen analyseren zoals AI dat wel kan.
Inschatten vaardigheden
Daarbij komt ook dat mensen doorgaans slecht zijn in het vertellen van hetgeen ze gedaan hebben. Hoogleraar bedrijfskunde en AI-ethics Dorothy Leidner aan de University of Virginia kwam hierachter toen ze aan een case met farmaceut Johnson & Johnson werkte.
“Het blijkt dat mensen niet goed zijn in het inschatten van hun eigen vaardigheden. Sommige mensen overschatten zichzelf, terwijl anderen zichzelf onderschatten”, zegt Leidner tegen Business Insider. “Daarom besteden ze veel tijd aan het overleggen met leveranciers en het ontwerpen van AI’s die met digitale data en gegevens van HR de digitale vaardigheden van de werknemers wel goed in kunnen schatten.”
Extra moeilijk voor vrouwen
Zelfevaluaties kunnen moeilijk zijn voor vrouwen, zowel intern als extern, merkt De Vreede op. “Vrouwen worden doorgaans emotioneler en agressiever genoemd, terwijl mannen assertiever zijn.”
38 procent van de functioneringsgesprekken met vrouwen op hogere posities binnen Amerikaanse bedrijven, bevatten overdreven termen, clichés en aanwijzing van gebrek aan een meewerkende mindset. Dit bleek uit een analyse van HR-platform Textio van 23.000 functioneringsgesprekken van 250 Amerikaanse werkgevers.
Driekwart van de vrouwen die meewerkten aan bovenstaand onderzoek, gaven aan dat ze werden omschreven als emotioneel. Ter vergelijking: slechts 11 procent van de mannen gaf hetzelfde aan.
Vrouwen zetten stapje extra
Vrouwen hebben ook de neiging om minder lovend te zijn over hun eigen prestaties. Ze gaven zichzelf een score van 46 uit 100 over hun eigen prestaties, terwijl mannen zichzelf 61 punten gaven. Dit bleek in 2022 in een onderzoek van het National Bureau of Economic Research.
Ondertussen zijn het vrouwen die een stapje extra zetten. Ze nemen vaker onzichtbare taken op zich, wat zich kan opstapelen en kan leiden tot een burn-out.
“Stel je nu eens voor dat een AI al de prestaties bijhoudt en in kaart brengt”, zegt De Vreede. “Dat zorgt ervoor dat we kunnen beoordelen wat het verschil maakt zonder dat het ‘imposter syndrome’ om de hoek komt kijken.”
Menselijk toezicht nodig
Meerdere bedrijven hebben al AI-tools gemaakt die functioneringsgesprekken kunnen uitvoeren, waaronder Oracle en Textio. De AI van het laatste bedrijf wordt gebruikt door een kwart van de bedrijven uit de Fortune 500 om gesprekken te analyseren en feedback te geven.
Hoewel de technologie aan een opmars bezig is, duurt het nog wel even voordat AI-functioneringsgesprekken de perfecte oplossing zijn, weet De Vreede.
“Problemen rondom privacy blijven een ding en bedrijven moeten daardoor een duidelijk beleid opstellen van wat acceptabel is voor hulp van AI. Ook moeten ze transparant zijn over tot welke persoonlijke informatie en welk werk de AI-tools toegang mogen krijgen.”
Ze benadrukt dat mensen ‘in de loop’ moeten blijven, zodat vaardigheden als communicatie, warmte en sympathie nog steeds meegeteld worden. “AI kan dit op zichzelf niet begrijpen, maar kan wel getraind worden om vragen te stellen waardoor de persoon kan reflecteren en erover kan schrijven. Dan ondervang je de echte mens in zijn geheel, in plaats van alleen een werkplaatswezen.”
Zorgen over AI
Triparna de Vreede maakt zich dan ook erg veel zorgen over het feit dat bedrijven mogelijk te veel gaan leunen op AI, waardoor mensen helemaal geen reflectie kunnen uiten, en een evaluatie eigenlijk waardeloos wordt.
Ze zegt dat AI het zware werk kan verzetten, maar dat jij als mens nodig bent om de resultaten ervan te beoordelen, ze moet aanpassen en ze moet perfectioneren. “Wat eruit komt als jouw zelfreflectie is niet alleen het werk van de AI, maar een samenwerking tussen jou en de AI.”
Met één klik complexe HR-vragen beantwoorden, efficiënter omspringen met arbeidsrechtelijke kwesties, makkelijk kandidaten screenen én effectiever talent managen. Volg deze masterclass en leer hoe AI en ChatGPT jouw dagelijkse werkzaamheden kunnen transformeren in alle belangrijke HR-domeinen.
