Om organisaties op weg te helpen geeft Roy Klaassen, Principal Consultant en Managing Director bij onafhankelijk organisatieadviesbureau Kirkman Company, hier 5 tips om te komen tot een passende keuze in én implementatie van HR IT-toepassingen. 

1. De heilige graal bestaat (nog) niet

Zoek niet naar één pakket die in al jouw HR IT-behoeften gaat voorzien. De heilige graal bestaat niet en gaat er de komende paar jaar ook nog niet komen. Zelf bouwen om in de eigen behoefte te voorzien is ook niet de oplossing gebleken. Liever standaard dan spaghetti lijkt het heersende motto te zijn: een combinatie van 2 à 3 standaard oplossingen kan veelal de gehele HR-keten afdekken: van (internationale)payroll tot aan de talent processen.

2. Focus op de lange termijn

De markt beweegt zeer snel… de kleine niche spelers worden bij massa’s opgekocht en geïntegreerd in de grote spelers. Kijk dus niet alleen naar de functionaliteiten van vandaag maar bedenk ook waar de leverancier op termijn mogelijk heen gaat bewegen en beoordeel kritisch of dat past bij het groeipad dat je zelf voorziet.

3. Automatiseer vanuit de HR-transformatiegedachte

Een veel gemaakte denkfout: implementeer e-HRM en de lijnmanager wordt people manager en de HR-adviseur business partner. Begin met de transformatie die je als HR-functie wil doormaken. Zorg er vervolgens voor dat IT je hierin optimaal ondersteunt. Kies deze volgorde, in plaats van te starten met de automatisering in de hoop dat dit ook leidt tot een transformatie tot people manager en business partner’.

4. Maak een proefrit

Raak geïnspireerd, test, ervaar… en maak dan pas je definitieve keuze voor de HR IT-oplossing die het beste bij de organisatie en de strategie past. Betrek zowel de HR-medewerkers als vertegenwoordigers uit de business in dit proces. Aarzel niet om om een proefrit te vragen… een paar uur ervaring geeft zoveel meer inzicht dan een ellenlange presentatie en overzichten van specs. Maak deze proefrit zeker niet alleen: betrek van selectie tot implementatie en control meerdere partijen. Zo maak je van je selectietraject geen HR-feestje en is het bouwen aan draagvlak bij de business verzekerd.

5. Zorg voor een foutloze introductie

Het e-HRM-systeem moet meteen foutloos werken wanneer je het introduceert. Dit betekent niet dat alle functionaliteiten in een keer live moeten, maar daar waar managers en medewerkers toegang tot hebben moet werken. Besteed dus voldoende tijd aan de test- en ‘bijschaaf-fase’. Vergeet hierbij niet dat je service center ook ineens een 'IT-service desk' wordt. Wanneer medewerkers en managers niet direct met het systeem uit de voeten kunnen, niet kunnen vinden wat ze willen of niet kunnen doen wat hen beloofd is en bovenal niet de juiste ondersteuning krijgen vanuit HR, is je project mislukt.

Gratis uitgave met e-HRM-cases

Lees in verschillende cases hoe HR in de praktijk de stap naar MSS heeft gemaakt. Net als bij Employee Self Service speelt bij MSS het creëren van draagvlak een grote rol. Daarvoor krijgt u diverse tips aangereikt in de gratis uitgave HR over de schutting? Vraag gratis aan...