Bij dreigend langdurig arbeidsverzuim door ziekte bent u als werkgever op basis van de Wet verbetering poortwachter verplicht een re-integratiedossier aan te leggen. Omdat moeilijk te bepalen is of er langdurig arbeidsverzuim dreigt, kunt u het beste bij arbeidsverzuim altijd een re-integratiedossier aanleggen. Gemiddeld is tien procent van de verzuimgevallen na zes weken nog niet hersteld, bij dertien weken is dat gedaald tot gemiddeld vijf procent.

 

In het re-integratiedossier legt u als werkgever alle stappen en afspraken vast met betrekking tot de re-integratie van de zieke werknemer. Voor het dossier mag u overigens geen gebruik maken van de medische gegevens van de werknemer, omdat u als werkgever deze niet mag inzien. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de bedrijfsarts.

 

Eventueel kunt u het maken van het dossier geheel uitbesteden aan een arbodienst, een casemanagementbureau of een administratiekantoor. Wees er dan wel zeker van dat deze derde partij voldoende ervaring heeft met het maken van een re-integratiedossier.

 

Voor het aanleggen van een re-integratiedossier kunt u eventueel gebruik maken van speciale online digitale systemen. Hierin kunt u al uw documenten opslaan. Deze systemen bewaken ook de wettelijke termijnen voor u, zodat u tijdig aan uw re-integratieverplichtingen kunt voldoen.

U moet de werknemer kopieën geven van ieder belangrijk document dat u in het dossier heeft opgenomen. Vraag ook aan uw werknemer of hij een dossier wil bijhouden. Hij kan hierin aangeven wat zijn activiteiten zijn om weer snel mogelijk aan het werk te komen.

 

Met een volledig re-integratiedossier hebben u en de betrokken re-integratie-specialisten een goed overzicht van het re-integratieproces en de documenten die daarbij horen. Daarnaast is een helder en compleet re-integratiedossier een goede basis voor het re-integratieverslag dat u eventueel voor het UWV moet maken als de werknemer niet binnen twee jaar weer aan het werk komt.

 

Kenmerken re-integratiedossier

 

Doel:

• verslaglegging activiteiten;
• overzicht gemaakte afspraken;
• structureren van het proces;
• bewijs voor uw inspanningen bij een eventuele WIA-beoordeling of een rechtelijk oordeel.

 

Het dossier moet in ieder geval de volgende gegevens bevatten:

• het verloop van het arbeidsverzuim door ziekte van de werknemer (inclusief bijbehorende data zoals de eerste ziektedag);
• de re-integratie-activiteiten die u hebt ondernomen om de werknemer weer aan het werk te krijgen;
• de eventuele sancties (van schriftelijke berisping tot stopzetting loondoorbetaling of ontslag) die u de medewerker heeft opgelegd om hem mee te laten werken aan de re-integratie;
• de re-integratie-inspanningen van uw medewerker om weer te gaan werken;
• een eventueel  bij het UWV aangevraagd deskundigenoordeel;
• alle documenten en correspondentie met betrekking tot de ondernomen re-integratie-activiteiten (bijvoorbeeld correspondentie met de (arbo)dienstverlener).

 

Opsteller re-integratiedossier:

• werkgever, eventueel kunt u het ook uitbesteden aan een casemanagementbureau, administratiekantoor of arbodienst.

 

Tijdstip:

• tijdens het hele arbeidsverzuim; u mag in ieder geval niet later met het dossier beginnen dan de probleemanalyse die de bedrijfsarts of arbodienst of een arbodeskundige maakt; deze probleemanalyse moet er binnen zes weken ziekte zijn.

 

Tip - Probleemanalyse: vooral voor uzelf

Van alle probleemanalyses die worden gemaakt, haalt slechts een tiende de UWV-toets voor de WIA-beoordeling. Met andere woorden voor de resterende negentig procent maakt u de probleemanalyse voor uzelf. Vraag u daarom af welke eisen u zelf stelt aan de probleemanalyse. Bij een jaar verzuim heeft u al minstens een jaar loon uitgegeven. Bij andere uitgaven van deze omvang verlangt u ook een goede onderbouwing van de noodzaak van deze kosten.

 

Eerstejaarsevaluatie

Werkgever en werknemer moeten sinds 2005 tussen de 46^e en 52^e ziekteweek het eerste verzuimjaar evalueren en deze 'eerstejaarsevaluatie' vastleggen op papier. Van groot belang hierbij is dat u met de medewerker bepaalt of hij nog kan terugkeren in zijn oude werk. Als dat niet zo is dan moet u beiden aantoonbare concrete stappen zetten richting ander werk (spoor 1) of een andere werkgever (spoor 2).

In de eerstejaarsevaluatie moet u het volgende vastleggen:

• de aanleiding tot het (langdurige) verzuim;
• de gebeurtenissen en acties tot het moment van evaluatie;
• de actuele stand van zaken;
• antwoord op de vraag of werknemer en werkgever het afgesproken doel hebben bereikt; bij ja moet u aangeven wat precies het resultaat is; bij nee moet u uitleggen waarom dit niet is gebeurd en welke bijstelling van het plan van aanpak voor de re-integratie nodig is;
• de doelen en de aanpak voor het tweede ziektejaar;
• of nieuwe afspraken nodig zijn over periodieke evaluatie en of er afspraken nodig zijn met de bedrijfsarts, arbodienst of arbodeskundige(n).

 

U en de werknemer kunnen eventueel een vernieuwd plan van aanpak aan de evaluatie toevoegen. Als de cao voor uw branche aangeeft dat de loondoorbetaling na één jaar ziekte terugvalt onder de 100 procent, bevestigt u dat. Ook andere re-integratieprikkels uit uw cao (wat steeds meer voorkomt) noemt u nog eens nadrukkelijk op. Vanuit goed werkgeverschap kunt u voor de medewerker een berekening (laten) maken wat de financiële gevolgen voor hem zullen zijn bij een WIA-uitkering.

 

U moet de eerstejaarsevaluatie opnemen in het re-integratiedossier. Het is niet nodig dat u de schriftelijke eerstejaarsevaluatie naar het UWV stuurt. Wel moet de werknemer de eerstejaarsevaluatie als onderdeel van de WIA-aanvraag meesturen met het re-integratieverslag aan het einde van het tweede ziektejaar. Als de eerstejaarsevaluatie ontbreekt of als er uit blijkt dat u zich onvoldoende voor de re-integratie heeft ingespannen, mag het UWV de loondoorbetaling door u als werkgever met maximaal een jaar verlengen.

 

Re-integratieverslag

U bent verplicht een re-integratieverslag op te stellen voor de 91^ste verzuimweek van de werknemer. Begin ruim voor deze week met het maken van het re-integratieverslag, zodat u voldoende tijd heeft om het verslag goed op papier te zetten. In het re-integratieverslag geeft u stapsgewijs aan wat de belangrijkste stappen (met als basis de probleemanalyse en het plan van aanpak) zijn geweest bij het re-integreren van de zieke werknemer binnen of buiten uw bedrijf. Het gaat daarbij om de re-integratie-inspanningen van u, de werknemer en de (arbo)dienstverlener.

 

Als u het re-integratiedossier goed heeft bijgehouden dan moet het voor u geen probleem zijn het re-integratieverslag op te stellen. Het verslag is dan in feite een goede samenvatting van het re-integratiedossier. Overigens is het re-integratieverslag pas volledig als het ook de kijk van de werknemer op het re-integratieproces bevat en de medische gegevens van de werknemer (die u niet mag inzien).

 

De werknemer heeft het re-integratieverslag nodig bij de aanvraag van een WIA-uitkering. Hij moet de WIA-uitkering aanvragen voor de dag dat hij 91 weken ziek is en daarbij een WIA-aanvraagformulier en het re-integratieverslag (inclusief de eerstejaarsevaluatie) naar het UWV sturen.

 

Het UWV moet uit het re-integratieverslag kunnen opmaken of u zich voldoende heeft ingespannen om de werknemer te re-integreren in diens eigen functie, andere passend werk of werk bij een andere werkgever. Ook kijkt het UWV of de werknemer zich voldoen heeft ingespannen voor zijn eigen reïntegratie.

 

Als uit het re-integratieverslag blijkt dat u zich onvoldoende heeft ingespannen om de werknemer aan het werk te helpen dan mag het UWV de loondoorbetaling door u als werkgever met maximaal een jaar verlengen. Het UWV mag een werknemer die volgens de uitkeringsinstantie onvoldoende heeft meegewerkt aan de re-integratie korten op de WIA-uitkering.

 

Kenmerken re-integratieverslag

 

Doel:

• het re-integratieproces stapsgewijs en gedocumenteerd volgbaar en toetsbaar maken.

 

Het re-integratieverslag moet in ieder geval de volgende gegevens bevatten:

1.      de administratieve gegevens van de werkgever, de werknemer, de arbodienst of arbodeskundige en het eventueel ingeschakelde re-integratiebedrijf;

2.      informatie over de kernactiviteiten van uw bedrijf/organisatie;

3.      gegevens over de functie van de 'verzuimende' werknemer;

4.      informatie over de vaardigheden van de werknemer;

5.      de eerste arbeidsongeschiktheidsdag van de zieke werknemer;

6.      het advies en oordeel van de arbodiens/arbodeskundige over de duur van het verzuim en het plan van aanpak;

7.      het door u en de werknemer overeengekomen plan van aanpak en eventuele aanpassingen daarvan;

8.      de activiteiten die u en de werknemer hebben ondernomen om re-integratie van de werknemer te stimuleren

9.      de meest recente evaluatie van het plan van aanpak;

10.  een actueel oordeel over de kwaliteit van de arbeidsrelatie door u, de werknemer en de arbodienst/arbodeskundige;

11.  een actueel oordeel door de arbodienst/arbodeskundige over de arbeidsongeschiktheid, de functionele beperkingen en mogelijkheden tot het doen van werk van de werknemer;

12.  het oordeel van de arbodienst/arbodeskundige (bijvoorbeeld een arbeidsdeskundige) en van u over de mogelijkheid voor de werknemer om passende arbeid bij u te verrichten;

13.  de rapportages van een eventueel ingeschakeld re-integratiebedrijf;

14.  het oordeel van de werknemer met betrekking tot de punten 1 tot en met 13;

15.  medische gegevens van de werknemer (mag werkgever niet inzien).

 

Opstellers re-integratieverslag:

• werkgever en werknemer

 

Tijdstip:

• de werknemer stuurt het re-integratieverslag voor de 91^ste verzuimweek naar het UWV.

 

Tip – Brief 91^e verzuimweek

Stuur de werknemer een brief waarin u hem erop wijst dat hij zelf het re-integratieverslag vóór de 91^e verzuimweek naar het UWV moet sturen en dat u daarom vanaf week 104 stopt met de loondoorbetaling. Als u dit niet doet en de werknemer vraagt geen WIA-beoordeling aan, dan loopt u het risico dat de werknemer alsnog verwacht dat hij loondoorbetaling van u ontvangt.