Dit is een van de conclusies uit onderzoek van Planon en FMM naar de huidige strategieën en activiteiten van 91 organisaties op het gebied van FM en vastgoed en hun plannen voor de nabije toekomst. De analyse en aanbevelingen van het onderzoek zijn ingedeeld in drie thema’s: FM-strategie, duurzaamheidbeleid en nieuwe werkplekconcepten. In dit artikel richten wij ons op de uitkomsten en aanbevelingen voor flexibele werkplekconcepten. In de whitepaper ‘Future Proof Facility Management’ krijgt u een overzicht van alle drie de thema’s. Inclusief tips en adviezen. Zie kader onderaan dit artikel voor meer informatie.

Strategie

De helft van de ondervraagde facility managers heeft het afgelopen jaar de daadwerkelijke bezetting en benutting van vergader- en werkplekken geëvalueerd. Ook zijn velen van plan om binnen drie jaar flexibele werkplekconcepten te implementeren.

Uitdagingen

Uit bovenstaande blijkt verrassend genoeg dat het inzetten van sensortechnologie om de bezetting realtime te meten laag scoort. Dit terwijl flexibele werkplekconcepten uiteenlopende uitdagingen voor FM bieden zoals:

• claimgedrag van werkplekken,
• no show op gereserveerde zalen,
• mensen die proberen een passende werkplek voor een specifieke activiteit, zoals bellen, vergaderen, concentreren, te vinden.

Deze uitdagingen worden dringender wanneer de bezetting toeneemt en afwijkt van de reguliere (historische) bezetting. Ook als flexibel werken alleen wordt toegepast in een deel van de organisatie en er voor een mix van vaste en flexibele werkplekken wordt gekozen, kunnen vragen ontstaan over de balans tussen de verschillende types, de effectiviteit van nieuwe concepten en niet te vergeten de kosten. Facility managers moeten deze vragen kunnen beantwoorden op basis van feiten.

Aanbevelingen bij invoeren

In Nederland heeft momenteel zo’n 30% van de organisaties flexibele werkplekconcepten. Als ervan uitgegaan wordt dat bij zo’n 20% van de Nederlandse organisaties flexibele werkplekconcepten niet mogelijk zijn, dan resteert 50% van de organisaties waarvoor het wel een aantrekkelijke optie is. Om deze 50% te overtuigen is het nodig dat facility managers met behulp van sensortechnologie en de Internet of Things (IoT) al starten met het monitoren van de bezetting in de oude situatie. Drie argumenten hiervoor:

1. je kunt de technologie meenemen naar de nieuwe situatie,
2. je krijgt als facility manager inzicht hoe het beter kan,
3. je moet als facility manager, onafhankelijk van wel of niet een flexibel werkplekconcept, altijd willen weten of een werkplekconcept nog past.

Tip

Neem bij de aanvraag van offertes voortaan ook de tools om de werkplekken te beheren mee – zoals sensortechnologie:

• het geeft inzicht in de effectiviteit van de werkplek,
• het is veel duurder om de benodigde infrastructuur achteraf alsnog aan te brengen,
• het past in de trend die op gebouwniveau al regelmatig wordt toegepast: kijken naar de total cost of ownership.

Wanneer u ook nog kunt aantonen dat een goed werkend werkplekconcept de productiviteit verhoogt, is de investering in dergelijke tools helemaal gerechtvaardigd.