Werken op een klantenservice kan volgens Julia Lewis, Customer Service Advocate and Social Media Coordinator bij Provide Support, een formatieve ervaring zijn die je blootstelt aan mensen  met verschillende achtergronden. Lewis geeft de volgende 10 tips:

1. 'U ook bedankt'
   Voor mij begon het allemaal met het realiseren dat een simpel 'u ook bedankt', een van de magische zinnen is die een enorm verschil maken in klantenservice. Jarenlang gebruikte ik de woorden 'graag gedaan', maar op een gegeven moment wees mijn manager mij erop dat het ook anders kan. In plaats van een simpele 'graag gedaan' kan je van de gelegenheid gebruik maken om je oprechte dankbaarheid te tonen aan de mensen die zaken doen met jouw organisatie.
2. Fouten leiden tot verbetering
   Klantenservice impliceert over het algemeen het omgaan met fouten – gebrekkige producten, tekortkomingen, leveringsinefficiënties, miscommunicatie, menselijke fouten, imperfect beleid, gebroken beloftes en ga zo maar door. Het kan soms misschien frustrerend zijn, maar hoe meer problemen je tegenkomt, hoe meer oplossingen je vindt. Je leert om te gaan met uitdagingen en herstelt in een sneller tempo. Daarbij krijg je een goed perspectief door situaties te analyseren die je minder goed hebt afgehandeld, om de volgende keer met een betere benadering te komen.
3. Multitasking tast de communicatie aan
   Voor een baan op de klantenservice is de mogelijkheid tot multitasking erg wenselijk, aangezien het werknemers in staat stelt zich bezig te houden met een grote verscheidenheid aan taken. Terwijl je ervaring inwint, worden werknemers van de klantenservice zich bewust van de professionele uitdagingen die gerelateerd zijn aan multitasking en leren zij hoe hier correct mee om te gaan. Mijn voornaamste les op dit gebied is het feit dat elke soort van communicatie, of het nou een telefoontje, face-to-face conversatie of email is, je onverdeelde aandacht vereist. Het is even onacceptabel om te appen tijdens het rijden, als om op internet te surfen terwijl je aan de telefoon bent.
4. Bied eerst je excuses aan, ongeacht wiens fout het is
   Niemand houdt ervan om fout te zitten. Ik geloof dat, wanneer je omgaat met klachten en vorderingen, het in de menselijke aard zit om eerst te begrijpen waar het fout ging, wanneer het fout ging en waarom het fout ging, en hoe het de volgende keer kan worden voorkomen. Hoe dan ook, voor een boze of gefrustreerde klant lijkt het alsof je vingers aan het wijzen bent of het script omdraait, wat het alleen maar erger maakt. Dus voordat het zich opstapelt en een groter probleem wordt dan het is, probeer ik altijd de spanningen onschadelijk te maken en oprecht mijn excuses aan te bieden namens de organisatie.
5. Je hebt altijd een keuze
   In veel situaties gedurende mijn carrière op de klantenservice, realiseerde ik me dat naast het gewoon ‘correct’ uitvoeren van mijn werkzaamheden (in overeenstemming met interne regels, scripts en beleid), ik ook iets extra’s kan doen om betere resultaten te bereiken en effectiever om te gaan met een situatie. Met andere woorden, je hebt een keuze om meer te doen dan wat van je verwacht wordt of om het te verbeteren. Om eerlijk te zijn, is het vaak onverschilligheid die je tegenhoudt om beter te presteren, en wanneer je je hiervan bewust bent, kan je opzettelijk kiezen tussen de twee opties en de juiste houding kiezen.
6. Tijdigheid is een synoniem van respect
   Tijdigheid is bijna goddelijk. Het in staat zijn om een issue van een klant snel en gemakkelijk op te lossen is fundamenteel voor het slagen of mislukken van de klantenservice-ervaring. Voor het geval dat het je niet lukt om het probleem gelijk op te lossen en je het pas later weer naar de klant terug kan koppelen, is het een goede oefening om de klant precies te laten weten wanneer ze een reactie van jou kunnen verwachten. Je moet dan je best doen om tussen het beloofde tijdsbestek te reageren. Wanneer je de klant zijn tijd respecteert, geven ze jou graag hun vaste business.
7. Klanten waarderen een persoonlijke benadering
   Mensen vinden het fijn om herinnerd te worden. Wanneer het aankomt op online klantenservice, kan je waarschijnlijk geen indruk op klanten maken door het herinneren van hun gezichten of het herinneren van hun namen. Daarentegen kan je wel je best doen om de ervaring voor terugkerende klanten prettiger te maken. Er zijn een hoop dingen die je kan inzetten om loyale klanten met een persoonlijke benadering te winnen. Maar eerst en voorop staat dat je ervoor moet zorgen dat je tegen klanten praat alsof je tegen normale personen praat; niet een robotsysteem of antwoordmachine.
8. Er zijn geen stomme vragen
   Van tijd tot tijd moet je omgaan met vreemde situaties tijdens je werk als klantenservicemedewerker. In veel gevallen, hebben vreemde vragen enigszins te maken met het Live Chat software Provide Support aanbod, maar ik probeer hun vragen altijd te beantwoorden met het verschuldigde respect en strikte aandacht. Hetzelfde is waar voor technologisch uitgedaagde klanten. Het is mijn baan, en ik ben blij het te doen.
9. Mensen die zorg geven, hebben ook zorg nodig
   Een burnout is een veel voorkomend probleem in de klantenservice-wereld van vandaag de dag en een van de meest voorkomende redenen waarom de klantenservicemedewerkers ontslag nemen. Als je uitputting ervaart, of een gebrek aan enthousiasme en motivatie ten opzichte van je plichten op het werk, dan is het tijd voor je om wat rust te nemen en jezelf op te frissen.
10. Wees aardig tegen klantenservicemedewerkers
    Helaas benaderen teveel mensen klantenservice interacties tegenwoordig als een noodzakelijk kwaad. Zij zien kilometers aan rood tape, onduidelijk gemompel van een script en uren verspilling aan het in de wacht staan. Met alle verhalen over klantenservicemedewerkers die het niet kan schelen die tegenwoordig wijd verspreid worden, kan je jezelf bijna niet van de verleiding weerhouden om iedereen over een kam te scheren. Trap niet in deze val. Er zijn miljoenen slimme mensen die hun baan echt leuk vinden en die ervan houden om anderen te helpen. Hou een positieve houding en respecteer de mensen die jou te woord staan. Zoals een oud gezegde al aangeeft: wanneer je geeft, ontvang je.