Mag u zomaar alles wat u op de werkvloer hoort wereldkundig maken? En mag de baas controleren wat zijn werknemer verstuurt? Het antwoord op die laatste vraag luidt volmondig ‘ja’. Een werkgever mag met andere woorden mails automatisch laten scannen op bepaalde ‘gevoelige’ woorden of een alarmbelletje laten afgaan bij ‘verdacht’ gedrag. Denk dus goed na voordat u een e-mail verstuurt. De volgende regels kunnen u daarbij helpen:

 

• E-mail op kantoor is nooit 100 procent 'persoonlijk'

Alle berichten die u van u werkadres verstuurt, kunnen door u baas opgeslagen of geanalyseerd worden. Dat geldt technisch alvast ook voor mails die u via Hotmail, GMail of een andere webdienst verstuurt.

• Laat u niet vangen door de knip- en plakfunctie

Zaken die u tijdens een gewoon gesprek nooit zou vermelden moet u zeker nooit ‘zwart op wit’ in een e-mail schrijven. Let al helemaal op met de knip- en plakfunctie van uw pc. Het is nooit een goed idee om hele lappen tekst - die u vaak zelf niet helemaal gelezen hebt - wereldkundig te maken.

• Roep onzinnige conversaties op tijd een halt toe

E-mailberichten worden vaak met een ‘reply to all’ naar grote groepen binnen het bedrijf verstuurd. Maar zelfs de beste conversaties willen na een tijdje wel eens afglijden naar (flauwe) grapjes die hoegenaamd niets meer met het oorspronkelijke onderwerp te maken hebben. En ook die berichten worden zonder veel nadenken naar een pak ontvangers gestuurd.

• Vingers weg van de BCC-functie

De functie Blind Carbon Copy of BCC is met de beste bedoelingen ontworpen en erg handig voor grote mailinglijsten. Hoe u het ook draait of keert, BCC-mails komen in het kantoorleven altijd als ‘geniepig’ over. De kans bestaat dat de e-mail tegen u gebruikt zal worden.

 

Tip

De Wet bescherming persoonsgegevens, die sinds 1 september 2001 van kracht is, biedt de werkgever handvatten om het gebruik van internet door werknemers en de controle daarop te regelen. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) heeft een raamregeling voor het gebruik van e-mail en internet ontwikkeld. Een aantal van die regels zijn:

• Stel heldere regels op (samen met de ondernemingsraad als u die heeft)
• Publiceer de regels op een voor de werknemer toegankelijke wijze.
• Stel vast in hoeverre privé-gebruik van de faciliteiten is toegestaan.
• Bespreek geconstateerd gedrag zo spoedig mogelijk met de betrokkene.
• Biedt inzage in de gegevens.
• Beperk de controle tot het vooraf geformuleerde doel.
• Evalueer de regels periodiek.