1. Kijk verder dan digitaliseren

Terwijl digitaliseren en automatiseren hoog op de agenda staan, wordt een belangrijke stap vaak vergeten: optimaliseren. En dat is een gemiste kans. Digitaliseren is namelijk niets anders dan handmatig werk laten verdwijnen, zodat het hetzelfde werk digitaal wordt uitgevoerd. Maar het feit dat een proces digitaal inzichtelijk en bestuurbaar is, wil nog niet zeggen dat het efficiënt verloopt. Denk aan teams die met meerdere systemen werken en data dubbel moeten invoeren of aan lange wachttijden op input van andere teams, die ook weinig tijd hebben. Als je als organisatie flexibel en wendbaar wilt blijven, is het belangrijk dat je HR-processen aan deze doelstelling voldoen. Een veelgebruikte techniek om processen te optimaliseren is Lean Six Sigma.

2. Begin bij het einde: bepaal eerst het eindresultaat

Voordat je je HR-proces gaat inrichten, is het belangrijk om eerst duidelijk te maken wat precies het eindresultaat moet zijn van het proces. Door het gewenste eindresultaat eerst helder te maken, wordt het makkelijker om te zien welke stappen in het proces overbodig zijn. Kijk bijvoorbeeld naar het onboarding proces van nieuwe medewerkers. Wat moet het eindresultaat zijn voor de HR-afdeling om contracten op te kunnen maken? Wat moet het eindresultaat zijn voor de salarisadministratie om een goede verloning te kunnen doen? Geef eerst antwoord op deze vragen. Kijk daarna wat er nodig is om dit in één proces voor elkaar te krijgen.

Tip: Een concrete, scherpe doelstelling, die past bij het beleid van je organisatie, helpt om een optimaal proces in te richten. Een voorbeeld van zo’n doelstelling is: goede kandidaten moeten binnen 48 uur worden aangenomen. Dit betekent dat het HRM-systeem iedereen in het proces in staat moet stellen om snel te handelen. Een ambitieuze doelstelling dwingt je om kritischer en creatiever naar je HRM-processen te kijken.

3. Breng het proces in kaart met alle betrokken medewerkers

Breng alle stappen in het huidige HR-proces in kaart. Hierbij is het belangrijk om iedereen te betrekken die dagelijks een rol speelt bij het proces. Dit klinkt logisch, maar in de praktijk wordt vaak alleen de manager betrokken. Het nadeel hiervan is dat managers niet weten welke werkzaamheden er echt plaatsvinden. Denk aan herstelwerkzaamheden of taken die tussendoor komen. Dit soort werk wordt vaak niet gerapporteerd, maar kosten de medewerker ongemerkt veel tijd.

Zorg er dus voor dat je alle functies die dagelijks bij het proces betrokken zijn, bij elkaar brengt. Maak vervolgens helder wat iedereen precies doet, zonder daarover te oordelen. Zo wordt de daadwerkelijke impact van de verschillende stappen in het proces duidelijk.

4. Schrap alle randprocessen

Wanneer je het huidige proces helder hebt, kun je het proces gaan optimaliseren. Hoe zorg je ervoor dat alles in één keer goed gaat en er geen aanvullende werkzaamheden meer nodig zijn? Kijk hiervoor kritisch naar je proces. Elke stap moet waarde toevoegen en daarmee bijdragen aan het eindresultaat. Is dit niet het geval? Schrap dan de stap. Een voorbeeld: vaak vinden er veel randprocessen plaats in systemen zoals Excel. Of worden dezelfde gegevens in verschillende systemen handmatig ingevoerd. Vraag waarom dit gebeurt en onderzoek of niet iedereen met dezelfde brondata kan werken.

Tip: Het gaat er niet om of bepaalde stappen ‘goed’ of ‘fout’ zijn. Het gaat erom dat je HRM-processen zo inricht, dat de kans op fouten in de toekomst minimaal is, volgens het principe ‘First time right’. 

5. Blijf optimaliseren

Wanneer je het proces eenmaal bepaald en ingericht hebt, moet je het proces blijven optimaliseren. Om je HRM-processen te borgen, is een functioneel beheerorganisatie essentieel. Let hierbij op de samenstelling van het team. Je hebt een proceseigenaar, processpecialisten, functioneel beheerders en een klankbordgroep nodig:

•  De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de voortgang van het proces, houdt het doel in de gaten en onderneemt actie als de organisatie verandert.
•  Processpecialisten hebben diepgaande kennis over de details van het proces.
•  Functioneel beheerders met kennis van het HRM-systeem (bijvoorbeeld AFAS) voeden het team met nieuwe mogelijkheden vanuit de software.
•  Een aantal medewerkers en leidinggevenden dat vanuit de gebruikersorganisatie actief blijft meedenken over het proces.

Door met elkaar in gesprek te blijven over de wensen vanuit de organisatie en de mogelijkheden vanuit de software, kun je zorgen dat processen optimaal blijven werken.

Aan de slag met Lean Six Sigma

Door op bovenstaande manier naar werkprocessen te kijken en randprocessen te schrappen, houden medewerkers meer tijd over voor kerntaken. Bestaande kennis binnen de organisatie wordt efficiënter ingezet en collega’s ervaren meer werkgeluk. Wil jij ook aan de slag met Lean Six Sigma? Laat je dan inspireren door het praktijkverhaal van zorginstelling Laurens of neem contact op met de Business Consultants van Salure. Samen slim vooruit!