Logo
  • Achtergrond
  • 25 juni 2020
  • IJK

Hoe HR tijdwinst boekt door digitalisering

De COVID-19 problematiek is ook op HR-afdelingen duidelijk aanwezig. Juist in de deze crisistijd vervullen veel HR- professionals een sleutelrol binnen hun organisatie als het gaat om veiligheid, communicatie, advies en beleid rondom COVID-19. De HR-afdeling staat daarin voor grote uitdagingen. Alles lijkt tegelijk te komen en de situatie verandert voortdurend. Op veel HR-afdelingen ligt daardoor de werkdruk hoger dan normaal.
Beeld Hoe HR tijdwinst boekt door digitalisering

Door toenemende digitalisering is het voor veel medewerkers mogelijk om te werken op afstand. De acceptatie van thuiswerken en digitale hulpmiddelen stijgt explosief en zorgt voor continuïteit. Deze positieve ervaringen kunnen we projecteren op het HR-werkveld. Digitale hulpmiddelen helpen HR in het omgaan met de COVID-19 uitdagingen. Twee doelstellingen staan daarbij centraal:

  1. Verhogen medewerkerstevredenheid: Juist in crisistijd wordt voor organisaties extra zichtbaar hoe belangrijk de menselijke bijdrage is. De medewerkers zijn in veel sectoren het grootste kapitaal, zonder hen staat alles stil. Daarom is het des te belangrijker om medewerkers zo goed mogelijk te faciliteren. Met het aanpakken van bepaalde aspecten maak je HR gerelateerde werkzaamheden voor medewerkers leuker, sneller en makkelijker. Dit zorgt voor minder gedoe en meer zelfredzaamheid wat weer een positieve uitwerking heeft op de medewerkerstevredenheid.
     
  2. Verlaging werkdruk HR-afdeling (efficiënte processen): De HR-afdeling is bij veel organisaties nauw betrokken bij personeelsgerelateerde COVID-19 uitdagingen. Bijvoorbeeld op thema’s als verzuim, beleid, leidinggeven op afstand, instroom van nieuwe medewerkers, enzovoorts. Er moet zo veel gebeuren, dat alle tijdwinst die geboekt kan worden van harte welkom is. Die extra tijd kan overal vandaan komen. De combinatie van enkele kleine aanpassingen levert gezamenlijk een mooie tijdwinst op.

Bij digitaliseringsprojecten denken we vaak aan grote projecten, maar juist op de operationele HR- werkzaamheden liggen tal van kleine optimalisatiekansen. Door het benutten van de mogelijkheden van het HR-systeem bespaar je veel tijd.

Kleine ingreep, groot effect

Neem bijvoorbeeld het uitfaseren van de ‘natte handtekening’. Tijdens de COVID-19 crisis werken medewerkers vaak thuis. Voor HR is daardoor het laten ondertekenen van documenten door managers én ze getekend retour ontvangen van medewerkers moeilijker geworden. Je bent immers ook minder op kantoor om de documenten uit het postvak te halen. Vrijwel alle HR-systemen maken het mogelijk om documenten volledig rechtsgeldig digitaal te ondertekenen. Hiermee bespaar je management én medewerkers extra handelingen wat ten goede komt van de doorlooptijd en wat weer van impact is op het gevoel van de medewerkers.

We staan open voor verandering

Als de HR-operatie goed en efficiënt verloopt, kan je de aandacht verleggen naar tactische en strategische HR-thema’s. Vaak is het niet eenvoudig om een tactisch of strategisch thema op een goede manier te implementeren. Een dergelijke verandering binnen de organisatie heeft een harde en een zachte kant. De harde kant richt zich vooral op de processen, functionaliteiten en software. De zachte kant richt zich vooral op de besluitvorming, acceptatie, verandering en communicatie. In een succesvolle implementatie is er aandacht voor zowel de harde als de zachte kant.
Juist in crisistijd is de acceptatiegraad voor de introductie van nieuwe, digitaal gedreven HR-oplossingen hoger. We voelen immers allemaal de urgentie van het werken op afstand en de waarde van het menselijk kapitaal binnen de organisatie.

Ruimte voor ontwikkeling

Een voorbeeld van een actueel thema is performancemanagement. Door het werken op afstand ontstaat een grotere informatiebehoefte op management- en directieniveau. Hoe presteren de medewerkers binnen je organisatie? Zijn er gezamenlijke doelen gedefinieerd waaraan wordt gewerkt? Hoe zitten medewerkers in hun vel? Worden er regelmatig gesprekken gevoerd? Is de persoonlijke ontwikkeling van je medewerkers inzichtelijk? Juist bij het werken op afstand kan (pijnlijk) duidelijk worden waar de aandachtspunten voor performance management zitten voor jouw organisatie. Performancemanagement is een HR-thema dat zich bij uitstek leent voor digitale ondersteuning. Er zijn tal van mooie digitale oplossingen, zowel binnen ‘reguliere’ HR-systemen tot aan premium performancemanagement- tools.

Meer voorbeelden van thema’s waarop tijdwinst te boeken is óf thema’s die invloed hebben op het werkgeluk van de medewerkers vind je terug in de whitepaper ‘versneld naar anderhalve meter werken’. Ook komen hier nog andere voorbeelden aan bod van projecten die weinig tijd kosten maar direct resultaat opleveren.

IJK helpt organisaties in de publieke sector om HR-gerelateerde processen efficiënter en overzichtelijker te maken met software en services. Samen met IJK kunt u aan de slag met procesoptimalisatie, management- en stuurinformatie en prestatieverbetering.

Producttips

Volg HR Praktijk

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste HR-nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.