Hij spreekt over het ontwerpen van een personeelsvriendelijk kantoor en het belang van het kantoor bij het opbouwen van een imago van een bedrijf dat verantwoordelijkheid ziet én neemt. “Een werkplek waar je je op je gemak voelt en waar je het meest effectief bent. Deze boodschap toont aan dat je vertrouwen hebt in je werknemers en helpt het welzijn op natuurlijke wijze te vergroten.”

Maatschappelijk trends binnen het kantoor 

“Binnen maatschappelijk verantwoord ondernemen zien we momenteel verschillende trends ontstaan, die tot veranderingen binnen de kantooromgeving leiden. Naarmate het maatschappelijk bewustzijn binnen bedrijven groeit, valt de keuze steeds vaker op zogenaamde ‘groene kantoren’. Het ontwerp van deze kantoren is in lijn met de thema’s rond onderwerpen als duurzame ontwikkeling en circulaire economie. We zijn gelukkig steeds bewuster bezig met het milieu en een duurzame toekomst. Binnen het kantoor zien we dat terug door het sorteren van afval, het besparen op papier en elektriciteit en het gebruik van groene energie. Als bedrijf juichen wij de totale benadering van het principe ‘verantwoordelijk kantoor’ toe. Het liefst als waardevol instrument bij het opbouwen van een organisatiecultuur en het versterken van het welzijn op kantoor.”

Wat houdt een verantwoordelijk kantoor in? 

“In een verantwoordelijke kantooromgeving verrichten werknemers hun dagelijkse taken in gezonde en comfortabele omstandigheden. We leven in een tijdperk waarin bedrijven met elkaar de strijd aangaan om talenten te werven.” Bedrijven die van medewerkers verwachten dat zij hun taken uitvoeren in een donkere kamer of geen comfortabele werkplekken bieden, hebben weinig kans om de toptalenten binnen een markt aan zich te binden. “Het is dus belangrijk voor werkgevers om de basisprincipes van een ergonomische werkplek en de veranderingen die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden te (h)erkennen. Tegenwoordig is naast het bieden van de juiste werkplek ook aandacht voor het welzijn op kantoor van werknemers van belang.”

‘Een ergonomische werkplek maakt werken gezonder’ 

Werknemers brengen dagen vaak zittend door. Een langdurige zitpositie is onnatuurlijk en belast de wervelkolom. Daarom investeren bedrijven steeds vaker en meer in bureaus die in hoogste verstelbaar zijn en eenvoudig aan te passen ergonomische stoelen, die geschikt zijn voor vrijwel elke lichaamsbouw. “Maar het is net zo belangrijk om mensen te informeren over manieren om gezonder te werken. Denk hierbij aan het regelmatig veranderen van de lichaamshouding en korte pauzes om de ogen even wat rust te geven. Bij het ontwikkelen van een kantoorinrichting is het belangrijk om naast het bepalen van het budget en de mogelijkheden op managementniveau werknemers bij het ontwerp te betrekken. Zo krijg je een goed beeld van de daadwerkelijke behoeften. Daarnaast voelen medewerkers zich gehoord, ontstaat een sterkere band tussen werknemer en werkgever en groeit het welzijn op kantoor. Dit is ook precies hoe wij als Nowy Styl Group samenwerken met onze klanten en partners.”

‘Een derde is niet tevreden over de werkplek’ 

Middels een uitgebreid onderzoek en het houden van gerichte enquêtes heeft Nowy Styl Group de belangrijkste behoeften voor welzijn op kantoor van de hedendaagse kantoormedewerker in kaart gebracht. Meer dan drieduizend interviews hebben geresulteerd in een top-vijf. “De fysieke aspecten van een werkomgeving die het welzijn van medewerkers beïnvloeden zijn airconditioning en verlichting. Liefst 28 procent van de respondenten gaf aan hier hinder van te ondervinden. Ook wezen medewerkers veelal op geluidsoverlast op kantoor. Een snelle rekensom leert dat ongeveer een derde van alle ondervraagden dus níet tevreden is over zijn of haar werkomgeving.”

Moedig medewerkers aan te bewegen op kantoor 

“Een vergelijkbaar percentage toonde zich ontevreden over het aantal en type vergaderruimtes binnen de werkplek. De oplossing voor dit probleem is complexer en heeft te maken met de volledige kantoorindeling. We adviseren bedrijven over de verschillende mogelijkheden op het gebied van interieurinrichting en het indelen van ruimtes. Daarbij zorgen we er altijd voor dat een kantoor ruimte biedt voor het uitvoeren van vele verschillende soorten (werk)activiteiten. Zo maken we het werknemers gemakkelijk regelmatig de manier van werken te veranderen en moedigen we hen aan vaker te bewegen binnen het kantoor. Dit geeft een gevoel van controle en versterkt het welzijn op kantoor.”

Het kantoor als middelpunt van de organisatie 

In een tijd waarin technologie mensen in staat stelt veel werkzaamheden op afstand uit te voeren, leggen we de nadruk op de rol van het kantoor als middelpunt van een organisatie. Het kantoor brengt het team bijeen, is de plek waar medewerkers kennis en ervaringen uitwisselen en samen nieuwe ideeën of oplossingen bedenken. Met name informele ontmoetingen zijn van groot belang voor meer welzijn op kantoor. “Uit onderzoek blijkt namelijk dat juist tijdens dit soort ‘toevallige’ ontmoetingen de beste ideeën ontstaan.” Ook de uitstraling van een kantoor speelt een hoofdrol. “Vooral bedrijven die mensen van de generaties Y en Z aannemen letten hier scherp op. Deze generaties hebben een hekel aan het zakelijke etiquette. Zij willen werken in een vriendelijke, familiaire omgeving. Deze sfeer bereik je door te kiezen voor een ‘thuisinterieur’; een kantoor met het gevoel van thuis.”

Meer welzijn op kantoor motiveert en verleidt 

Het kantoor als geheel speelt een belangrijke rol bij het motiveren van werknemers, maar een aantal ruimtes is nog nét iets bepalender. Zo draagt de keuken of bedrijfskantine bij aan het opbouwen en versterken van de bedrijfscultuur en het welzijn op kantoor. “Als deze ruimte goed is ingericht, natuurlijk. Gelukkig zien we goede ontwikkelingen op dit gebied. Toegegeven, 33 procent van de werknemers vindt de keukenruimte nog altijd te klein, donker en onpraktisch, maar we zien nu al een sterke trend van ondernemers die weten wat hen te doen staat. Zij creëren aantrekkelijke omgevingen, die uitnodigend werken om samen te lunchen of een kop koffie te drinken. Deze kantines hebben de warme sfeer van een gezellig lunchcafé, zijn ruim en het interieur doet denken aan hoe we thuis onze eetruimte inrichten. Zo’n kantine is een uitstekend visitekaartje voor een bedrijf om potentiële nieuwe werknemers en klanten te verleiden.”

De duurzame betekenis van een werkomgeving 

Het interieur geeft vaak een beter beeld van de sfeer binnen een bedrijf, dan welk rapport ook. Daarnaast heeft een doordacht ontwerp tegenwoordig ook een duidelijke duurzame betekenis. Lag de focus in het verleden vooral op de milieucertificering van een bedrijfsgebouw, vandaag de dag draait het juist om hoe groen binnen en buiten het kantoorgebouw het welzijn op kantoor van werknemers beïnvloedt. “Ook de circulaire economie brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Werkgevers kunnen zelf bijdragen aan het beschermen van het milieu door te kiezen voor meubilair, gemaakt van duurzame of gemakkelijk te recyclen grondstoffen.” Bij inkoopprocessen wordt eveneens steeds vaker het milieu als uitgangspunt genomen. Nederland geeft op dit vlak het goede voorbeeld.

‘Werken aan een circulaire economie’ 

“De Nederlandse regering kondigde in 2017 de eerste centrale aanbesteding voor de inrichting van ministeriële gebouwen aan. De opgestelde specificaties waren het resultaat van een uitvoerige analyse door deskundigen op het gebied van circulaire economie. Uiteindelijk werd minder dan de helft van het beschikbare budget uitgegeven aan de aanschaf van nieuwe meubels. Het resterende budget werd gebruikt voor diensten als lokale serviceverlening, renovatie, inventarisatie en het beheer van bestaande meubels. Zo werd onder meer besloten de materialen van bestaande, overbodige producten te gebruiken als grondstoffen voor nieuwe meubels. We zijn blij dat wij als Rohde & Grahl een nieuwe servicemodel hebben ontwikkeld, waarmee we kunnen voldoen aan alle gestelde wensen van de Nederlandse ministeries op het gebied van interieur, inrichting en duurzaamheid. Voor ons is de circulaire economie een onderscheidend kenmerk en een visie die steeds duidelijker onderdeel uitmaakt van onze strategie voor duurzame ontwikkeling en meer, bewuster welzijn op kantoor.”