Hoewel organisaties meestal goede intenties hebben, gaat het in de praktijk vaak mis bij de basis: een sluitende administratie. Zonder correcte en volledige dossiers loop je al snel tegen problemen aan.
Zo beschrijft de Nederlandse Arbeidsinspectie in Signaal 2024 een casus waarin een V.O.F. een boete van € 24.000 kreeg omdat zij niet voldeed aan de vaststellings- en bewaarplicht voor haar arbeidsmigranten. Door het ontbreken van juiste arbeidsovereenkomsten en urenregistraties kon de inspectie niet controleren of de inzet van werknemers voldeed aan de wet.
Dit voorbeeld staat niet op zichzelf: jaarlijks worden honderden organisaties geconfronteerd met loonsancties, naheffingen of reputatieschade door vergelijkbare tekortkomingen.
Toch is het goede nieuws dat veel van deze risico’s te voorkomen zijn. Met een praktische aanpak en de juiste systemen verandert HR-compliance van een verplichting in een krachtig sturingsmiddel.
Van risico naar regie: vier stappen die helpen
Door proactief te sturen op compliance kunnen risico’s worden omgezet in zekerheid. De volgende vier stappen helpen je op we:
- Digitaliseer en borg personeelsdossiers
Gebruik een veilig, digitaal HR-systeem om gegevens centraal op te slaan. Zorg dat contractverlengingen, beoordelingsgesprekken en belangrijke documenten altijd actueel en traceerbaar zijn. Vermijd losse bestanden en e-mails. Een compleet dossier helpt snel de juiste informatie boven tafel te krijgen bij conflicten of vragen. - Pak verzuim professioneel aan
Een duidelijke verzuimstructuur helpt boetes en langdurige uitval te voorkomen. Stel een verzuimprotocol op met heldere tijdslijnen en verantwoordelijkheden. Denk aan wettelijke momenten zoals de 42e en 91e ziektedag. Wijs een casemanager aan en begin tijdig met re-integratie. Een proactieve aanpak van verzuim draagt bij aan een snellere terugkeer van medewerkers en helpt boetes en langdurig uitval te voorkomen (bron: Arbobalans 2020 | TNO). Wil je weten hoe je signalen van verzuim vroegtijdig herkent en daar effectief op inspeelt? Doe dan de verzuimcheck. - Zet flexibele arbeid verantwoord in
Wees alert bij het inzetten van zzp’ers. Gebruik de webmodule ‘Beoordeling arbeidsrelaties’ van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en leg vast waarom er sprake is van zelfstandigheid. Vermijd situaties waarin zelfstandigen als werknemers worden behandeld, zoals het opleggen van vaste werktijden of het verstrekken van bedrijfsmiddelen. Dit verkleint de kans op naheffingen of verplichte dienstverbanden. - Houd contracten juridisch up-to-date
Laat arbeidscontracten jaarlijks toetsen door een specialist. Zo voorkom je dat bepalingen, zoals een concurrentiebeding of opzegtermijn, juridisch niet houdbaar blijken. Vertrouw niet op gratis online sjablonen: regelgeving verandert regelmatig, zoals de onlangs aangepaste ketenregeling. Stel ook een vast aanspreekpunt aan voor contractbeheer binnen je organisatie.
Duidelijkheid in rollen en verantwoordelijkheden
Effectieve HR-compliance vraagt niet alleen om systemen, maar ook om duidelijke rollen. De directie stelt de kaders en reserveert middelen. HR vertaalt wet- en regelgeving naar beleid en borgt kennis. Leidinggevenden passen dit beleid toe, bijvoorbeeld bij verzuim of contractverlenging. Door verantwoordelijkheden goed te verdelen, voorkom je dat zaken blijven liggen.
Technologie als ondersteuning
Moderne HR-software ondersteunt hierbij. Denk aan automatische meldingen voor contractverlengingen of deadlines uit de Wet verbetering poortwachter. Zo wordt compliance geen aparte taak, maar een geïntegreerd onderdeel van dagelijkse processen.
Begin vandaag
Goed georganiseerde HR-processen vormen de basis voor een gezonde en professionele bedrijfsvoering. Ze verkleinen niet alleen juridische risico’s, maar dragen ook bij aan hogere medewerkerstevredenheid. En dat loont: organisaties met bevlogen medewerkers kennen tot wel 60% minder verloop en presteren beter (bron: Met bevlogen medewerkers 60 procent minder verloop – HR Praktijk). Dit laat zien dat HR-compliance verder gaat dan het naleven van regels – het versterkt het vertrouwen binnen de organisatie en bevordert continuïteit.
Vragen over je eigen situatie?
Bekijk of je contracten, verzuimbeleid en zzp-afspraken up-to-date zijn. Heeft je organisatie de juiste processen en rollen ingericht? Een frisse blik van buitenaf kan helpen om verbeterpunten in kaart te brengen. Lees meer over wat HR Support voor jou kan betekenen of neem vrijblijvend contact op met een van onze specialisten.
